退職の挨拶のポイントは?スピーチ・メールのマナーを紹介

退職の挨拶のポイントは?スピーチ・メールのマナーを紹介

転職などの理由で、会社を辞めるときには「退職の挨拶」が非常に重要です。退職の挨拶は最終出社に近くなった際、お世話になった人たちを中心に済ませておきましょう。

「どうせ会社を辞めるのだから挨拶をする必要はない」と考える人もいるでしょう。また、会社に不満があって辞めるときはなおさら、挨拶をしにくい心理が働きがちです。

しかし、後味の悪い辞め方をすると、次の職場へとスムーズに気持ちが切り替えられません。それに、元の職場ともいつ接点ができるかわからないので、最後の最後でトラブルの火種を残さないようにするのが賢明です。次の職場で前職の会社の人とつないでほしいといわれることはよくある話です。

この記事では、退職挨拶をメールで送ったり、スピーチをしたりする場合の注意点について解説していきます。

退職挨拶を送る前に

会社を辞める際、ありがちなトラブルが「あなたが退職するという情報が全体への情報開示前に伝わってしまうこと」です。

退職が開示される前の順序は、まず直属の上司に退職の意思を伝えることから始めます。そして、引き継ぎの日程などを打ち合わせたうえで、いつ情報を開示するか上司の判断をあおぎましょう。本人が退職挨拶をする前に、上司から退職の報告が自部署やほかの部署に開示されます。挨拶は、開示を待ってからまわるようにしましょう。

上司が開示していないにもかかわらず、退職メールを投げ、上司の方にほかの部署や取引先から問い合わせが来るといったことは避けましょう。退職を知らない社員はパニックになってしまいますし、上司に対しても失礼にあたります。

退職挨拶メールを上司や社内に送る

引き継ぎの段取りが決まり、退職挨拶メールを社内や上司に書く場合には注意が必要です。

パソコンの返却タイミングを知っておく

まず、パソコンが返却されるタイミングを先取ることが肝心です。退職が決まった社員のパソコンは会社に返し、初期化してもらわなくてはいけません。しかし、パソコンがなくなれば挨拶メールは送れなくなってしまいます。

挨拶メールを送るタイミングは最終日の早いタイミング

返却の直前ではなく、最終日の早い段階で送るようにしましょう。返却直前だと相手が返信しても届かないということもありえます。また、本人と関わりが薄かった人からすると、メールが送られて初めて退職を知ることになります。すると、せっかく挨拶に来てくれたとしても、すでに会社を去った後になってしまう恐れが出てきます。

退職挨拶メールの文章は事前に考えておく

また、気心の知れた同僚相手でも文章は十分に考えて作成しましょう。愚痴や不満を書くのは厳禁です。まだ、会社に残って働く人たちを不快にさせかねません。そのうえ、「退職の挨拶」という本来の目的からもかけ離れてしまいます。挨拶メールではあくまでも、お世話になったお礼と今後の連絡先などを簡単に書くようにしましょう。さらに、お世話になった人や自分の部署の人に対しては、個別に連絡をするのが得策です。メールだけでは伝えられない思いは、直接会って話をするといいでしょう。

退職挨拶メールを取引先・社外に送る

社外への退職挨拶メールは余裕をもって

取引先や社外に退職挨拶メールを送る場合は退職日から余裕をもって送りましょう。社外の人たちは同僚と違い、頻繁に顔を合わせるケースはあまりありません。

退職直前にメールを送ってしまうと、相手からの返信や挨拶に対応しきれず、取引先によっては会社やあなたのイメージを損なう危険があるからです。とはいえ、あまりにも挨拶メールを早く送りすぎると、「退職の連絡が来たのにまだ在籍している」と怪訝に思われてしまいます。挨拶メールは最終出社日のおよそ2週間前に送るようにしましょう。

お世話になった取引先には引継ぎ担当とともに直接挨拶

お世話になった会社にはなるべく直接挨拶するのが礼儀です。引き継ぎもかねて、後任の同僚と一緒に挨拶しにいけるよう日程を調整しましょう。ただし、もし時間が合わないなどで挨拶にうかがえない場合は後任の連絡先をメールに記しておくととりあえずの引き継ぎにはなります。そして、メールだけではなく時間があるなら電話で自分の退職について取引先に報告しておくとすれ違いを防げます。このとき、退職するとはいえ、元の会社や後任の悪口を社外に話さないのが最低限のルールです。

退職挨拶のメール例文

社内に送る退職挨拶メールの例文をご紹介します。自身の役職や立場、社風などによっても文章は変わりますが、基本的なポイントは例文で押さえてありますので、内容に困ったら参考にしてみてください。

