職務経歴書は手書きとパソコンどちらがいい?

職務経歴書は手書きとパソコンどちらがいい?

市販の履歴書を手書きで書いた場合、職務経歴書も同様の書き方で統一すべきと考えてしまいます。職務経歴書は自分の職歴を詳しく書くものです。細かい情報を手書きで書いた際、間違った文章を書いてしまうのではないかと不安になる人もいるでしょう。今回は、実際に職務経歴書を書くときは手書きとパソコンのどちらで書くべきなのか、それぞれのメリットや注意点を解説します。

職務経歴書とは。履歴書との違いは?

職務経歴書は成果やスキルをアピールするもの

職務経歴書は履歴書同様、転職時に志望応募先企業への選考参考資料となります。

職務経歴書に今までの職歴とこれまでの仕事の成果、現在持っているスキルを書くことで、企業側へ自身がいかに魅力的な人物であるかをプレゼンすることができます。

記載する内容は職務要約、職歴や、スキル・資格、自己PRなどを記載することになるため、職務経歴書を書くためには自己分析を行った上で、自身にどんな強みがあるのか、またこれからどんな仕事に取り組みたいのかを記載する必要があります。
はじめての転職活動の場合、自分の職歴からの自己PRを書くことはなかなか難しいため、転職エージェントに相談しながら、書き進めていくといいでしょう。

職務経歴書は履歴書とは違い決まったフォーマットがない

職務経歴書に決まったフォーマットはありませんが、枚数は2枚に収めるのが一般的です。1枚では自己PR内容が希薄になりやすく、3枚では文量が多いため面接官にきちんと読んでもらえない恐れがあります。

履歴書は人事情報として企業に保管される

履歴書はこれまでの学歴を含めた個人情報を記載する書類です。具体的には下記の項目を埋める必要があります。

  • 氏名
  • 連絡先
  • 生年月日(年齢)
  • 学歴
  • 職歴
  • 長所・短所
  • 特技 など

履歴書は職務経歴書と異なり採用時には使用されず、内定後に人事情報として企業の方で保管されます。

職務経歴書をパソコンで書くメリット

誤字脱字があってもすぐに修正できる

パソコンを使用して職務経歴書を書くと、誤字脱字が発生したとしても、すぐに修正することができます。職務経歴書は修正液を使って書き直すと、応募者本人が修正したものか判断できないので文章の信憑性が下がってしまう場合があります。そのため、手書きの場合、間違えた箇所があると初めから書き直さなければなりません。しかし、パソコンを使うと間違えた箇所をあとから発見しても、修正してきれいな状態の職務経歴書が作れます。すぐに文字を消して書き直せるので余計な時間を取らず、スムーズに書き終えることが可能です。さらに、下書きの必要がないので、1度文章をすべて書き終えたあとで、文脈のおかしなところや文法間違いなども書き直しできるのもメリットです。

文字間隔や文字サイズを均等にできる

職務経歴書は文章全体をバランス良く書かなければ、採用担当者が読みづらくなってしまいます。パソコンを使って文字を書くと、どの文字も同じサイズで記載できるほか、文字間隔も均等にできます。そのため、書いている最中に文字が入りきらなくなったなどの心配はありません。文章全体がバランス良く書かれた職務経歴書は、採用担当者にとっても読みやすいものです。文字が汚かったり、サイズがバラバラだったりすると、内容とは関係なく読みにくさが感じられる文章になってしまいます。これでは、採用担当者から悪い印象を持たれてしまうおそれがあるため、文字を書くのが苦手な人は、パソコンを使って職務経歴書を作ることも検討しましょう。ただし、企業によっては文字の形式やサイズが決まっていることもあるので、求人情報などを確認して規定通りに仕上げなければなりません。

一度作ったものをベースに保存できる

ほかにも、パソコンを使うメリットとしては、手書きよりも早く作成できることや、一度作った職務経歴書をベースとして保存し続けられるといったことが挙げられます。普段からパソコンを使う頻度が高い人や、IT系の仕事に就いていた人は、キーボードで文字を打つことに慣れています。そのため、より早く職務経歴書を仕上げることも可能です。そして、パソコンで作った職務経歴書はデータとして保存できます。複数社に向けて同時に送る際は、最初に作成した職務経歴書をベースとして保存しておくと、より効率的に数種類の職務経歴書を書けるようになります。たとえば、過去の経歴や持っている資格などは、どれも企業ごと変えられない情報です。そのため、ベースとなる職務経歴書があると、ほかの項目を編集するだけで完成します。

パソコンをメインに使う仕事であればパソコンで書く

また、パソコンをメインに使う仕事へ就職を希望している場合、手書きで職務経歴書を作成すると、なぜ手書きなのか疑問に持たれるケースもあります。このような場合、面接中の限られた時間のなかで本当にアピールしたい自身の情報以外の内容に時間を費やしてしまうおそれがあるので、職種・業種を考えて作成するようにしましょう。

パソコンで書く場合、職務経歴書の入手方法は?

