就職活動であっても転職活動の場合でも、書類選考を通ると、その後、面接へ進む流れが一般的です。面接への通過者には、本人宛に連絡が入り、企業と具体的な面接日の日程調整を行っていきます。面接についての連絡方法は担当者から直接電話が入ることもありますが、メールで連絡が来るケースも少なくありません。
基本的には定型的な項目に従って作成する書類の作成とは異なり、メールは人となりが出やすいものです。メールの書き方次第で企業からの印象は変わることもあります。そこで、面接の日程調整について応募先企業と直接メールをやり取りする際に問題のない回答と、好感をもってもらえるような返信方法のポイントについて詳しく紹介します。また、日程変更が必要となった場合にネガティブな印象を持たれないようにするメールの作り方についても併せて解説します。
メールで面接日程を確定させるまで
上記は例となります。応募者のほうから候補日を指定してほしいといわれるケースもあります。
選考で必要になるメール対応一覧
面接の日程調整メールの基本的なマナー
① 件名:Re:Re:面接日程のご連絡
② 〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
③ お世話になっております。
〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
この度は、面接の日程についてご連絡頂きありがとうございます。
必要書類を持参の上、④下記日時に貴社に伺わせて頂きます。
･〇月〇日(〇) 〇時～〇時
お忙しい中、面接日程をご調整頂き誠にありがとうございます。
⑤何卒宜しくお願い申し上げます。
⑥
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
---------------------------------------
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Point
いつでもいい場合であっても最低限、いくつかの日付の候補は出しましょう。出した上で、「貴社の都合のいい時間に伺います。」と判断をゆだねます。
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① 件名・メールタイトルの変更はしていないか
件名の変更は行わないようにしましょう。メールを受け取る企業は、メールでのやり取りが多く件名を変えてしまうと、かえって分かりづらくなることがあるためです。「要件」「名前」をメールのタイトル欄に入れ、誰からの何の用件であるかを分かりやすくしましょう。返信である表記の「RE」を残しておくのも、分かりやすくする配慮です。
② 宛先
宛先では、面接を受ける企業名や部署名、担当者名を書き、略さずに正式名称で明記することがポイントです。部署名や担当者名は、分からなければ「採用ご担当者様」と記載しておいて問題ありません。
③ 挨拶文
挨拶では、過去にやり取りがない初めてのメールであれば「お世話になります」という始まりにします。対して、以前にやり取りがあったなら「お世話になっております」という書き出しにしましょう。
④ 日程の確認
決定した日程について、互いの認識に齟齬がないかを確認します。「ご指定いただいた日時」など曖昧にするのではなく、しっかりと明記し行き違いを未然に防ぎましょう。
Web面接の場合のPoint
例)
〇時にお待ちしております
当日はよろしくお願いいたします
Web面接の場合は、「〇時に伺います」は使わず、上記例文のような言い回しで日程確認メールを送りましょう。
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⑤ 締め･結びの言葉
締めの部分には通常通り「何卒宜しくお願い申し上げます」という言葉を記して締めるとよいでしょう。
⑥ 連絡先などの著名
最後の署名は、メールの送信者情報を記載する箇所です。普段のビジネスメールを送る時の習慣で現在の会社名を入れないように注意して、自分の氏名と連絡先だけを記載します
その他NG行為をしていないか確認
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メール文面のNGチェック |
| ☐ |
文字の装飾はしていないか |
| ☐ |
正しい敬語を使用しているか |
| ☐ |
適度な改行等、見やすいレイアウトになっているか |
| ☐ |
現職のメールアドレスを使っていないか |
文字の装飾はしていないか
色文字や太文字などの装飾をするのは避けましょう。「ビジネスの場ではふさわしくない」と考える人が一定数はいるようです。また装飾は相手のPC環境によっては文字化けしてしまうなど、正しく反映されない可能性もあります。プレーンテキストでのメール作成を心がけましょう。
正しい敬語を使用しているか
「了解です」･「とりあえず」・「よろしかったでしょうか?」など、ビジネスの場で間違いとされている敬語を使用しないよう注意しましょう。
よくある敬語の間違い
| 間違い |
正しい |
| 行きます |
伺います |
| 見ました |
拝見しました |
| 了解です |
かしこまりました |
| とりあえず |
取り急ぎ |
| よろしかったでしょうか |
よろしいでしょうか |
適度な改行等、見やすいレイアウトになっているか
基本的にPCで確認することも多いので、適度に改行を入れるようにしましょう。意味のまとまりでは空白行を挟むなどすると、より読みやすいメールを作成できます。
現職のメールアドレスを使っていないか
現在働いている会社のメールアドレスを使用しないよう気を付けましょう。非常識な印象を与えるだけでなく、コンプライアンス意識も疑われてしまいます。
面接の日程調整のメール返信基本マナー
普段のビジネスメールにもマナーがあるように、面接における日程調整へのメール返信にもマナーは存在します。返信の時間帯や、メールの引用を削除するのかなど不安点を解消しておきましょう。
