履歴書を送る際の添え状・送付状の書き方

履歴書を送る際の添え状・送付状の書き方

履歴書を封筒に入れて郵送する際には、履歴書や職務経歴書をはじめとする応募書類といっしょに添え状(送付状)を入れるのも忘れてはいけません。

添え状は採用担当者に最初に読んでもらうあいさつ状であり、内容の確認をするうえでも重要なものです。本来、応募書類を手渡しするときに対面でお願いするのが望ましいのですが、面接時に履歴書を持参して、その場で渡すようなタイミング以外はなかなか難しく、実際に対面で行えるケースは多くありません。

そのため、あいさつや内容の確認を書面に託す形で敬意を表現したものが添え状になります。

送付状に正式なフォーマットはありません。パソコンでも手書きでも、どのように書いたとしてもルール違反にはなりません。とはいえ、相手が気分を害するような内容ではマナー違反になってしまいます。基本的な構成と書き方は押さえておいた方がいいでしょう。

送付状のサンプルとテンプレートをご用意しました。自己PRや個人情報を変更して活用してみてはいかがでしょうか。

添え状・送付状のテンプレート・サンプル

添え状・送付状のサンプルとテンプレートをご用意いたしました。各自自己PRや個人情報を変更していただき、応募先企業へ提出してください。

添え状・送付状の例文

上記の添え状の文章は、海外展開に力を入れている外資系企業に応募する場合の例です。自己PRとして、海外の企業を相手にした営業経験があることを盛り込んでいます。このように、単なる添え状として終わらせるのではなく、自己PRのためのツールとして活用する意識を持ちましょう。

添え状・送付状の書き方

基本事項のポイント
1. 送付年月日 必ず送付日を記載する
2. 宛名 宛名には株式会社を省略せずに会社名と部署、役職、担当者指名を記載
(※担当者名が不明の場合は「ご担当者様」)
3. 署名 署名には住所、電話番号、氏名を記載
連絡のつきやすい電話番号を記載するのがおすすめ
4. 「拝啓」 本文の書き始めには「拝啓」を入れます。
一文字あけて、時候の言葉などを織り交ぜた挨拶を続けるのが一般的
5. 時候の挨拶 時候の挨拶とは、拝啓のあとに続く慣用句。
送付する季節に合うものを探して使いましょう。
6. 自己PR 募集職種に対する自分の適性や履歴書を見る上で参考になる経歴などを記載
7.「敬具」 本文の最終文から改行し、右寄せで「敬具」を記載
8. 同封書類・各枚数(箇条書き) 封筒に入っている書類の一覧を箇条書きで記載
9. 「以上」 最終行に記載

基本ルール

  • 語尾は「です・ます」調
  • 頭語と結語を統一
  • 時候の挨拶を間違えない
  • 簡単な自己PRも含める
  • 同封書類の記載に不備がないようにする

語尾は「です・ます」調で記載する

添え状の文書は、基本的に語尾は「です・ます」調が決まりになっています。添え状は、面識のない人事担当者へ渡すあいさつ代わりのビジネス文書です。いくら添え状によいことが書かれていても、不適切な言葉遣いや誤字があるだけで、内容が台なしになってしまいます。人事担当者への礼儀として「です・ます」の語尾を使用するのはもちろんですが、文書を仕上げたあとは不適切な言葉や誤字がないかどうか、読み直しをすることが大事です。

頭語と結語を統一

頭語と結語の種類
頭語 結語
拝啓 敬具
拝呈 拝具
謹啓 敬白

頭語と結語の種類を統一するようにしましょう。本文の書き始めには「頭語」を入れます。一文字あけて、時候の言葉などを織り交ぜた挨拶を続けるのが一般的です。あまり凝る必要はないので慣用的な文章を使いましょう。

「頭語」を使う場合は、本文の最後に必ず「結語」が必要です。本文の最終文から改行し、右寄せで「結語」を記載します。

時候の挨拶を間違えない

時候の挨拶とは、拝啓のあとに続く慣用句です。送付する季節に合うものを探して使いましょう。季節ごとにいくつか例を挙げておきます。

季節 時候の挨拶
早春の候、春暖の候、新緑の候
梅雨 梅雨の候、向夏の候、五月雨の候
初夏の候、盛夏の候、残暑の候
初秋の候、秋涼の候、秋冷の候
寒冷の候、余寒の候、晩冬の候

簡単な自己PRを含める

挨拶文のあとには、簡単な自己PRを含めておくことをおすすめします。募集職種に対する自分の適性や履歴書を見る上で参考になる経歴などです。
しかし長過ぎてはいけません。送付状は、あくまで補助的役割をする存在です。ダラダラと長い送付状では、簡潔に文章をまとめる能力がないと見なされます。履歴書や職務経歴書で記載できなかったことを、簡潔にアピールしましょう。