メールタイトル

退職の挨拶:名前

メール本文

~課のみなさま、お疲れさまです。

~課の~です。

このたび、一身上の都合により退社いたします。今日が最終出社日となります。

在籍中は大変お世話になりました。

みなさまからあたたかくご指導いただき、本当にありがとうございました。

この会社で学んだことを次の職場でも活かしたいと思っています。

私の今後の連絡先を以下に記しておきますので、今後ともみなさまとつながりを持てたら幸いです。

メールアドレス

電話番号

以上、簡単ではございましたが、貴社の今後の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

これまで、本当にありがとうございました。

ポイント

退職理由は具体的に書かない

細かい退職理由は書くのは避けましょう。あまりにも理由を掘り下げてしまうと、会社に対してネガティブな文章になり、同僚に失礼です。また、長文になりすぎないことも大切です。どうしても伝えたい内容はなるべく直接や電話や後日プライベートで話すのが賢明でしょう。そして、会社の悪口を書かずにビジネスメールとしての体裁を保った内容にしましょう。

BCCにアドレスを入れて一斉送信するのが一般的

なお、送信方法は同じ内容を一斉送信でもかまいません。もしも個別に送ったほうがいい人がいるときだけ、別の文章を用意しておきます。

一斉送信する場合で他の部署の方にも一斉に送る場合は、「お疲れ様です」や「お世話になった皆様」など書き出しを変えるといいでしょう。送信をする前に、隅々まで推敲しておくようにしましょう。なお、一斉送信の場合は、BCCに先方アドレスを、Toに自分のアドレスを入れるのがマナーです。CCにアドレスを入れて、大勢にアドレスがさらされる状態にならないよう気をつけましょう。

退職挨拶(スピーチ)の場合

場合によっては、最終出社日に大人数の前でスピーチをしなくてはいけないときもあります。即興で内容を考えると緊張してうまく話せなくなったり、要点がまとまっていない話になったりしがちです。事前にスピーチ内容を考えておき、なおかつ注意点もしっかりと意識しましょう。

感謝を伝え、長く話しすぎない

もしもスピーチをするなら、「感謝を伝える」のが第一です。また、自分にとっては退社の日でも、ほかの同僚にとっては通常営業です。長くなりすぎず、仕事に支障をきたさないように配慮しましょう。

なお、なるべく堅苦しくなりすぎないような挨拶を心掛けることも重要です。もしも深い内容を話したいのであれば、スピーチではなく個別に「話したい人」へ向けるようにしましょう。そして、「今後の皆様の活躍を祈っています」のように前向きな言葉でしめるのが定番です。

そのほか、話し方にも気を使いたいところです。せっかく最後の挨拶になるわけですから、その場にいる人全員に聞いてもらえる工夫をします。後ろのほうまで聞こえるように堂々と、ゆっくり話すことを意識します。不安があるなら、前日までに原稿を用意して予行演習を重ねておくのが得策です。ただし、本番では原稿を取り出して読むのは避けましょう。

退職挨拶メールに返信は必要?

退職挨拶メールを受け取っても必ず返信する必要はない

自分が退職挨拶メールを送る場合だけでなく、受け取った場合の対処についても知っておきましょう。ちなみに、退職挨拶メールは必ずしも返信しなくていい内容です。しかし、お世話になったり、仲が良かったりする同僚からのメールなら返信しても失礼にはなりません。むしろ、名残惜しさを伝えられますし、本人にも喜んでもらえます。

退職理由・転職先などは聞かない

ただし、メールで細かく転職理由、転職先を聞かないのが礼儀です。たとえば、日系企業から外資系企業に転職する人に「自分も外資系企業に興味があるので転職活動について詳しく教えてほしい」と深い質問を退職挨拶メールでしても迷惑になりかねません。退職日は意外とやることがたくさんあるため、すぐに返信はできませんし、PCの返却などで返信ができないこともあります。どうしても聞きたい点があるなら、直接時間をとってもらい、プライバシーに触れない範囲で質問しましょう。

感謝を伝え、なるべく質問はしない

挨拶メールの返信では、質問よりも「感謝」を心掛けます。具体的なエピソードや相手の長所などをまじえて、「ありがとうございました」とはっきり書いてあげましょう。もしも親しい相手であれば、返信とあわせて直接話にいくのもひとつの方法です。最終出社日では時間の余裕がない可能性もあるので長話は禁物ですが、一言、二言、思いを伝える程度であれば邪魔にはならないでしょう。

退職挨拶メールに丁寧な返信を書くと、相手に「この人とは付き合いを続けたい」と思ってもらえます。プライベートの交流だけでなく、今後、仕事面でも接点が生まれるチャンスとなります。もし業務に余裕があれば挨拶メールに返信をするといいでしょう。

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