履歴書を送る際の添え状・送付状の書き方

履歴書を送る際の添え状・送付状の書き方

添え状とは

履歴書を封筒に入れて郵送する際には、履歴書や職務経歴書をはじめとする応募書類といっしょに添え状(送付状)を入れるのも忘れてはいけません。

添え状は採用担当者に最初に読んでもらうあいさつ状であり、内容の確認をするうえでも重要なものです。本来、応募書類を手渡しするときに対面でお願いするのが望ましいのですが、面接時に履歴書を持参して、その場で渡すようなタイミング以外はなかなか難しく、実際に対面で行えるケースは多くありません。

そのため、あいさつや内容の確認を書面に託す形で敬意を表現したものが添え状になります。

添え以上はあいさつや内容を書面に託したもの

添え状は送り状または送付状とも呼ばれることがあり、履歴書や職務経歴書を送付する際に同封するあいさつ状です。転職活動では、人事担当者が履歴書などの応募書類の前に目を通す文書になります。

転職理由や応募理由を書くことで自己PRできる

転職回数の多い応募者が転職理由を添え状に記載することで、人事担当者の不安を取り払う効果があります。また、キャリアチェンジの場合、添え状は応募理由や貢献ポイントを自己PRできるツールにもなります。

添え状は、企業が指定する応募書類の一覧には入っていないのが一般的です。したがって、必須というわけではありませんが、特別な事情がない限りは同封することが慣例となっています。単純に応募書類だけを送ると、常識がないのではないかと疑われる可能性もあります。逆に言えば、第二新卒の方は添え状を入れておくことでビジネスマナーを身につけた人物だと評価してもらえる可能性があります。中途採用の場合でもビジネスパーソンとして問題なく振る舞えることをアピールするためにも、添え状は必要なのです。いずれにしても、マイナスになることはない書類であることには変わりありませんので、ぜひ入れるようにしましょう。

この記事では、履歴書や職務経歴書の補助的ツールでありながら、転職活動の強い味方にもなる添え状の役割について解説します。

添え状・送付状のテンプレート・サンプル

添え状・送付状のサンプルとテンプレートをご用意いたしました。各自自己PRや個人情報を変更していただき、応募先企業へ提出してください。

添え状・送付状の例文

拝啓 貴社におかれましては、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

この度、貴社の営業職の求人募集を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく必要書類をお送り致します。

私は前職にて5年間、東南アジアの企業を相手に通信機器の販売を担当しておりました。そのノウハウを貴社のグローバル事業で活かしていきたいと考えて応募させて頂きました。

ぜひ同封した履歴書をご覧いただき、面接の機会をいただけたら幸いです。ご検討のほど、よろしくお願い申しあげます。

敬具

上記の添え状の文章は、海外展開に力を入れている外資系企業に応募する場合の例です。自己PRとして、海外の企業を相手にした営業経験があることを盛り込んでいます。このように、単なる添え状として終わらせるのではなく、自己PRのためのツールとして活用する意識を持ちましょう。

添え状・送付状の書き方

添え状には明確なフォーマットはない

添え状にフォーマットはありませんので、どのように書いてもルール違反にはなりません。とはいえ、相手が気分を害するような内容にするとマナー違反になってしまいます。そのため基本的な構成と書き方を押さえておくことが大切です。

添え状の本文の前には月日や担当者の名前、自分の署名を入れる

伝えたい内容をいきなり書くのではなく、送付年月日や担当者の宛先、自分の署名などの情報をまず記載していきます。書類に不備があった場合に伝えてもらえるように、メールアドレスなども記入しておくと安心です。その下に、添え状であることがわかるようなタイトルをつけてから、本文を書き始めるのが一般的な流れになります。

添えの本文は拝啓から始め、応募する旨と書類提出の旨を記載

本文の冒頭にくるのは、「拝啓」などの頭語と時候の言葉を織り交ぜたあいさつです。ここでは無理にオリジナリティを出そうとはせずに、季節感が出るような慣用的な文言を使っても構いません。あいさつを終えたら、募集に対して応募する意思があり、そのための書類を提出する旨を伝えます。

添え状の本文には簡単な自己PRも含めるとよい

あいさつ文のあとは簡潔な自己PRを含めた書き方を心がけましょう。たとえば、募集している職種に対する自分の適性など、履歴書を見るうえで参考になる経歴やアピールポイントを書くようにします。続けて、面接の機会を与えてほしい旨を記して、締めくくりとして結語を書きます。

