【社労士監修】離職票を徹底解説!退職証明書との違い、再発行はできる?

離職票を徹底解説!退職証明書との違い、再発行はできる?

雇用保険に加入している人であれば、離職してから次の就職先を見つけるまでの間は失業保険の給付を受けることができます。この失業保険の手続きをする際に必要なのが離職票です。とはいえ、初めて転職する人のなかには離職票がどのような書類で、いつどのように使えばいいのかわからない人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、離職票にまつわる疑問を解決するために、離職票とは何か、離職票の受け取り方や書き方などを含めて詳しく解説します。

覚えておきたい離職票のポイント

  1. 「離職票は確実にもらい、早めに失業手当の手続きを行う」
  2. 「離職票をなかなか発行してくれない会社に対しては、ハローワークに相談し、代わりに請求してもらえるため、安心して大丈夫。」

離職票とは

離職票の正式名称は雇用保険被保険者離職票。ハローワークにて発行される。

離職票の正式名称は雇用保険被保険者離職票です。離職票はハローワークで発行されます。会社は退職者からの希望に応じて、ハローワークに交付手続きをおこなわなければなりません。

離職票はハローワークが失業給付の事務処理を円滑におこなうためのものです。失業保険が給付されるためには離職以前の2年間で1年以上雇用保険に加入していなければなりませんし、給付額がいくらになるのかも離職以前の給与額によって決まります。そうした用件を確認するための書類が離職票なのです。

仮に退職前に次の就職先が決まっているといった場合であっても、就職するまでに内定取り消しや倒産といった不測の事態が考えられます。そのため、次の会社に入社するまで時間がある人や不安を感じる人は、たとえ転職先が決まっていてもハローワークに行って失業保険の申請手続きを済ませておくとよいでしょう。

離職票には2種類存在する

離職票には、「離職票1」と「離職票2」の2種類があります。

離職票1

離職票1にはあらかじめ離職者の氏名のほか、雇用保険の被保険者番号、雇用保険の資格取得年月日、会社を離職した年月日などが記載されています。ハローワークで失業保険の申請をする場合には、この離職票1にマイナンバー(個人番号)や失業給付の振込を希望する金融機関名と口座番号などを記入して提出します。

離職票2

離職証明書の3枚目が離職票2です。この離職票2にも署名や捺印などをして、退職票1とあわせて提出します。離職票2によって失業保険の給付額や給付期間が決定し、離職票1に記入した口座へ失業保険が振り込まれるというわけです。

離職票発行の流れ

会社に退職の意向を伝えると、会社は退職者の雇用保険被保険者資格喪失届と雇用保険被保険者離職証明書をハロ―ワークへ提出します。この離職証明書は3枚複写になっており、それぞれ「事業主控え」・「ハローワーク提出用」・「離職票2」に分かれています。

退職しても離職票はすぐ受け取れるわけではない

会社は退職者へ、どこかのタイミングで離職票2を渡します。この離職票2には、退職前のおよそ半年分の給与額や退職の理由などが記載されています。給与額や退職理由に間違いがないか確認したうえで、署名と捺印をしていったん会社へ戻します。退職する直前の給与額が確定するまでは、会社は離職証明書を作成できません。そのため、退職の意向を伝えたからといってすぐに離職票2を受け取れるわけではないので注意が必要です。

離職票を渡されたら退職理由を必ずチェック

会社から離職票2を渡されたときは、退職理由を必ずチェックしておきましょう。なぜなら、退職理由によって、給付される失業手当の金額や給付を受けられる期間は大きく変わります。もしも、事業主都合の退職であるにもかかわらず自己都合退職になっているなど退職理由に異議がある場合は、その旨を会社に伝えて修正してもらいましょう。互いの主張が食い違う場合にはハローワークで事実関係が調査され、離職理由を判定されることになります。

会社は退職者がサインした離職票2を含む離職証明書のほか、雇用保険被保険者資格喪失届などの必要書類を携えてハローワークで手続きをおこないます。ハローワークは会社から離職証明書などの書類を受け取ると、その情報を元に離職票1を作成します。そして、離職票1・離職票2はその他の書類とともに会社へ戻されます。最終的に、離職票1・離職票2は会社から退職者本人へ郵送されます。以上が、退職の意向を伝えてから離職票を受け取るまでの大まかな流れです。

離職票は、会社まで出向いて直接受け取ることも可能です。無事に離職票を受け取ったら、ハローワークへ持参して失業保険給付の手続きをおこないましょう。

離職票と退職証明書の違いは?

