退職届・退職願の書き方まとめ!縦書きや横書き、封筒の書き方・解説も

退職届・退職願いの書き方

会社を辞めることを決意すると、会社に退職の意思を伝える必要があります。会社は、退職をしたいと思った日に辞められるわけではありません。きちんとした手続きを踏んで退職をするのが社会人としてのマナーです。しかし、退職をするためには決まりごとが多く、また初めて退職する場合は何から手を付けていいのかわからないという人もいるでしょう。

退職をする際に提出する書類として「退職願い」「退職届」「辞表」などがあります。ただ、退職届や退職願を書いた経験があるという方は少ないのではないでしょうか。実は、退職届や退職願、封筒の書き方には一定のルールやマナーがあります。知らずに書いて提出すると、思わぬ失敗をするかもしれません。ビジネスマナーに沿った退職願・退職届の書き方をテンプレート付きでしっかりと解説します。

退職届・退職願い・辞表の違いは?

会社を辞める時に提出する書類として「退職願い」「退職届」「辞表」の3つを聞いたことがある人もいるでしょう。この3つを混同してしまう人も多くみられますが、それぞれに特有の用途があります。

  概要
退職届

退職日の決定後「手続きのために届け出る」書類

退職が決まった時に提出
提出先は人事部か総務部等人事担当部署

退職願

退職を願い出るための書類

提出先は上司

辞表 社長や取締役など雇用関係にない役職を辞する時に提出する

退職願は申し出のため、退職願だけでは退職にはならない

退職願いは、会社との合意により労働契約を解約してもたらうための申し出です。退職に向けて「退職したいです」と打診する書類であり、「○月○日に労働契約を解除したい」と具体的に申し出ます。

ただ、退職願いの段階では、退職を申込んでいる段階です。会社側は退職を承諾してはじめて退職となりますので、退職願いを提出した時点では退職ではありません。会社側は退職願いを受け取ると、労働契約の解除を承諾するか検討に入ります。退職願いは相手が承諾するまでであれば撤回することが可能という特徴もあります。

退職届は最終的な意思表示を示すもの

退職届というのは、退職の最終的な意思表示を示すものです。退職願いが、退職してもいいかを尋ねるものであるのに対し、退職届では「退職します」と宣言すると考えてください。退職届には退職への強い意思表明があると解釈されますので、受理された時点で退職が決定します。退職届が受理されると、特別な事情がない限り撤回ができません。

【フローチャート】退職までの一連の流れ

1. 退職を決意
退職願を作成
2. 上司に申告
退職願を提出
3. 退職日確定
退職届の作成開始
4. 退職届提出
労働契約解除

退職願を上司に提出し、退職日が確定するのを待ちます。その後、退職日が確定したら、退職届を書き始めましょう。退職届を提出後、正式な退職が確定します。

退職届・退職願を書く準備とStep
  準備項目
Step1.就業規則を確認
  • 総務課等担当部署に確認
Step2.必要なものを用意
  • 白い封筒
  • 白い便箋
  • 筆記用具
  • クリアファイル
Step3. 退職届の具体的な書き方・作成方法
  • 手書きまたはパソコン
Step4.封筒作成
  • 表面に「退職届」「退職願」と記載
  • 裏面の左下に所属部署とフルネーム記載
  • 手渡しであれば封なし

退職届を提出する前に確認しておきたいこと

退職届や退職願を提出する前に確認しておくべきことことがあります。退職に関して、手違いがなないよう確認しておきましょう。

就業規則を確認

就業規則を確認する

退職する時の手続きや届け出期日は企業ごとに違い、通常、それらは就業規則に記載されています。就業規則は従業員なら誰でも閲覧する事はできますが、企業によってはボリュームがあるため、慣れていないと目的の個所を探し当てるのに時間がかかってしまうこともあります。総務課や人事課など、退職を担当する部署に直接確認する方が時間も掛からず、間違いもないでしょう。