メールの返信は24時間以内が原則
企業からの日程調整メールには迅速に返信しましょう。可能であれば、メールを確認したらすぐに返すのが1番です。在職中の転職活動などで、仕事の調整に時間がかかっても、24時間以内に返信をしましょう。返信が遅いと面接の機会を逃すこともあり得ます。
面接日程確定のメールに返信しないとどうなる?
企業から日程調整について、確定のメールが来たら必ず返信しましょう。確認しているかどうかの判断がつかないと、企業側は日程を組むことができず、不信感につながります。返信が早ければ早いほど、印象も良くスムーズに面接を行えるため、企業にストレスをかけさせないことが重要です。返信がない場合はマナーや礼儀に欠けるといった印象を与え、選考にも影響してしまいます。
深夜、早朝の返信は避ける
メールは受信者がいつでも確認できるからといって、深夜や早朝の時間帯は避けましょう。在職中であっても、できる限り日中の時間帯に送ることを心がけて下さい。転職エージェントを利用しているなら、メールの送信時間はあまり気にする必要はありません。
本文を残しておく
返信メールを作成する際、多くの場合、企業から受信したメールの文面が引用されます。これまでのやり取りの内容をお互いに一目で確認するのに役立つためです。
どうしても返信ができない時は?
スケジュールの見込みが立たないなど、どうしても返信が遅れてしまう場合はその旨をできるだけ早く連絡し、回答の期限を決め日程も追って連絡することを伝えましょう。回答の期限を伝えておくことは、他の業務でも忙しくしている中で日程調整をしてくれる採用担当者への配慮です。
面接日程の連絡をしたらその時間は確保しておく
加えて、面接日の日程を連絡する際には、確実に時間を確保しておくことが重要です。あとになって日程の変更をお願いするようなことは避ける必要があります。希望する面接の前後にミーティングなどを入れないようにスケジュール調整が大切です。スケジュールの確保が難しいのであれば、半休などを取っておくと安心できます。
面接日程調整メール例文
状況によって内容が変わる本文の要件について、5つのケースに分けて例文を紹介します。いずれのケースでも面接日程についての内容に入る前に「このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、誠にありがとうございます」のように、連絡へのお礼を一言添えるようにしましょう。
企業側から面接日程の指定がなく自分から希望日を提示する場合の例文
件名:Re:Re:面接日程のご連絡
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
お世話になっております。
〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
この度は、面接の日程についてご連絡頂きありがとうございます。
希望日時は以下になります。日程のご調整の程、何卒宜しくお願い致します。
第一希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
第二希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
第三希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
上記日程でご検討の程お願い致します。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。
---------------------------------------
名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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このケースでは「以下に面接の希望日時を記載いたします」と書き、1つの日程案ごとに改行して3案以上を記したあとに「上記日程の中からご調整いただけますと幸いです。ご調整が難しい場合には、可能な限り対応させていただきますのでお申し付けください」などと書きます。日程案は時間に指定がある場合には「〇月〇日（〇）〇：〇〇～〇：〇〇」や「〇月〇日（〇）〇：〇〇以降」のように書きましょう。一方、時間の指定はなく1日いつでも対応できるのであれば「〇月〇日（〇）終日」と記載します。
Point
- 希望日時は複数候補を用意する
- 提示された日程が都合の悪い場合は希望日をこちらから伝える
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企業から日程の提示があり確定の返信をする場合の例文
件名:Re:Re:面接日程のご連絡
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
お世話になっております。
〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
この度は、面接の日程についてご連絡頂きありがとうございます。
必要書類を持参の上、下記日時に貴社へ伺わせて頂きます。
･〇月〇日(〇) 〇時～〇時
お忙しい中、面接日程をご調整頂き誠にありがとうございます。
何卒宜しくお願い申し上げます。
---------------------------------------
名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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提示した案が1つで、その日程でも対応できる場合には「それでは、ご指定いただきました下記の日程にて〇〇様宛で貴社にお伺いいたします」と書きます。加えて、確認のため、改行したあとに指定された日程をあらためて記載しておきましょう。「日時：〇月〇日〇：〇〇～場所：〇〇本社ビル〇階」と記した後は再び改行し「お忙しい中、面接のお時間をいただきましてありがとうございます。当日は何卒よろしくお願い申し上げます」などのように締めます。提示された日程が複数あったときは「ご提示いただきました日程のうち、下記日程でお伺いさせていただけますでしょうか」と記載してから、希望の日程を記しましょう。