発行元が異なる。離職票はハローワーク、退職証明書は勤務先

離職票と退職証明書は、どちらも会社が退職者本人へ送られてくる書類ですが、それぞれ発行元が異なります。

離職票は会社から送られてくるものの、その本来の発行元はハローワークです。一方、退職証明書は会社が社員の退職を証明するために発行する書類です。

退職証明書は離職票と違って公文書として扱われない

そのため、ハローワークが発行したわけではない退職証明書を失業保険の手続きに代用することはできません。退職証明書はあくまでも会社が退職の事実を証明する書類でしかないからです。離職票と違って公文書としては扱われません。

そうしたことから、離職票のみを退職者へ発送し、退職証明書は退職者から希望があった場合にのみ発行している会社も多く見られます。これは、退職証明書が退職者にとって必要となるケースが限られていることが主な理由です。

退職証明書はいつ必要?

退職証明書が必要となる具体的なケースとしては、会社を退職したことを転職先の会社に早急に証明したい場合があげられます。また、退職者が転職先の会社から退職証明書の提出を求められる場合もあります。

退職証明書の発行期限は2年

退職証明書の発行期限は2年です。もしも前職からの転職に2年以上のブランクがあって退職証明書が必要だという場合には、退職した会社に相談してみましょう。そのような事態を避けるためにも、退職時に受け取っておくほうが無難です。退職から2年以内であれば、退職者から証明書発行の請求があった場合、会社は拒めません。退職証明書の発行は労働基準法第22条で定められているからです。

退職証明書は、離職票とは異なり公文書ではないため、決まったフォーマットがあるわけではありません。通常、退職証明書には使用期間のほかに、業務の種類、事業における地位、賃金、退職の事由などが記載されます。しかし、申請者の希望によっては項目を減らすことができます。会社は申請者が求めていない項目を勝手に退職証明書に記載してはいけないことになっているのです。

離職票の書き方

離職票1

離職票1には、あらかじめ上部の被保険者番号や離職者氏名の欄が印字されています。そのため、退職者本人が記入しなければならないのは下部の「求職者給付等払渡希望金融機関指定届」という項目です。

この項目の上部の欄には氏名とフリガナのほか、住所を記入します。その下の「払渡希望金融機関」という欄には、金融機関名や口座番号を記入します。

この項目には「金融機関による確認印」という欄もありますが、振込先口座の通帳(本人名義)を持参した場合には金融機関から確認印をもらう必要はありません。また、上部にある「個人番号(マイナンバー)」の欄もハローワークで提出する際に記入することになるので、前もって記載しておく必要はありません。

離職票2

離職票2は左右両ページありますが、左側の会社・退職者の情報と退職直前の賃金支払状況については会社側で記載済みです。そこに記載されている情報が正しいかどうかをしっかり確認しておきましょう。

退職者が記入しなければならないのは右側のページです。まず「離職理由」ですが、「離職者記入欄」にある「離職理由」で当てはまる項目に○印をつけましょう。つぎに、会社が記載している「具体的事情記載欄(事業主用)」を確認します。

その内容に問題がなければ、「具体的事情記載欄(離職者用)」に「同上」と記入します。もしも異議がある場合には、その下の「離職理由の確認と署名&捺印」の欄の「有り」に○印をつけて、最後に署名・捺印をします。異議がない場合は「無し」を○で囲んで署名・捺印をしましょう。

離職票発行が届かない、遅い場合いつもらえる?

会社は退職者が出た場合、退職した日から10日以内にハローワークで手続きをおこなわなければならないと定められています。そのため、郵送にかかる時間なども考慮すると、退職した日から2~3週間程度で離職票が手元に届く計算です。

2週間程度経過したら会社に問い合わせをする

もしも2~3週間経っても離職票が手元に届かない場合は、会社の担当部署で処理漏れが発生しているか、あるいは何らかの理由で手続きが遅れていることが考えられます。いずれにしても、会社に問い合わせをすることですぐに対応してもらえるでしょう。

ハローワークでも離職票発行状況の確認ができる

しかし、早急な対応が不可能な場合は、ハローワークで離職票の発行状況を確認する必要があります。その際は、身分証明書と印鑑、そして会社に在籍していたことを証明する給与明細などを用意しておきましょう。

確認した結果、会社が離職票を発行していないのであれば、改めて発行を依頼します。離職票の作成が法律で定められていることを会社側に伝えると、スムーズに状況が運ぶケースが多いです。しかし、会社側がハローワークに離職票の発行申請自体をしていないなど悪質なケースの場合は、ハローワークにその旨を伝えて相談しましょう。そうすることで、ハローワーク側から離職票の作成に必要な書類一式を会社側に請求してもらえます。