規則に定められた期日までに退職を申し出る

後任の選定や引き継ぎが必要なため、退職希望日の1ヶ月前までに退職の旨を伝える事を期日と定めている会社が多いようです。参考ですが、従業員からの退職については労働基準法ではなく、民法に規定されています。原則、従業員はいつでも自由に会社を辞める事ができます。
しかし円満に退社するためにも、就業規則に定められた期間を確認して守る事をおすすめします。

会社ごとのフォーマット確認

最近は退職届などに限らず、各種書類のフォーマットを準備している会社が増えています。会社で退職届のフォーマットが定められている場合はそれに従いましょう。書式が違うと受理してもらえない事もあるので注意が必要です。

直属の上司へ退職届を渡すタイミング

退職届は、直属の上司へ渡しましょう。民法では、退職する14日前までに意思表示をすることで、退職が可能です。基本的には、現職の引継ぎや有給の取得などを考えて退職の1ヶ月前までには意思を通達しておきましょう。就業規則によって雇用条件が定められている場合は従います。

退職届・退職願の作成に必要なものとポイント解説(例文あり)

退職届や退職願は、あなたにとって人生の大きな転換点で書くとても大切なものです。しっかりと準備をしてから書き始めましょう。

退職届・退職願を書く前に準備するもの
  • 白い封筒 (茶色の封筒は使わず白の封筒を使う)
  • 白い便箋 (キャラクターものなど適さないものは使わない)
  • クリアファイル (無色透明のものを使い、他の会社のロゴが入っているものは使わない)
  • 筆記用具 (黒のボールペン。消えるボールペンなどは使わない)

白い封筒

白色で無地の和封筒を使用します。郵便番号欄が印刷されたものはなるべく避けましょう。中が透けないように2重になったものを選んでください。大きさは、3つ折りにした退職届が入るものです。用紙がA4なら長形3号、B5なら長形4号になります。

用紙

用紙を選ぶ際は無地でビジネスシーンでの使用に、問題のないA4・B5サイズの用紙を選びましょう。原則、便箋でもコピー用紙でも問題ありません。しかし、無地の用紙にまっすぐ文章を書くのは非常に難しいため、罫線付きの便箋、もしくはコピー用紙の下に罫線付きの便箋を敷いて書く事をおすすめします。

退職届の用紙を選ぶ際の注意点をさらに詳しく知る

筆記用具

退職届、退職願で使用する筆記用具のルールは、黒色を使用する事以外特に定まっていません。しかし、筆ペンやマジックでは文字が太くなってしまいます。角の立たない退職届、退職願にする場合は、ボールペンや万年筆の使用をおすすめしています。

クリアファイル

退職届が汚れないように、必ずクリアファイルで保管をしましょう。クリアファイルに入れたまま提出をする事はありませんが、ロゴやデザインのある頂き物ではなく透明でデザインのないものを準備しておきましょう。

退職届・退職願の書き方・作成方法

退職届、退職願の書き方のポイントをまとめました。縦書きと横書きのテンプレートも用意しましたので参考にしてください。

縦書きのポイント

退職届・退職願の縦書きポイント
  ポイント
1.冒頭行
1行目中央に「退職届」「退職願」と記載
2.「私事」「私儀」を記載 便箋の下に書いて改行
3.導入文 「このたび、」が一般的
4.退職理由 「一身上の都合」と記載する
会社都合の場合はその理由を明記
5.退職日付 和暦もしくは西暦で記載
6.提出年月日 提出した日付を記載
7.所属 所属部署のみを記載
8.氏名 自分の氏名には捺印のスペースを空けておく
9.宛名 社長(代表者)に宛てる体裁で記載