職務経歴書を購入する

職務経歴書を手書きで用意しなければならない場合は、書店やコンビニなどで販売されている履歴書に付属する職務経歴書を購入しましょう。

職務経歴書のフォーマットをダウンロードする

職務経歴書を手書きで書かなくてはならない場合でも、フォーマットのみであればインターネット上からダウンロードすることが可能です。下記よりフォーマットを無料ダウンロードしてください。

職務経歴書のフォーマットはこちら

パソコンで職務経歴書を書く場合の注意点

過去の成果を「具体的に」自己PRする

履歴書にも職務経歴書にも職歴欄はありますが、履歴書に記載できるのは過去にどの企業に務めていたのかのみで、当時どのような成果をあげたのかなどについて言及することができません。

一方、職務経歴書には職歴に付随してこれまで自身がどのようなポジションに付いて、どのような成果をあげたのかなどを具体的に記載することができます。

そのため採用担当者は職務経歴書に記載されているキャリアを確認し、募集求人にマッチした人物であるか、会社に貢献できるかを見て判断します。

職務経歴書を記載する際は採用担当者にしっかりと自分が何をやってきたのかを伝わるようにするためにも以下を意識すると良いでしょう。

【成果の説明】数字をを使って説明する。
(例)
「前年度と比較し〜倍の売り上げをあげました。」
「前期と比較し〜%の増加させました。」

【成果を出せた根拠】成果の背景には必ず根拠があるのでなぜ目標を達成できたのかを具体的に記載しましょう。

【今後どのようなメリットを提供できるかの説明】
これまでの経験をふまえた上で、どのように転職先に貢献できるかを説明すると効果的です。

具体的な自己PRの記載方法はこちら

また自分の成果の詳細をしっかりと記載するだけでなく、転職先企業先、転職企業先の職種に合わせて記載していくとより良い職務経歴書が出来上がるでしょう。

職務要約は簡潔に分かりやすく

職務要約はいままでの経歴からの職歴を要約したもので自身の経歴を簡単に表したものです。経験した業務やスキルを3〜4行で分かりやすく簡潔に作成しましょう。

職務要約例

「△△大学を卒業後に~~会社に就職。〇〇の営業を行い、新規開拓や既存顧客の維持、サービスの向上に精をだしていました。後にマネージャーとしても活動し、100人規模のチームを動かしていた経験もありますので、チームリーダーとしてノウハウがあります」

重要なのは、どの会社に務めてどんなポジションにつき、どのような仕事をしていたのか、そしてそれによってどんな成果を出したのかを簡潔にまとめることです。

もちろんポジションや経歴によっては4行では収まらない方もいると思います。その場合は、第三者で且つ転職のスペシャリストである転職エージェントに相談すると、いいアドバイスをもらうことができます。

勤務先企業は詳しく記載

これまでの勤務先企業はできるだけ詳しく書きましょう。どの会社での経歴が採用担当者の目に留まるか分からないため、基本的には全てを記載しておくことが大切です。

最重要項目である職務経歴

職務経歴書の中でも最重要項目なのが、職務経歴です。ここでは職務要約の項目で簡潔にまとめた業務内容や成果を詳細に記載しましょう。

マネジメント業務であれば、どれだけの人数をまとめたのかなどや成し遂げたことなど、詳しい経歴をアピールすることが重要です。

資格やスキル、特技も必ず記載

資格やスキルの記載は履歴書の領分と考えがちですが、職務経歴書でも記載しておくことが重要です。

なぜなら面接時に担当者によっては履歴書ではなく、職務経歴書を面接前に確認し、面接に臨む面接官もいます。職務経歴書にも記載しておくことで採用担当者に自身の価値をもれなくアピールできます。

転職理由を書く場合はマイナスイメージをもたれないように記載

転職回数が多い場合、採用担当者は「この人を採用してもすぐに転職してしまうのではないか?」という懸念を持つことがあります。

その場合は転職理由ははっきり明記し、仮にネガティブな理由からの転職だったとしても、「自身の挑戦のため」などと前向きな理由を伝えるようにしましょう。

ただこのようなネガティブな部分をあえて職務経歴書で書くのではなく、もし転職エージェント経由で受けている場合はエージェントを経由して応募先企業に伝えてもらうというのも一つの方法です。

職務経歴書を手書きで書くメリット

応募意欲

職務経歴書は手書きで書くことによって、自身の応募意欲を企業に示すことができます。パソコンを使うと手軽に職務経歴書を作成でき、文字や行間などもきれいに整えられます。しかし、応募者の書いた文字から表れる意欲や熱意を反映させるのは難しいです。手書きの場合は文字を丁寧に書き、行揃えを意識していることなど、応募者の人柄が表れます。そのため、入社したい強い意志があれば、職務経歴書に書いた文字から意欲やモチベーションの高さを採用担当者に伝えやすくなります。さらに、ほかの応募者がパソコンで書いている場合、手書きの職務経歴書は採用担当者の目を引きやすく、注目される可能性が高いことが特徴です。