Point
- 日程確定についてお礼を述べる
- 齟齬(そご)がないように、確定した面接日時を曜日まで記載する
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候補日の都合が悪くなり、再度自分から候補日を提示する場合の例文
件名:Re:Re:面接日程のご連絡
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
お世話になっております。
〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
この度は、面接の日程についてご連絡頂きありがとうございます。
ご指定頂きました日時についてですが、出張の予定が入ってしまいお伺いすることができなくなってしまいました。
日程調整をして頂いたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで大変恐縮ではありますが、以下の日程で再度ご調整の方ご検討頂けないでしょうか?
第一希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
第二希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
第三希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
お手数をお掛けして大変申し訳ございません。
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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「大変勝手なお願いで恐縮なのですが、現職の都合上、調整が難しいため、下記の日程で調整いただくことは可能でしょうか」といった断りとお願いの言葉を入れるとよいでしょう。そのあとは改行のうえ、対応可能な日程を3案以上提示します。そして、再度改行してから「お手数をお掛けして申し訳ございません。お忙しいなか恐れ入りますが、ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます」と丁寧にお願いして締めましょう。
Point
- なぜ伺えなくなったかを端的に伝える
- 再度調整しなくて済むように、提示する日時は幅を持たせる
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選考で必要になるメール対応一覧
履歴書送付のメール
件名:履歴書送付の件(フルネーム)
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
お世話になっております。
〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
先日ご連絡頂きました、履歴書を送付致します。
添付ファイルには念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りいたしますので、ご確認の程お願い致します。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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パスワードを送付する時のメール
件名:【パスワード】履歴書送付の件(フルネーム)
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
先ほど履歴書提出のメールを致しました〇〇 〇〇(本名フルネーム)です。
履歴書に設定しましたパスワードは下記の通りです。
パスワード:〇〇〇〇
お手数をおかけしますが、ご確認の程宜しくお願い致します。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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内定承諾する場合のメール例文
件名:内定承諾のご連絡(フルネーム)
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
大変お世話になっております。
〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をありがたくお受けさせて頂きたいと思い、返信致しました。
入社後は一日でも早く慣れ、貴社に貢献できるよう努力して参ります。
何卒宜しくお願い致します。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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内定を保留する場合のメール例文
件名:内定承諾に関してのご相談(フルネーム)
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
大変お世話になっております。
〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社より高く評価頂けましたこと、大変うれしく思っております。
すぐに内定承諾のご連絡をするべきところではございますが、〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか?