横書きのポイント

退職届・退職願の横書きポイント
  ポイント
1.冒頭行
1行目中央に「退職届」「退職願」と記載
2.提出年月日 2行目に日付を記載
提出した日付を記載(右寄せ)
3.宛名 退職する会社の正式名称と代表者名(社長)を省略せずに明記(左寄せ)
4.所属 宛名の1行下 所属部署は役職名必要なし(右寄せ)
5.氏名 所属の1行下 自分の氏名には捺印のスペースを空けておく(右寄せ)
6.導入文 名前の行から2行改行し、行の最後に「私事、」「私儀」と書く
7.退職理由 「一身上の都合」と記載する
会社都合の場合はその理由を明記
8.文末表現 右寄せで「以上」として締める

退職届は会社ごとにフォーマットがある場合もある

退職願いは自分で書いて上司に提出するものですが、退職届は会社へ提出する書類です。そのため、会社でフォーマットや退職届を用意していることもあります。理由が会社も退職した従業員との間にトラブルを起こしたくないと考えているからです。そういった理由から、会社側は退職の事実を書面で残しておきたいと考えていることが多くみられます。さらに、管理がしやすいといった理由もあり、フォーマットを作成しています。イントラネットなどに掲載されている場合もありますし、もしイントラネットがない場合は人事に直接聞いてみるといいでしょう。

退職届は退職日が決まってから提出する

会社がフォーマットを用意している場合には、会社の規定に則って退職届を作成しましょう。退職届の提出のタイミングは、退職願いが受理され、退職日が決定してからです。会社によっては提出先に関してもシステムで管理されていることがあり、人事部への提出を求められることもあるでしょう。提出先は会社によって異なりますので、上司や人事と連絡を取りながら作成します。退職届を提出すると、労働者側が労働契約の解除をしたとみなされるのです。

手書きとパソコンの違い

会社でパソコン用のテンプレートが用意されていてパソコンで作成する事も多くなっています。手書き、縦書きが一般的ですが、パソコン作成も問題ありません。パソコンであれば横書きで書く事が多いです。

封筒作成

退職届・退職願封筒
封筒作成のポイント
  • 封筒は表面に「退職届」もしくは「退職願」と記載
  • 裏面には所属と氏名を記載
  • 封をする場合は「〆」を記載する

封筒の表面に黒のボールペンなどで「退職届」「退職願」と記載します。裏面には所属と名前を記載しましょう。退職届の封筒には糊付けがいらないですが、封をする場合は「〆」を忘れずに記載しましょう。

退職届の封筒の書き方について詳しく知る  

封筒に入れる時の用紙の折り方

封入する時には「巻き三つ折り」にしましょう。中に巻くように3つに折り込んでいきます。最初にしたから折り上げ、次に上側を折り、開いた時に、すぐ退職の文字が見えるかを確認しましょう。

封筒に入れる際の退職届・退職願の折り方

郵送では添え状が必要

退職願や退職届を郵送する際には添え状もビジネスマナーとして同封するようにしましょう。

退職届の添え状

添え状の記入事項

①日付
②会社名・最高責任者名
③所属・名前
④内容についての表題
⑤本文
⑥敬具
⑦郵送内容
⑧以上

退職届を出す前に注意すべきポイント

退職についてのよくある注意点について解説します。納得した状態で退職できるようにしっかりと確認しておきましょう。

ボーナスを貰って退職したい場合の注意点

ボーナス(賞与)を貰って退職したい場合は、支給後に退職する必要があります。ボーナスは今まで働いてきた実績、貢献度を加味して支給額が決定しますが、退職の意思表示をした際減額されることもあるので気を付けましょう。もし満額を貰いたい場合は、支給後に上司へ退職の意思表示をしましょう。

一般的には夏季ボーナスが6月~7月、冬季ボーナスが12月に支給されますが、在籍期間の条件などは社内規定に準ずるものです。社内規定の在籍条件について予め確認しておきましょう。

退職までに有給休暇を消化したい場合の注意点

退職届を提出した後でも有給休暇の消化は可能です。また、未消化分をまとめて使うことも問題ありません。ただ一点注意しなければならないのは、有給休暇は会社在籍期間でのみ利用ができるという点です。転職先の初出勤日は、最終出勤日から全ての有給を消化した日以降にしなければなりません。退職日と最終出勤日は別日でも問題ないため、残った有給と引継ぎ期間を考慮し、上司と日程の調整を行うようにしましょう。