転職が多い人の送付状の自己PR例文 

私は、大学卒業後、大手オフィス機器メーカーの営業職に就き、営業だけでなく企画・販売とさまざまな業務に取り組んできました。オフィス機器の取り扱いはメンテナンス業務も兼任し、トータルでオフィス機器の売上拡大と改善に努めてまいりました。その後、ヘッドハンティングなどで数社の業務経験があり、オフィス機器に関しては多くの経験とノウハウを持っていると自負しています。私の長年の経験を活かして、貴社の事業拡大に貢献したいと考えております。

一般的な送付状の自己PR例文

私は大学卒業後、営業職として大手求人広告会社に就職しました。入社以降6年間にわたって勤務し、営業だけでなく自社のWebサイトの運営・管理および新人教育なども手がけてまいりました。この6年間で多くの人脈を築き、人材育成も行ってきた自負があります。以前の職場で培った自身の経験と人脈を貴社の業務で活かしたいと思います。

エンジニアの送付状の自己PR例文

私は、専門学校卒業後、アプリ開発のシステムエンジニアとして5年間勤務しました。この5年間で経験したことは、技術者としてのスキルアップだけでなく、マーケットの動向や消費者のニーズをいかに読み取るかという視点を身につけたことです。その後は、同じ業界のいくつかの企業を委託という形でかかわってきました。今回、長年にわたって自分が培ってきた経験と技術を大いに発揮できる企業として、貴社への応募を決意した次第です。貴社の即戦力となれるように奮闘・努力したいと思っております。

同封書類の記載に不備がないようにする

同封書類の記載に不備がないようにする

基本的な同封書類

  • 送付状
  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • その他(先方から指定のあった必要書類)

同封書類をしっかり確認し記載しましょう。上記が基本的な同封書類です。何が入っているかをしっかりと確認し、添え状にも不備なく記載します。

添え状を書く時のポイント

用紙は白の無地か、手書きなら便箋

添え状に使う用紙は、パソコンの場合は白の無地、手書きの場合は便箋が好まれます。というのも、パソコンの場合は白の無地であれば読みやすくなりますし、便箋であれば手書きをする際に文字がずれにくくなるためきれいに仕上がるからです。

アルバイトであれば不要

アルバイトの応募では添え状は必要ありません。正社員などのポストを希望する新卒や転職であれば、添え状は用意したほうがいいでしょう。また、内定承諾書にも可能であれば添え状を入れたほうが好まれます。

【手書き編】縦書きでの送付状・添え状の書き方と注意点

添え状は縦書きで書いてもOK?

添え状は、縦書き・横書きのどちらかでなければいけないという決まりはありません。縦書きにするか横書きにするかの選択は、手書きにするかパソコン入力にするかによっても違います。手書きを選んだ場合、縦書き・横書きのどちらでも差し支えありませんが、手紙のような縦書きのパターンがよく見られます。パソコンで文書を作成する場合は、基本的に横書きの体裁が多くなります。

縦書きのカバーレター

縦書き・手書きで記載しておきたいポイント

1. 送付年月日
2. 宛名「様」
3. 氏名・連絡先
4. 「拝啓」・時候の挨拶
5. 自己PR
6. 「敬具」
7. 同封書類・各枚数(箇条書き) ※スペースがあれば
8. 「以上」と最終行に ※スペースがあれば

日付は和暦を使用し、漢数字で記載します。また縦書きの場合、箇条書きは不自然なので同封内容は文章中に含めるとよいでしょう。

例:

履歴書一枚、職務経歴書二枚をお送りしますのでご査収ください。

手書きならシンプルな便箋に縦書き

送付状を手書きする場合は、シンプルな便箋に縦書きします。縦書きでは記載項目の位置・順番が横書きとは異なるので注意しましょう。

送付状・添え状の意味と必要性

送付状は、履歴書や職務経歴書を送付する際に同封する挨拶状です。送り状、または添え状と呼ばれることもあります。転職活動では、人事・採用担当者が応募書類の前に目を通す文書です。

多くの場合、求人企業が指定する応募書類の一覧には含まれていません。送付状を入れることは暗黙のビジネスマナーといえるでしょう。

誰が何を同封したかを知らせる書類

送付状は「誰」から「誰宛」の送付物なのかを記載します。加えて、採用担当者への挨拶とともに同封物を明記する文書です。
封書の中身や送られた目的を正確に把握でき、採用担当者の確認作業が容易になります。差出人の丁寧さや敬意、マナーをわきまえていることが伝わるでしょう。必須ではないとは言え、履歴書や職務経歴書だけでは雑な印象を与えるかもしれません。

履歴書・職務経歴書の補助ツールにもなる

送付状は、履歴書や職務経歴書の内容を補助するツールにもなります。転職理由や応募理由を書くことで自己PRもできるのです。ビジネスパーソンとして問題なく振る舞えることもアピールできます。

転職理由や応募理由を書くことで自己PRできる

転職回数の多い応募者が転職理由を添え状に記載することで、人事担当者の不安を取り払う効果があります。また、キャリアチェンジの場合、添え状は応募理由や貢献ポイントを自己PRできるツールにもなります。

添え状がいらない場合は?