「拝啓」を使ったら「敬具」を使う

「拝啓」に対しては「敬具」というように、頭語と結語は組み合わせが決まっているため注意が必要です。

最後に同封書類一覧を記載する

最後に、同封した応募書類の一覧を書いて完了です。あくまでも基本的な構成と書き方なので、よりよい添え状を書けるように工夫しましょう。

添え状を書く時のポイント

語尾は「です・ます」調で記載する

添え状の文書は、基本的に語尾は「です・ます」調が決まりになっています。添え状は、面識のない人事担当者へ渡すあいさつ代わりのビジネス文書です。いくら添え状によいことが書かれていても、不適切な言葉遣いや誤字があるだけで、内容が台なしになってしまいます。人事担当者への礼儀として「です・ます」の語尾を使用するのはもちろんですが、文書を仕上げたあとは不適切な言葉や誤字がないかどうか、読み直しをすることが大事です。

用紙は白の無地か、手書きなら便箋

添え状に使う用紙は、パソコンの場合は白の無地、手書きの場合は便箋が好まれます。というのも、パソコンの場合は白の無地であれば読みやすくなりますし、便箋であれば手書きをする際に文字がずれにくくなるためきれいに仕上がるからです。

アルバイトであれば不要

アルバイトの応募では添え状は必要ありません。正社員などのポストを希望する新卒や転職であれば、添え状は用意したほうがいいでしょう。また、内定承諾書にも可能であれば添え状を入れたほうが好まれます。

添え状は縦書きで書いてもOK?

添え状は、縦書き・横書きのどちらかでなければいけないという決まりはありません。縦書きにするか横書きにするかの選択は、手書きにするかパソコン入力にするかによっても違います。手書きを選んだ場合、縦書き・横書きのどちらでも差し支えありませんが、手紙のような縦書きのパターンがよく見られます。パソコンで文書を作成する場合は、基本的に横書きの体裁が多くなります。

添え状の自己PR

添え状は、転職回数が多い場合と転職経験がそれほど多くない場合では、記載する内容が異なります。

転職が多い人は、いかに自分が多くの経験を積んでいるかをアピールする必要があります。転職回数が多くない通常の転職希望者は、いかに自分のやる気をアピールできるかがポイントとなります。以下に「転職回数が多い場合」を2パターン、「通常の転職の場合」を1パターン、計3つの添え状の例を紹介します。

転職が多い人の送付状の自己PR例文

私は、大学卒業後、大手オフィス機器メーカーの営業職に就き、営業だけでなく企画・販売とさまざまな業務に取り組んできました。オフィス機器の取り扱いはメンテナンス業務も兼任し、トータルでオフィス機器の売上拡大と改善に努めてまいりました。その後、ヘッドハンティングなどで数社の業務経験があり、オフィス機器に関しては多くの経験とノウハウを持っていると自負しています。私の長年の経験を活かして、貴社の事業拡大に貢献したいと考えております。

転職が多い人の送付状の自己PR例文

私は、専門学校卒業後、アプリ開発のシステムエンジニアとして5年間勤務しました。この5年間で経験したことは、技術者としてのスキルアップだけでなく、マーケットの動向や消費者のニーズをいかに読み取るかという視点を身につけたことです。その後は、同じ業界のいくつかの企業を委託という形でかかわってきました。今回、長年にわたって自分が培ってきた経験と技術を大いに発揮できる企業として、貴社への応募を決意した次第です。貴社の即戦力となれるように奮闘・努力したいと思っております。

一般的な送付状の自己PR例文

私は大学卒業後、営業職として大手求人広告会社に就職しました。入社以降6年間にわたって勤務し、営業だけでなく自社のWebサイトの運営・管理および新人教育なども手がけてまいりました。この6年間で多くの人脈を築き、人材育成も行ってきた自負があります。以前の職場で培った自身の経験と人脈を貴社の業務で活かしたいと思います。

添え状は手書き?パソコン?

添え状は、手書き・パソコンのどちらでも問題はありません。転職希望者のなかには、手書きのほうが心のこもった添え状が書けるため好印象を与えられると考え、手書きにこだわる人もいます。

実際に、添え状が手書きであったために、人事担当者から好印象を持たれたという例もなくはありません。しかし、手書き・パソコンのどちらかによって、採用・不採用が決まるということはありません。大事なのは書き方ではなく、添え状の中身です。

形式にとらわれず、読みやすく簡潔にまとめることを重要視しましょう。履歴書が手書きであれば、添え状も同じく手書きでも問題はありません。自分の文字に自信がない場合は、パソコンを使ったほうがいいでしょう。無理に手書きにせずにパソコンを使用すれば、時間の短縮にもつながります。

添え状がいらない場合は?