離職票を放置すると失業保険給付日数に影響が出る

離職票が届かないまま放置していると、失業保険の給付日数に影響が出るので注意が必要です。自己都合退職の場合、失業手当が給付されるまでに時間がかかります。さらに、自己都合退職の失業保険は、退職から1年が経過すると打ち切りになってしまいます。そうした点を踏まえると、給付日数が150日の場合は約3カ月以内、120日の場合は約4カ月以内、90日の場合は約5カ月以内に申請手続きを開始しなければなりません。給付日数が長ければ長いほど、申請期限までの期間が短くなってしまうため、離職票は必ず発行してもらい、ハローワークへは早めに手続きをしましょう。

離職票再発行はできる?

離職票の再発行はハローワークで可能

離職票を紛失した場合には、退職した会社に再発行を依頼することが最もスムーズな方法です。しかし、退職した会社へ再発行を依頼するのは、さまざまな事情があって難しいケースもあるでしょう。離職票の再発行は、退職した会社に依頼する以外にも、ハローワークでの手続きすることが可能です。

会社の本社所在地を管轄するハローワークにて手続きをおこなう必要がある。代理人は不可

ハローワークで離職票を再発行してもらう場合、会社の所在地を管轄するハローワークへ行く必要があります。たとえば、支社で勤務していたとしても本社から離職票を発行しているのであれば、本社所在地を管轄するハローワークで手続きをおこなわなければなりません。

失業手当は自分の住所を管轄するハローワークで手続き

失業手当は自分の住所を管轄するハローワークで手続きするため、混同しないように注意しましょう。また、離職票の再発行をする際は、本人が申請をおこなうことが必須であり、代理人では申請できない点に注意が必要です。基本的に、ハローワークでの手続きは本人以外では受け付けていません。金銭や勤務に関することであり、離職票についても重要な書類であるため、代理人では申請できないことになっています。

離職票の再発行は郵送・電子申請できる?

離職票の再発行は郵送でも可能

ハローワークで離職票の再発行を申請する時間を確保できない人は、郵送でも申請できます。離職票の再発行を郵送でおこなう際は、雇用保険被保険者離職票再交付申請書に記入・押印するほかに、顔写真付きの身分証明書のコピーを用意しましょう。

正しく記入されていなければ、その分やり取りの回数が増え、再発行までに時間がかかるため注意して記入することが大切です。再交付申請書は、ハローワークのホームページからダウンロードして印刷したものを使用しましょう。

郵送後に、ハローワークから本人確認、再発行手続きについての連絡が入るケースもあります。そのため、記入する電話番号は時間帯を問わずつながりやすいものにすることもポイントです。また、スムーズに対応してもらうために、再発行された離職票の返送先氏名・住所を記入して切手を貼った返信用封筒を入れましょう。必要書類と返信用封筒を入れたら、会社の所在地を管轄するハローワークへ郵送します。返送されるまでには1週間前後、またはそれ以上の期間がかかるため、余裕を持って行動することが大切です。

離職票の再発行は電子申請できる?

離職票の再発行についても、インターネットを通して申請をおこなえます。インターネット環境があり、Webでの手続きに慣れている人であれば、ハローワークや役所へ足を運ぶ必要のない、電子申請を活用してもいいでしょう。

電子申請で離職票の再発行手続きをする際は、インターネット上にある電子政府の総合窓口「e-Gov」を利用しましょう。e-Govは離職票の再発行だけでなく、さまざまな手続きをおこなえるインターネット上の総合窓口です。e-Govの手続きページで再発行に必要な書類に入力し、送信する形で提出します。送信したデータは必要書類と同様に扱われ、管轄のハローワークへ送信されます。e-Govはインターネットサービスのため、基本的には時間や曜日を問わず利用可能ですが、年末年始やシステムのメンテナンスをおこなっている日時には送信できません。

必要書類の送信方法は、プリンター複合機などのスキャナーで取り込む方法です。ファイルとしてアップロードすれば、簡単に提出できます。

電子申請をする際にアップロードしなければならない書類とは、電子証明書と雇用保険被保険者離職票再交付申請書です。電子証明書とはe-Govで署名をおこなう場合に使われるものであり、マイナンバーカードについているICチップの情報を読み込んだり、フラッシュメモリーやCD-ROMで認証したりするケースがあります。