直接手渡しの場合は添え状は不要

郵送で履歴書や職務経歴書を送付する場合、添え状も同封するのが一般的です。では、郵送ではなく面接で直接履歴書などを持参して、その場で人事担当者に提出する場合、添え状も必要なのでしょうか。この場合、持参するのは履歴書や職務経歴書だけで、添え状は必要ありません。添え状の本来の役割は、先に履歴書などの提出を求められた場合、必要書類といっしょに同封して「実際は対面して行うあいさつの代用」として用いるものです。そのため、人事担当者や面接官と実際に対面してその場であいさつをする場合は、あいさつ代わりの添え状は必要ないのです。

メールで送る場合など迷ったら一度エージェントに相談する

転職エージェントを通じてメールで添え状を送るかどうか迷ったら、転職エージェントに相談してみるといいでしょう。転職エージェントを経由しての応募の場合は、転職エージェントから応募先企業に対してあなたについての情報があらかじめ口頭で紹介されている可能があります。また外資系企業であれば、送付状がなくても問題がない場合もあります。送るべきか迷ったら一度どうすべきか相談してみましょう。またその際に送付状の内容についても確認してもらうといいでしょう。

事前に応募書類を送付する場合は、添え状に自己アピールを記載すればいいですが、添え状なしで面接する場合は、口頭で自己アピールをしなくてはいけません。添え状に記載するようなアピールポイントを事前に頭のなかで整理して、面接の際にスラスラと言えるようにしておく必要があります。その場合も、長々と自己主張するのではなく、簡潔に謙虚にアピールするようにしましょう。

送付状・添え状についての気になるポイント

添え状は手書き?パソコン?

どちらでも問題はないが、書き間違い・時短などを考えるとパソコンがベター

添え状は、手書き・パソコンのどちらでも問題はありません。転職希望者のなかには、手書きのほうが心のこもった添え状が書けるため好印象を与えられると考え、手書きにこだわる人もいます。

実際に、添え状が手書きであったために、人事担当者から好印象を持たれたという例もなくはありません。しかし、手書き・パソコンのどちらかによって、採用・不採用が決まるということはありません。大事なのは書き方ではなく、添え状の中身です。

形式にとらわれず、読みやすく簡潔にまとめることを重要視しましょう。履歴書が手書きであれば、添え状も同じく手書きでも問題はありません。自分の文字に自信がない場合は、パソコンを使ったほうがいいでしょう。無理に手書きにせずにパソコンを使用すれば、時間の短縮にもつながります。

添え状を入れるのを忘れてしまったら?

添え状を忘れたとしても応募先企業に報告する必要はない

転職などの応募では、添え状を提出していないという理由で不採用になることはほとんどありません。転職活動や就活をしている人のなかには、履歴書などを送付する際にせっかく用意した添え状を同封するのを忘れてしまう人もいます。その場合は、面接官に「送付する際に用意していた添え状を入れ忘れました」とアピールする必要はありません。添え状の送付を忘れてしまっても、わざわざ応募先の企業に報告しないようにしましょう。

また、履歴書や職務経歴書といっしょに添え状を同封するのを忘れたからといって、後日あわてて添え状だけを郵送する必要もありません。せっかく作成した添え状だからもったいないという気持ちは理解できますが、添え状だけを送るのはむしろ失礼な行為にあたります。通常は一度で済むことを二度手間にする責任を自覚したほうがいいでしょう。本来はよい印象をもたらす添え状が、送り直すことで逆効果になるおそれさえあります。

添え状のNG例

添え状は、履歴書などの応募書類といっしょに提出することで転職活動にプラスの効果をもたらすことがあります。しかし、添え状を間違った方向で仕上げてしまった場合は、応募先企業にマイナスの印象を与えるおそれもあります。そのため、添え状はどう書くとNGとなってしまうのか、作成する前にNGポイントをしっかり頭に入れておきましょう。

どの応募先企業にも同じものを使う

テンプレートをそのまま引用することです。転職活動や就活をしている人のなかには、添え状は単なるビジネス文書であると解釈して、どの企業に提出しても大丈夫なような定型文書にまとめる人もいます。そのような添え状を作成した場合、人事のプロである採用担当者は応募者が手抜きをしていると意外とわかってしまうものです。添え状を書くときは、手抜きをせずに「なぜ、この企業に応募したのか」「どういった面でこの企業に貢献できるのか」ということを自分の言葉で記述する必要があります。