現在、他にも選考中の企業があり、そちらの選考が〇月〇日終了予定です。
貴社への入社を前向きに検討しておりますが、人生に関わる大きな決断となるため、しっかりと検討したのち判断させて頂きたいと考えております。
厚かましいお願いではございますが、ご理解いただけますと幸いです。
何卒宜しくお願い申し上げます。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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持ち物の確認
件名:面接当日の持ち物確認について(フルネーム)
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
大変お世話になっております。
〇月〇日(〇) 〇時～より面接のお時間を頂いております、〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
面接当日の持ち物についてご確認させて頂きたくメール致しました。
持参すべきものは下記の通りでよろしいでしょうか?
他にもございましたらご指示頂ければと存じます。
･履歴書
･職務経歴書
･筆記用具
何卒宜しくお願い申し上げます。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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面接後のお礼メール
件名:【面接の御礼】〇月〇日(フルネーム)
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
お世話になっております。
私、本日○時に面接頂きました、〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
本日(または先日)はご多忙の中、面接のお時間を頂き誠にありがとうございます。
○○様からお話を伺う中で、貴社の取り組んでいるプロジェクトへの理解が深まりました。その実現のため、身に付けていくべきスキルや今後のビジョンがより明確になり、一層の志望意欲が高まりました。
それと同時に私の○○という経験は貴社の◇◇といった方針とマッチすると確信しております。
取り急ぎ、お礼を申し上げたくご連絡させて頂きました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
本日は、誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社の益々の発展をお祈りしています。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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【一覧】その他シチュエーション別のメール例文
企業から提示された日程が合わなかった場合のメール対応
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
お世話になっております。
日程をご提示頂き誠にありがとうございました。
大変恐縮なのですが、頂いた日程の中では調整ができかねるため、今回改めてメール致しました。
私事で恐縮ではあるのですが、下記日程の中で面接をして頂けないでしょうか。
以下の日程で再度ご調整の方ご検討頂けないでしょうか?
第一希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
第二希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
第三希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時(〇時に面接終了を希望)
※もしweb面接の場合は〇時～〇時まで可能です
お忙しい中とは思いますが、
何卒ご検討のほど宜しくお願い致します。
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企業から連絡が来ない時の催促メール
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
お世話になっております。
先日、貴社へ応募した○○と申します。
面接日程の決定がいつ頃になるかを確認したくご連絡致しました。
面接日時や面接場所につきまして、こちらで確認できておりません。
いつ頃の決定になる見込みでしょうか?催促のようなメールで失礼致します。
ご多忙とは思いますが、ご連絡頂けますと幸いです。
何卒宜しくお願い致します。
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面接(選考)辞退の連絡メール
〇〇株式会社
人事部〇〇 〇〇様(フルネーム)
お忙しい中、失礼致します。
○月○日○時より面接のお時間を頂戴しております、〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
誠に申し訳ございませんが、
一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。
メールでのご連絡になりましたことを
重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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面接結果を問い合わせるメール
〇〇株式会社人事部□□様
お世話になっております。
○月○日に面接をして頂きました〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
先日はお忙しい中、面接のお時間を賜りまして誠にありがとうございました。
恐れ入りますが、
面接の結果につきまして、いつ頃ご連絡を頂けるか、
お教え頂くことは可能でしょうか。
本来ならば面接時に確認すべきところを、
私の不注意でこのようなご連絡を差し上げることとなり
誠に申し訳ございません。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご教示頂けますと幸いです。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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求人に応募する時のメール
〇〇株式会社人事部□□様
初めてご連絡させて頂きます。
〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
