事務職(一般事務・管理アシスタント)の職務経歴書の書き方見本とフォーマット

事務職(一般事務・管理アシスタント)の職務経歴書の書き方見本とフォーマット

事務職は事務経験者はもちろん、未経験の方にも人気の職業として倍率が高く、面接や職務経歴書でその他の候補者と差をつけることが重要です。

今回は事務職に転職を希望している方に向けて、職務経歴書の書き方や自己PRの仕方を解説していきます。

自分のアピールポイントを整理するために、キャリアコンサルタントに相談するのもおすすめです。自分では気づかないような強みやスキルを、キャリアコンサルタントと話すことで整理できるかもしれません。

事務職の転職用職務経歴書はどう書く?

職務経歴書は自身の学歴等を記載する履歴書とは異なり、自身の職業経験やスキル、特技などを具体的に記載します。そのため自身が企業に対してどのような貢献ができるのかをアピールすることが重要です。

「これまでに自分がしてきた経験から、いかに自分が事務職に向いているか」「どうして事務職を希望しているのか」といった部分を詳しく記載する必要があります。

職務経歴書のテンプレート(フォーマット)

職務経歴書はインターネットからフォーマットをダウンロードし、パソコンで作成することが可能です。

職務経歴書フォーマット(見本)のダウンロードはこちら

もちろん、書店や文具店でも購入することができますが、手書きになってしまうため、職歴が多い方はパソコンで作成したほうがいいでしょう。

また企業によっては手書きを指定されることもあるかとは思いますが、今ではパソコンで職務経歴書を作成することがスタンダードとなっていますので、特に指定がない場合は転職エージェントに聞き、判断を仰ぐといいでしょう。

職務経歴書は企業によって書き方を変える

職務経歴書は自身の職歴やスキルを記したものとなりますが、各企業の求人に合わせて、強調したい部分や自己PRを変えて書くことが必要でしょう。

例えば、経理の仕事を担当しており、転職希望先も経理職であれば、自分が経験した経理業務の詳細を職務経歴書に記載し、自己PR正確な数字の分析や管理が得意といった内容の職務経歴書になるでしょう。

しかし、経理から事務職の転職となれば、求められるスキルが異なる部分がでてきます。これまでの経理能力のアピールも非常に大切ですが、求人によっては事務職でも書類の整理やお客様の一次対応など経理業務とは異なるスキルを求められます。求人内容を確認したうえで、そのポジションに求められるスキルに合わせて職務経歴書を作っていく必要性があります。詳細が書かれていない場合は転職エージェントに相談することで企業に合わせた職務経歴書を作るアドバイスをもらうことができます。

事務職転職希望の職務経歴書の例文(見本フォーマット)

職務要約

職務要約とは職歴をまとめたものや自己紹介も含めた紹介文のことをいいます。

採用担当者は、多くの職務経歴書に目を通しているため、内容がまとまっていないものは書類選考を通過しにくいでしょう。事務職転職希望のポイントとしては、事務職に活きる経歴があることを簡潔に示すことが重要です。

職務要約の例文

大学卒業後、株式会社○○に新卒で入社。総務人事部に3年間勤め、会議資料や議事録、社内報の作成のほか、備品管理やスケジュール管理など一般事務全般を経験しました。

資格

保有している資格はなるべく全て記載しましょう。特に事務職では下記の資格が事務職に活かせると言われています。取得している場合は記載するといいでしょう。

  • MOS (マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
  • 文書情報管理士
  • 秘書検定
  • TOEIC
  • 社会保険労務士
  • 司書
  • 簿記
  • 医療事務

資格の例文

  • 日商簿記2級(20xx年xx月)
  • 漢字検定2級(20xx年xx月)
  • TOEIC 750点(20xx年xx月)

職務経歴

職務経歴では担当していた業務内容を記載します。会社規模やこれまでの実績など数字を用いることで具体的に表すことができ、他の候補者との差別化をすることができます。

職務経歴の例文

■株式会社○○○○(20○○年4月~現在)
本社:東京
従業員数:約○○○○人

所属歴:総務人事部(約10人、○○○○年4月~現在)

担当業務

  • 電話応対
  • 来客応対
  • 会議資料や議事録、社内報の作成
  • スケジュール管理
  • 備品購入・管理
  • 勤怠管理
  • 社員研修サポート
  • 社内イベント企画・進行サポート

技能・特技

事務職に活かせるPCスキルはすべて記載するとともに、実際にどのように活用してきたかを具体的に述べましょう。

技能・特技の例文

  • Excel:入力・集計、表・グラフ、関数計算、ピボットテーブルを業務で使用
  • Word:文字入力、図表・グラフ挿入、校正機能を社内外資料や見積書、礼状作成などで使用
  • PowerPoint:文字入力、図版・マスタ作成を会議資料やプレゼン資料作成などで使用
  • Access:データベースの入力・修正

