ここでは、リファレンスチェックの役割や誰にリファレンスチェックをお願いしたらいいのか、どんなことを主に聞かれるのかについて解説します。 転職活動を行っていると、特に外資系企業で多いのですが、リファレンスチェックを行いたいと応募先企業から言われるケースがあります。
外資系企業はもちろん、日系企業でも企業やポジションによってはリファレンスチェックを求められる企業も増えてきているため、リファレンスチェックの役割や誰にリファレンスチェックをお願いしたらいいのか、どんなことを主に聞かれるのかについて解説します。
リファレンスチェックとは？質問内容と気になるポイントを解説
リファレンスチェックとは
リファレンスチェックは、英語では「Reference Check」、身元照会という意味になります。要するに応募者の前職での実績や勤務状況に偽りがないかを前職の人に確認をする調査です。
リファレンスチェックと前職調査との違い
似たようなものに前職調査がありますが、リファレンスチェックとは調査内容が異なります。
あとの項目で詳しく解説しますが、リファレンスチェックで確認されるのは主に、実績や働きぶり、コミュニケーションの状況などです。これらを詳しく知るための質問がなされます。
一方、前職調査は、前に働いていた企業に経歴詐称や金銭的トラブルがないかどうかなどが聞かれる調査です。
個人情報保護法が厳格化したことで、このような項目についての情報収集は難しくなりました。したがって、前職調査をする企業は少なくなっているようです。
リファレンスチェックがなぜ行われるのか
リファレンスチェックを企業が行う理由としては主に3つあります。
入社後のスキルや経験のギャップを未然に防ぐことができる
例えば、企業が日常的に英語でコミュニケーションを取れる人を採用したい場合、応募者が「できる」といっても実際のところはわからないものです。実際には業務で英語は使っていないことも考えられます。
あるいは、英語を使うのはメールだけで、海外とのミーティングなどはしていなかったというケースもあるでしょう。このようにスキルや経験についての候補者情報の細かいギャップを埋めることができます。
面接で確認できなかった人柄や働き方の確認ができる
面接では時間的にも候補者について得られる情報は限られています。チームで仕事をしていたか、残業はどの程度していたかなど細かいことまで確認できないことが多いかもしれません。
このような不足した情報について、リファレンスチェックで客観的な回答が得られるのです。人柄などもより詳細に把握することができるでしょう。
休職など応募者が申告していない際に発見できる
在職中に休職などがあった場合や何か問題を起こしていた場合、求職者側からすると履歴書には書きにくいものですが、採用する企業側としては休職の有無というのは気になります。リファレンスチェックでは、このように応募者が申告、提供していない情報を確認することも可能なのです。
リファレンスチェックを誰に依頼するか
通常、リファレンスチェックは前職の上司2名にお願いするのが一般的。当然ですが自分と多く働く機会があり、自分についてよく知ってくれている人、リファレンスチェックの目的をよく理解している人にお願いするのがいいでしょう。
リファレンスチェックがどのようなものかを知らない上司にお願いする場合は、自分からリファレンスチェックについて説明し、理解してもらったうえで臨んでもらいましょう。
誰がリファレンスチェックを行う？
企業によって異なりますが、リファレンスチェックは、主に応募先企業の担当者や、転職エージェントが実施します。金融機関の場合、第三者機関が行うこともあるようです。
リファレンスチェックの方法は？
リファレンスチェックには、書類形式と面接形式があります。書類形式の場合は、候補者からリファレンス先に渡し、回収して企業に提出することもあるでしょう。面接形式の場合、現在はZoomやスカイプ、Microsoft TeamsやGoogle Meetなどでのビデオ通話も増えています。
電話での実施も一般的な方法です。事前にリファレンスチェックのためにかかってくる電話番号がわかればリファレンスチェックに応じてくれる人に共有しておくといいでしょう。
リファレンスチェックのタイミングはいつ？
リファレンスチェックが実施されるタイミングは基本的にオファーレターの前です。ただ企業によっては選考途中に行うところもありますし、オファーレターを受け取ったあと、つまり内定後に確認のために実施する企業もあります。もちろん、外資系企業であってもリファレンスチェックを行わないところもあります。
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リファレンスチェックを受けるメリット
応募企業からリファレンスチェックを受けることに対してネガティブなイメージを持つ方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、正当な情報を応募企業に提出しているのであれば、候補者にとってプラスになる可能性もあるのです。ここで、リファレンスチェックを受けるメリットをご紹介します。
ミスマッチを防げる