〇〇(メディア名)にて貴社の求人を拝見し、
私のこれまでの経験が活かせると考え、
このたび応募させて頂きました。
お忙しい中とは存じますが、
ぜひ一度、面接の機会を頂きたく存じます。
何卒宜しくお願い申し上げます
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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メールの再送リクエスト
〇〇株式会社人事部□□様
お世話になっております。 先日、面接日のご連絡を頂きました〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
実は、先日お送り頂いた面接日程のメールを誤って削除してしまいました。
大変恐縮ですが、当該のメールをもう一度お送り頂けませんでしょうか。
お手数をおかけして誠に申し訳ございません。
何卒宜しくお願い申し上げます。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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面接当日の遅刻を伝えるメール
〇〇株式会社人事部□□様
お世話になっております。
本日○時より面接のお時間を頂戴しております、〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
誠に申し訳ありませんが、
〇〇〇〇のために本日の面接開始時刻に伺うことが難しく、
〇分程度の遅刻が見込まれます。
メールでのご連絡になってしまい大変申し訳ございません。
大変恐縮なのですが、もしご都合がよろしければそのまま面接をして頂くこと可能でしょうか。
もしくはそれが難しい場合、日を改め再度面接して頂けないでしょうか。
面接をして頂く機会を頂いたにも関わらず、
このような事態になり大変申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒宜しくお願い致します。
---------------------------------------
名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
---------------------------------------
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当日キャンセルのメール
〇〇株式会社人事部□□様
おお世話になっております。
本日○時より面接のお時間を頂戴しております、〇〇 〇〇(本名フルネーム)と申します。
誠に申し訳ありませんが、
〇〇〇のために本日の面接に伺うことが難しい状況です。
貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。
大変お手数をおかけしますが、面接日程の変更をして頂くことは可能でしょうか。
ご検討のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
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名前:
住所:
メールアドレス:
携帯番号:
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通常であれば二度手間をかけるお願いを申し出ることは避けなければいけません。しかし、並々ならぬ事情により一度確定させた面接日程をキャンセルし、別の日時に変更してもらう場合もあります。そのようなときには、最初に書く自分の氏名を名乗る一文に、いつの面接を約束しているのかを併せて明記しておくと親切です。
面接・選考をキャンセルする場合の注意点
面接のキャンセルは、どんな理由があるにしろ企業側に迷惑をかけてしまう行為だということを認識しておきましょう。志望意欲が低いとみなされるおそれも出てきます。採用担当者の時間と労力の損失を最小限度にするために、すみやかに連絡を入れるのが社会人に欠かせないマナーです。
面接をキャンセルした採用担当者とビジネスの現場で一緒に仕事をする機会が巡ってくる可能性も十分あるため、できるかぎり印象を挽回しておきましょう。面接の日時が確定した直後であればまずメールをして、返信がない場合は電話をします。メールに「お電話でも改めてお伝えさせて頂きます」と一言入れるだけで、印象が変わります。
面接まで1週間以内という時期ならば、すみやかに電話をしたあとに確認のメールもしておきましょう。低姿勢を心がけ、申し訳ないという気持ちを誠実に伝えることが大切です。避けなければならないのが連絡なしの無断キャンセルです。ただちに社会人失格とみなされかねず、それがほかの企業に伝わる可能性も皆無ではありません。
注意点
面接の当日キャンセルや遅刻をする場合は、メール対応だけで済ませるのではなく、必ず電話でも連絡するようにしましょう。
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面接後の御礼メールに関して
面接の御礼メールに返信があったら、さらに返信すべき？
面接のお礼メールに返信があったら、すみやかに返信するのが基本です。先方のメールでやり取りを終わらせるのは避けましょう。採用担当者は非常に多忙なことが多いため、返信するとしても要点を押さえた短い文面にすることが大切です。
メールに「返信は不要です」と一言そえることで、先方からの連絡を避けることもできます。しかし、メールを受け取ったことを知らせるためにわざわざ返信をしてくれる採用担当者もいます。このような場合は、時間を割いてくれた採用担当者に感謝の思いが伝わるような内容のメールにするよう心がけましょう。
面接のお礼メールをしたいが担当者名を忘れてしまった場合は？
面接のお礼メールの宛先には、会社名と担当者名を記載するのがマナーです。担当者名が不明の場合は「採用ご担当者様」と書けば問題ありません。担当者の名前を覚えていないのは比較的良くあることです。わざわざ調べて名前を書く必要はないでしょう。SNSなどで個人的な情報を調べられることを不快に感じる採用担当者も少なくありません。
面接を行う担当者の名前をあらかじめ通知してくる企業もあります。しかし、当日面接官が変更になったり別の面接官が加わったりするケースは決して珍しくありません。担当者の名前を間違えてしまうことのほうが印象を悪くしてしまうおそれがあります。転職エージェントを利用しているのであれば「面接のお礼がしたい」と相談してみるのも良い方法です。
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