退職願の撤回をしたい場合の注意点

撤回に関しては「辞職」または「退職願」のどちらに該当するかで判断が異なります。会社側の意向に関係なく、労働者から契約の打ち切りを申し出るのが「辞職」です。辞職と判断された場合、撤回はできないので注意しましょう。

一方「退職願」の場合、撤回できる余地はあります。というのも、「退職願」とは労働者が使用者に対して退職の意思表示をするものだからです。会社側と労働者で退職について合意が取れた場合のみ効力を発揮します。しかし退職届だから必ず撤回できるというわけではありません。撤回を考えた場合は、上司や人事、弁護士等にまずは相談することをおすすめします。

退職日の変更は原則できないので注意

退職日の変更はできないと考えた方が良いでしょう。退職日が決定しているということは、退職届が会社側に受理され、双方の合意が取れた状態です。受理された時点で、労働契約の解約が成立してしまっています。一度合意してしまった契約に関しては、双方の同意がなければ変更することはできません。しかし、どうしても変更したい場合は、理由を添えて上司や人事に相談してみましょう。

退職金は人事に確認

退職金支給について定めた法律はないため、企業によって制度は異なります。一般的には勤続年数などの条件に沿って退職金が決定します。退職する段階で、退職者が条件に当てはまっているかについては、事前に退職金制度について人事へ確認しておきましょう。

また、「自己都合」「会社都合」によっても支給額は異なるため、場合によっては支給されないこともあるので注意しましょう。

退職届・退職願提出でよくあるトラブルは ?

退職届にまつわるよくあるトラブルについてまとめました。退職届作成に入る前に確認しておきましょう。

退職届を受理してもらえない

退職届を提出したと思っていたら、保留にされていたり、拒否されてしまったりなどのトラブルが多く見られます。どうしても受理されない場合には、内容証明郵便を使用するのも1つの手ですが、まずは人事部にも掛け合ってみましょう。

会社都合か自主都合か

自己都合か会社都合かで揉めるケースも多くあります。全国の相談件数は「いじめ・嫌がらせ」に次ぐ第2位、多くの方が直面する可能性があるトラブルと言えるでしょう。

会社都合か自己都合かは企業の社内規則によっても変わります。失業給付や退職金にも影響が出るため、しっかりと会社側と話し合いを行いましょう。

会社都合の場合の退職届書き方例
 
【例文】この度、貴社の退職勧奨に伴い、来たる令和〇年〇月〇日をもって退職致します。

過度な引き止め

「もう少しいてほしい」「君がいなくなると困るから退職願は受理できない」など、退職の意志を示した後に引き止めを受けることもあります。もし社内規定を理由に引き止められた場合、法律に照らし合わせ問題なければ退職することは可能です。また法律上、過度な引き止めに対して応じる必要はありません。しかし円満に退職する場合はある程度、社内規定に従うのも大切です。もし転職エージェント経由で転職活動を行った場合はエージェントに相談してみましょう。

転職先について聞かれる

転職先を明かすことでトラブルになることもあります。もし言わなくて済むのなら、それにこしたことはありません。

また「転職先の悪評を聞かされる」「不安材料を探してくる」だけでなく、転職先へ働きかけをされてしまうことも考えられます。会社同士の関係性によっては思わぬトラブルが生まれることもあるので注意しましょう。

退職届の書き方を完璧に!円満退職しましょう

退職届・退職願は、退職の意思や事実が伝われば、目的を果たします。しかし、退職を巡る心情は極めてデリケートであり、今まで築き上げてきた仕事仲間との関係性や信頼が複雑に変化する事も考えられます。今回の記事を参考に、しっかりと退職届を作成していきましょう。これまで、退職願を受理する立場であった方でも、いざ自分が書こうとするとわからない事が多いものです。不安な時は、転職エージェントに相談してアドバイスを受けてみましょう。

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