採用のミスマッチは企業と本人、双方にとって避けたい結末です。候補者が企業の雰囲気や価値観と合わないことは採用/入社前に判明したほうがいいでしょう。リファレンスチェックでより詳細な候補者情報が伝わることで、採用担当者はより正確なマッチ度を測ることができます。
ここで採用となれば双方がマッチしていることが確認されたということです。もし、不採用という結果になったとしても、ミスマッチで入社して苦労するより良いと考えることができます。
より詳しく自分を理解してもらえるため働きやすくなる
リファレンスチェックは、第三者が候補者に関する企業の質問に答えます。企業側が履歴書や職務経歴書、面接での質疑応答で得る情報以上に候補者のことを詳しく知る手段の一つです。つまり、自分の強みや弱みなどを企業により深く知ってもらえる機会でもあります。
企業の理解度が深いほど、入社した際の配置や業務配分などが適切になるため働きやすくなるはずです。新しい環境に慣れ、十分に能力を発揮して活躍できる時期も早まるでしょう。
第三者によってアピール要素が補完されることもある
リファレンスチェックがない場合を考えてみましょう。経歴や実績、働きぶりなどについてアピールできる機会は、履歴書や職務経歴書、面接での質疑応答だけでしょう。すべて自分自身でアピールするしかありません。
しかし、リファレンスチェックでは第三者が自分のアピールを裏付け、信ぴょう性を高めてくれます。自分がうまく伝えきれなかったアピール要素を代弁してくれることもあるでしょう。客観的な意見や評価として企業も受け入れやすいのです。
シチュエーション別のリファレンスチェックの流れ
リファレンスチェックは基本的に企業が内定を出す前後のタイミングで実施されます。流れとしては2つのパターンがあると考えられます。一つは、求職者がリファレンス先を紹介する場合、もう一つは企業がリファレンス先を探す場合です。それぞれのシチュエーションにおける流れを詳しく解説します。
求職者がリファレンス先を紹介する場合
企業から求職者にリファレンスチェックの説明
リファレンスチェックを実施する場合、企業のほうから求職者に実施の意向と目的(職場の方から求職者の情報をいただくこと)が説明されます。
個人情報保護法により、求職者の同意なしに企業がリファレンスチェックを進めることは違法です。求職者は、リファレンス先として紹介したい企業や人の同意を得たあと、連絡先を共有することを依頼されるでしょう。
求職者がリファレンス先にリファレンスチェックの説明
求職者はリファレンスチェックに承諾したあと、応募先企業にリファレンス先として紹介する企業や人に連絡します。リファレンスチェックの内容を説明し、同意を取り付ける必要があるのです。
求職者が企業にリファレンス先の連絡先を伝達
求職者は、リファレンス先からリファレンスチェックに応じる同意を得たあと、企業にリファレンス先の連絡先を伝えます。
企業がリファレンス先に連絡して日程調整
企業の採用担当がリファレンス先に連絡し、リファレンスチェックを実施する日時を調整します。リファレンスチェックの方法としては、電話やビデオ通話でのヒアリング、書面での質疑応答のほか、WEBシステムを使ったサーベイ形式での実施も増えているようです。
企業がリファレンスチェック項目を決定
企業は該当求職者についてリファレンスチェックで質問する項目を検討･決定します。この質問項目は、実施前にリファレンス先に共有されるケースもあるようです。
リファレンスチェック(質問)の実施
スケジュールされた日時にリファレンスチェックが行われます。
結果のレポートが採用メンバーに共有される
企業の担当者は、リファレンスチェックの内容をレポートにまとめ、選考に関わるメンバーと共有します。
企業がリファレンス先を探す場合
企業から求職者にリファレンスチェックの説明
企業のほうから求職者にリファレンスチェックを実施したい旨と目的(職場の方から求職者の情報をいただくこと)が説明されます。
求職者の承諾を得る
求職者は、企業がリファレンスチェックを実施することに同意したら、それ以上することはありません。
企業がリファレンス先を探す
リファレンスチェックを実施することに対する求職者の承諾が得られたら、企業は独自にリファレンス先を探します。職務経歴書にある現職情報、企業サイトやSNSの情報を辿り、求職者の情報が得られそうな人を探し出すのです。
企業がリファレンス先に連絡して日程調整
企業の採用担当が見つけたリファレンス先に連絡し、リファレンスチェックへの対応を依頼します。同意が得られたら、実施する日時を調整します。
企業がリファレンスチェック項目を決定
ここから先は、「求職者がリファレンス先を紹介する場合」と同じ流れです。
企業は該当求職者についてリファレンスチェックで質問する項目を検討･決定します。
リファレンスチェック(質問)の実施
スケジュールされた日時にリファレンスチェックが行われます。
結果のレポートが採用メンバーに共有される
企業の担当者は、リファレンスチェックの内容をレポートにまとめ、選考に関わるメンバーと共有します。
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