自己PRを長々と書かない

自己アピールを長々と書かないことも、添え状の作成では重要なポイントです。履歴書では記載できなかったことを、添え状でしっかりとアピールしようという気持ちが大事です。しかし、必要以上に張り切ってしまい、ダラダラと長い添え状にすると人事担当者の負担となるため、よい印象を与えることはできません。担当者に長い文書を読ませて手間をとらせるだけでなく、簡潔にわかりやすくまとめる能力がないと見なされます。添え状は要点を押さえた読みやすい文書に仕上げることが大切です。

  • 希望条件を記載してしまう
  • 定型文のみの送付状
  • 長文過ぎる自己PRや志望動機の記載

希望条件を記載してしまう

拝啓

貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の求人募集を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく
必要書類をお送り致します。

業務に支障はないのですが、現在、通院をしております。そのため毎月の第二水曜日には17時での退社をさせていただきたく思っております。

不躾ではございますが、こちらの件につきましてもご勘案の上、同封した履歴書をご覧いただき、面接の機会をいただけたら幸いです。ご検討のほど、よろしくお願い申しあげます。

敬具

勤務地や勤務時間などの勤務条件を送付状に記載するのはNGです。送付状は希望を伝えるためのものではないため、マナーのない印象を与えてしまいかねません。勤務条件等を記載したい場合は、履歴書内の本人希望欄に記載する、もしくは面接時に採用担当者へ口頭で説明するなどをして確認しましょう。

定型文のみの送付状

拝啓 

貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の求人募集を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく
必要書類をお送り致します。

ぜひ同封した履歴書をご覧いただき、面接の機会をいただけたら幸いです。ご検討のほど、よろしくお願い申しあげます。

敬具

送付状を作成する際は、インターネットを利用してテンプレートを元に作成することになるでしょう。利用できるテンプレートの多くは、大多数の転職者に合うように作成されているため、汎用性の高い定型文となっています。定型文のみの送付状では、「使いまわし」や「手抜き」といったネガティブなイメージを持たれる可能性もあります。

自身で、自己PRや志望動機を追記することで、オリジナリティある送付状を作成することを心がけましょう。

長文過ぎる自己PRや弁明の記載

拝啓 

貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の求人募集を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく
必要書類をお送り致します。

履歴書では、短期間での転職が多いため、もしかすると「こらえ性がない」と感じるかもしれません。しかし私のモットーとして、「まず行動する」というものがあります。自分のやりたいことを我慢せず、常に行動していくことで、多くの結果を残すことができました。実際に、現職では新規営業の成績が部署内で1位になり、代表からもお褒めの言葉を頂きました。これにより社内MVPも私は獲得しています。失敗に繋がることもありますが、やはり行動量を増やしていくということはそれだけ多くの結果につながると確信しています。貴社で採用していただいた際には、この行動力を活かし、結果を残せるよう精進していく考えです。

ぜひ同封した履歴書をご覧いただき、面接の機会をいただけたら幸いです。ご検討のほど、よろしくお願い申しあげます。

敬具

送付状はあくまでも、補助ツールです。オリジナリティを持たすために志望動機や自己PRを追記することは大切ですが、長々と書いてしまうことはNG。自慢話ともとれる過剰なアピールや、ネガティブな項目についての言い訳を長々と述べてしまうのは逆効果です。

マナーを守って簡潔に書くことを意識しましょう。

履歴書の書き方解説(項目ごと)

履歴書の書き方を項目ごとに解説しています。

印鑑の押し間違いがないよう、押印の押し方を確認しましょう

メールアドレスはPCのものを記載するようにしましょう

証明写真を撮る際の服装・髪型・撮影場所を確認しましょう。

学歴の早見表を使って学歴を間違いなく記載しましょう。

職歴欄を書き際の注意すべき点やアピールできる書き方を押さえ、適切に職歴を記載しましょう。

運転免許など代表的な資格は資格取得日もあわせて間違いなく記載しましょう。

扶養家族は企業側が所得税や社会保険料を計算するために必要ですのでしっかり記載しましょう。

履歴書での志望動機は文字数を意識し記載しましょう。

履歴書では自己PRは志望動機と絡めて記載しましょう。

面接時のアイスブレイクで使われる趣味・特技欄もしっかりと記載しましょう。

本人希望欄の書き方を押さえ、記入しましょう。

履歴書を郵送する際の封筒の書き方を確認しておきましょう

履歴書をメールで送る際のマナーと注意点を確認しましょう。

履歴書に添える添え状・送付状の書き方を押さえましょう。

履歴書を書く前に、履歴書のサイズをどれがいいか確認しましょう。

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