マイナンバーカードを持っている場合はスマートフォンの専用アプリをインストールすればよいため、ICカードリーダーライターなどの専用機器を購入せずに利用できることがメリットです。e-Govを使用するパソコンと、アプリをインストールしたスマートフォンをつなげばマイナンバーカードを読み取れるようになります。

電子証明書は、証明局と呼ばれる機関もしくは役所で取得することが可能です。電子証明書がなく、マイナンバーカードで本人確認や住所を申請できない人は、氏名と住所を証明できる書類として運転免許証やパスポートなどの身分証明書をスキャナーで取り込んでアップロードしなければなりません。電子申請では場所も時間も選ばずに手続きをおこなえます。しかし、どの方法であっても、書類の不備や会社の対応によっては再発行されるまでの時間が異なってきます。失業給付の期限なども含めて、余裕を持って再発行の申請をしましょう。

離職票再発行の流れ

必要な書類は「雇用保険被保険者離職票再交付申請書」

離職票を再発行する際は、申請に必要な書類をそろえることから始めましょう。再発行の申請時に提出するものは、「雇用保険被保険者離職票再交付申請書」です。

再交付申請書は、ハローワークのホームページからダウンロードして印刷したうえで記入します。プリンターがない場合は、ハローワークの窓口で受け取ってその場で記入することも可能です。

申請書には、離職者の氏名や住所、電話番号や生年月日などの基本情報と、離職前に働いていた会社の情報を記入します。会社の情報とは、所在地、電話番号、離職した年月日、雇用保険被保険者番号などです。ほかにも、雇用保険被保険資格取得年月日を記入する必要があるため、年金手帳とともに会社から返却された雇用保険被保険者証をチェックしましょう。

離職票再発行には印鑑と顔写真付き本人確認書類が必要

再交付申請書をハローワークへ持参する際には、印鑑や本人確認書類も必要です。顔写真の付いた身分証明書が必要になるため、マイナンバーカードや運転免許証、パスポートなどを持参しましょう。ハローワークの窓口で再交付申請書を記入する場合はもちろん、ダウンロード・印刷して記入したものを持参する場合も、印鑑が必要です。記入を間違える可能性があるため、誤りがあれば訂正印を押すことになるからです。記入した書類を提出する場合でも、印鑑は必ず持って行きましょう。

ハローワークでの離職票再発行手続きの場合は雇用保険被保険者証を持って行くとよい

ハローワークの窓口で再交付申請書を記入する予定であれば、雇用保険被保険者証を持って行くと、被保険者番号や資格取得年月日を間違えずに記入できます。さらに、いずれの場合も会社の住所や電話番号をあらかじめ控えてから行くことがポイントです。再発行に伴い、内容の確認が必要になればハローワークのスタッフが会社へ連絡をして確認するケースもあるからです。

離職票を退職後に発行してもらう場合、ハローワークのほうが早く受け取れる可能性が高い

離職票については、退職時に不要であると判断して受け取らない人もいます。退職後でも発行してもらうことは可能ですが、退職後に期間が空いてしまった後に会社に依頼するケースでは、通常通り退職時にもらうよりも手続きに時間を要する可能性があります。そのため、すぐに離職票が欲しい場合は、ハローワークで手続きをしたほうが早く受け取れる可能性が高くなります。

時間に余裕があれば、会社に離職票の再発行を申請しましょう。万が一、離職票を再発行してくれないのであれば、離職票を「発行」する申請をおこなうことになり、手続きの流れも異なります。ハローワークへ相談すると、ハローワークから会社に対して離職票を発行するよう指示をしてくれます。指示をしても発行されない場合は、勤務実績の証明となる書類や離職票の発行に必要な書類をそろえてハローワークへ申請しなければなりません。必要書類をそろえて申請すれば、ハローワークから離職票を発行してもらえます。

いずれにしても、退職時に申請するよりも発行までには手間も時間もかかるケースが多いため、退職の際は離職票は退職の際に発行してもらうようにしましょう。

離職票の再発行の期限はある?

離職票を再発行するにあたって、申請期限はありません。しかし、失業給付自体に期限があることに注意しましょう。失業給付期限は、退職後から1年以内です。1年以上が経過した状態で離職票の再発行を申請しても、失業給付を受けられません。そのため、離職票を紛失した際には、可能な限り早く手続きをおこないましょう。失業給付を受けたいにもかかわらず手続きに時間がかかってしまうと、受給できる時期も先延ばしになってしまいます。

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