事務職の職務経歴書自己PRの例文

職務経歴書の自己PR欄は選考通過の大きな要素の一つです。具体的なポイントをしっかりと押さえることが必要です。

ポイント①:コミュニケーション能力

事務職というとサポート業務を思い浮かべてしまうため、コミュニケーション能力は必要ないと感じる方も多いかもしれませんが、事務職にも必須のスキルとなってきます。
特に以下のコミュニケーション能力が重要です。

  1. 聴く力
  2. 伝える力
  3. 人の気持ちを汲み取る力

事務職という立場であれば対面でのコミュニケーションだけでなく、メールでの連絡もより丁寧に行うことが大切です。相手のことをふまえた上でその場に応じた適切なコミュニケーションができるということをアピールしましょう。

ポイント②:事務スキルのアピール

一番アピールすべきポイントとなるのが、事務スキルです。

書類作成をミスなく行うことができるとかいった事務能力を最大限にアピールしましょう。また社内表彰等、受賞した経歴がある場合は記載しましょう。事務スキルといっても幅広く、企業側が求める事務スキルを提示することが重要です。ミスマッチが起きないように募集要項はしっかり確認し、記載しましょう。

事務職希望の自己PR例文

私はこれまでの事務職での経験を活かし、貴社の一般事務職で即戦力として活躍したいと考えております。前職では各部署の方と密なコミュニケーションを心がけ、メールだけではなく、対面や電話でもコミュニケーションをとることで業務を効率よく行いました。また営業サポート資料としてExcelを使用した表計算やグラフの作成などを行ってきましたので、PCスキルには自信があります。

事務未経験の場合は自己PRに何を書く?

事務未経験者の方の場合は、事務職経験者と比べるとハードルが高くなる求人もあるかもしれませんが、自己PRを行うことは可能です。事務職が未経験で選考に対して不安に思われる方は転職のプロである転職エージェントに相談しながら、職務経歴書の内容を考えるとよいでしょう。

前職が別職種でも事務職に活用できる例があれば記載

事務職が未経験でも事務職に活きるものであれば積極的に記載していきましょう。最初に志望動機を記載し、次に前職までのどんなスキルが事務職に通じることがあるのかをアピールすることが重要です。

事務職未経験者のの自己PR例文

前職はコーダーとしてWEBのコーディング業務を行っておりましたが、産休中を経て現在は育児もあるため、今回は事務職を希望いたしました。

前職の頃はPC業務がメインでしたのでPCを用いた事務作業には自信があります。また、コーダーという業種の性質上、いかにミスをせずに業務を行うかという点に心を砕いてまいりましたので、事務職でも同様に丁寧な仕事ができると考えています。
事務職の経験はありませんが、これまでのスキルを活かしつつ新しい業務に対応したいと思いますので、何卒よろしくお願いいたします。

事務職用の職務経歴書のポイント

事務職に転職したい場合、職務経歴書の作成において、どういった部分が大切なのでしょうか。
事務職の職務経歴書を作成するにあたり、押さえておくべきポイントは主に下記です。

  • 事務処理能力
  • PCスキル
  • 業務における成果
  • 文章作成能力
  • 各企業が求めている事務の理想像を掴む
  • 今までの職務経験の例を交えて具体的に解説
  • 転職や退職理由を適切に記載

事務処理能力

採用担当者がやはり一番注目しているのは、「事務処理能力があるかどうか」でしょう。
事務処理能力の中でも、特に書類作成や来客対応、スケジュール管理といった業務をスムーズにこなせるかが重要な要素になってきます。

PCスキル

事務職においてPCスキルは必要になるでしょう。Word、Excelは非常に良く使われるので、問題なく使いこなせるようであれば、具体的にどのようなことができるのかを職務経歴書に記載しましょう。またPowerPointでの資料作成の経験があれば記載するようにしましょう。

業務における成果

事務仕事は他の社員がメインの仕事に集中するために必要な仕事ですので、いわば「縁の下の力持ち」です。上司から言われたことだけやればいいというスタンスではなく、自分なりに業務を効率化した経験などがあれば記載することが大切でしょう。

文章作成能力

事務職でも外部とメールでのやり取りや書類作成が発生するため文章作成能力が求められます。どういった書類を作成してきたのか、送付状のフォーマットを作った、問合せメールの定型テンプレートを作ったということもアピールにつながります。

各企業が求めている事務の理想像を掴む

事務職でも、企業や業界、ポジションによって求められるスキルや仕事が異なります。数値入力などの事務処理を中心に行うのか、社員のモチベーション管理、経費削減も行う管理部門の能力も求められる事務職なのか、募集しているポジションの職務内容を把握することが重要です。

転職・退職理由を書く場合はポジティブに!

転職の際に気をつけなければいけないのが「転職理由」です。

もし退職理由を書く場合はポジティブなものを選び、「職場を変えて新たに挑戦したい」といった内容に言い換えることが好ましいでしょう。退職理由をあえて書くことでネガティブに捉えられる可能性もあります。転職エージェント経由で伝えてもらう、面接時に口頭で話すなど工夫するといいでしょう。

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