他の候補者との差別化

ほかの応募者の職務経歴書に埋もれてしまっては、効果的なアピールにはつながりません。応募者が多い求人の場合は手書きというのも、アピール方法のひとつです。また、手書きの職務経歴書は、応募者が実際にどのような字を書くのか、企業側にわかってもらえます。

講師や秘書など手書きで文字を書く仕事の場合は効果的

特に、就きたい仕事が講師や秘書などの場合、手書きで文字を書くことも多くなります。そのため、字の美しさはアピールポイントです。採用担当者に好印象を与えられる可能性があるというのは、手書きのメリットと言えます。字を書くことに自信のある人は、手書きの職務経歴書も検討してみましょう。

自分で自由にフォーマットを決められる

デザイナーの場合は効果的

手書きの場合は自分の好きなようにフォーマットを決めて職務経歴書を書くことが可能です。そのため、自分の個性や特徴を職務経歴書に反映させやすくなっています。デザインや発想力などが試される企業へ入社を希望している人は、オリジナルのフォーマットで作った職務経歴書自体がアピールポイントとして活用できます。また、自分で書いているため、文字を書こうとした際に間違いを見つけやすいです。そのため、誤字脱字を防ぎ、採用担当者に悪い印象を与えにくい職務経歴書を作ることができます。

手書きで職務経歴書を書く際の注意点

文字の大きさによっては読みにくくなる

手書きは文章の丁寧さやきれいな文字をアピールすることができます。しかし、内容を充実させるために文字を詰め込みすぎたり、小さな文字を書いたりしてしまうと、読みにくくなってしまいます。これでは、採用担当者にストレスを与えてしまうおそれがあるので、効果的なアピールにはなりません。そのため、文章全体を通して読みやすくなるように注意しましょう。具体的には、文字のサイズや高さ、間隔などを均等にしてバランスを整えます。そして、あらかじめどの程度の文字数が書けるのか把握して、適切な文量になるよう調整しましょう。

読みやすい文字を書く

読みやすい文字を心がけることも大切です。綺麗な文字を書くことができない人は、漢字・ひらがなの「とめ」や「はね」を意識しましょう。丁寧な字を心がけていることが伝わると、採用担当者により好印象を与えられる可能性があります。

誤字脱字がないよう下書きをする

また、職務経歴書は誤字脱字など間違えた箇所に修正液・修正テープを使用してはいけません。間違えそうな場合は下書きをして、問題ないことを確認することが大切です。たとえば、ほかの紙に職務経歴書に書く内容をあらかじめ書いて見本として使う、鉛筆やシャーペンなど消しゴムで消せる文字を書いて、その上からボールペンで清書するなどの方法で書きます。さらに、パソコンとは違い手軽に修正できないので、書く内容をどのような形式にするのかまとめておくと、ミスを減らすことが可能です。

独自のフォーマットがあればそれに準じた用紙で書く

注意点としては、志望先の企業で決められたフォーマットや項目があれば、それに準じた用紙を用意することです。求人内容をよく確認して、どのタイプの用紙を用意すべきか把握しておきましょう。

ボールペンで書く、消えるボールペンでは書かない

職務経歴書はボールペンで書かなければなりません。職務経歴書というのは、企業に送る正式な書類です。文字が消えてしまって見えなくなるのはマナー違反になるので、必ずボールペンを使いましょう。注意点として、文字が消せるボールペンも使ってはいけません。このタイプのボールペンは熱を与えると文字が消えてしまいます。使用するペンの種類も確認して、マナーを守った職務経歴書を作成しましょう。

手書きの場合職務経歴書はどう書けばいい?

手書きであっても、基本的な書き方はパソコンと同じです。氏名や日付、経歴、資格など必要事項を記入していれば問題ありません。ただし、ボールペンなどで書いた場合、インクが滲んでしまうことがあり、用紙が汚れてしまうおそれがあります。インクが乾燥しているかどうかを確認しながら書いていきましょう。そして、用紙は転職サイト・エージェントや志望先の企業が発行しているものを出力してコンビニで印刷できます。書店やホームセンター、コンビニなどで市販されているものでも問題ありません。

職務経歴書は手書き・パソコンどちらがいい?

職務経歴書の書き方に厳密な決まりはありません。しかし、フォーマットはweb上に多く公開されているため、手書きよりもパソコンで書く人が増えてきています。さらに、内容の見やすさや応募者の負担を軽減させようと、パソコンで書いた職務経歴書を求めている企業も多いです。しかし、指定はされていなくても、企業によっては熱意や意欲の伝わる手書きが好まれる場合もあります。どちらの方法が良いのか、事前に確認しておきましょう。また、職務経歴書は自分をアピールできるアイテムにもなります。どちらの方法がより自身の能力をアピールできるのかを考えて選ぶことも大切です。

どうすべきかわからない場合は、転職エージェントに相談してみましょう。企業ごとに合った職務経歴書の作成方法や、具体的な書き方などを教えてもらえます。さらに、初めての転職の場合、職務経歴書の用意の仕方から細かい書き方、提出方法など順を追って説明してくれるので、ちょっとした疑問や不安がある人でも気軽に相談できます。

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