直接手渡しの場合は添え状は不要

郵送で履歴書や職務経歴書を送付する場合、添え状も同封するのが一般的です。では、郵送ではなく面接で直接履歴書などを持参して、その場で人事担当者に提出する場合、添え状も必要なのでしょうか。この場合、持参するのは履歴書や職務経歴書だけで、添え状は必要ありません。添え状の本来の役割は、先に履歴書などの提出を求められた場合、必要書類といっしょに同封して「実際は対面して行うあいさつの代用」として用いるものです。そのため、人事担当者や面接官と実際に対面してその場であいさつをする場合は、あいさつ代わりの添え状は必要ないのです。

メールで送る場合など迷ったら一度エージェントに相談する

転職エージェントを通じてメールで添え状を送るかどうか迷ったら、転職エージェントに相談してみるといいでしょう。転職エージェントを経由しての応募の場合は、転職エージェントから応募先企業に対してあなたについての情報があらかじめ口頭で紹介されている可能があります。また外資系企業であれば、送付状がなくても問題がない場合もあります。送るべきか迷ったら一度どうすべきか相談してみましょう。またその際に送付状の内容についても確認してもらうといいでしょう。

事前に応募書類を送付する場合は、添え状に自己アピールを記載すればいいですが、添え状なしで面接する場合は、口頭で自己アピールをしなくてはいけません。添え状に記載するようなアピールポイントを事前に頭のなかで整理して、面接の際にスラスラと言えるようにしておく必要があります。その場合も、長々と自己主張するのではなく、簡潔に謙虚にアピールするようにしましょう。

添え状のNG例

添え状は、履歴書などの応募書類といっしょに提出することで転職活動にプラスの効果をもたらすことがあります。しかし、添え状を間違った方向で仕上げてしまった場合は、応募先企業にマイナスの印象を与えるおそれもあります。そのため、添え状はどう書くとNGとなってしまうのか、作成する前にNGポイントをしっかり頭に入れておきましょう。

どの応募先企業にも同じものを使う

テンプレートをそのまま引用することです。転職活動や就活をしている人のなかには、添え状は単なるビジネス文書であると解釈して、どの企業に提出しても大丈夫なような定型文書にまとめる人もいます。そのような添え状を作成した場合、人事のプロである採用担当者は応募者が手抜きをしていると意外とわかってしまうものです。添え状を書くときは、手抜きをせずに「なぜ、この企業に応募したのか」「どういった面でこの企業に貢献できるのか」ということを自分の言葉で記述する必要があります。

自己PRを長々と書かない

自己アピールを長々と書かないことも、添え状の作成では重要なポイントです。履歴書では記載できなかったことを、添え状でしっかりとアピールしようという気持ちが大事です。しかし、必要以上に張り切ってしまい、ダラダラと長い添え状にすると人事担当者の負担となるため、よい印象を与えることはできません。担当者に長い文書を読ませて手間をとらせるだけでなく、簡潔にわかりやすくまとめる能力がないと見なされます。添え状は要点を押さえた読みやすい文書に仕上げることが大切です。

添え状を入れるのを忘れてしまったら?

添え状を忘れたとしても応募先企業に報告する必要はない

転職などの応募では、添え状を提出していないという理由で不採用になることはほとんどありません。転職活動や就活をしている人のなかには、履歴書などを送付する際にせっかく用意した添え状を同封するのを忘れてしまう人もいます。その場合は、面接官に「送付する際に用意していた添え状を入れ忘れました」とアピールする必要はありません。添え状の送付を忘れてしまっても、わざわざ応募先の企業に報告しないようにしましょう。

また、履歴書や職務経歴書といっしょに添え状を同封するのを忘れたからといって、後日あわてて添え状だけを郵送する必要もありません。せっかく作成した添え状だからもったいないという気持ちは理解できますが、添え状だけを送るのはむしろ失礼な行為にあたります。通常は一度で済むことを二度手間にする責任を自覚したほうがいいでしょう。本来はよい印象をもたらす添え状が、送り直すことで逆効果になるおそれさえあります。

あなたの将来のキャリアをプロに相談しませんか?

ロバート・ウォルターズのキャリアコンサルタントが、これまで多くの方々の転職を成功へ導いてきた実績と経験であなたに最適なキャリアアップと能力発揮のチャンスを提案いたします。

外資系転職アドバイス

Read more »
woman-with-pc

求人情報はこちら 

Read more »

面接ガイド 

Read more »

履歴書の書き方 

Read more »

まずはキャリア相談 

Read more »

外資系・日系グローバル企業の最新求人