面接日程調整メールの書き方と返信マナー

履歴書を送る際の添え状・送付状の書き方

就職活動であっても転職活動の場合でも、書類選考を通ると、その後、面接へ進む流れが一般的です。面接への通過者には、本人宛に連絡が入り、企業と具体的な面接日の日程調整を行っていきます。面接についての連絡方法は担当者から直接電話が入ることもありますが、メールで連絡が来るケースも少なくありません。

基本的には定型的な項目に従って作成する書類の作成とは異なり、メールは人となりが出やすいものです。メールの書き方次第で企業からの印象は変わることもあります。そこで、面接の日程調整について応募先企業と直接メールをやり取りする際に問題のない回答と、好感をもってもらえるような返信方法のポイントについて詳しく紹介します。また、日程変更が必要となった場合にネガティブな印象を持たれないようにするメールの作り方についても併せて解説します。

面接の日程調整メールの基本的なマナー

面接の日程調整の連絡はなるべく早く

面接の連絡がきたら、日程調整は早めに対応するのが基本のマナーです。可能であるならば、メールを確認したらすぐに返すことが1番良い対応となります。ただし、面接は平日に設定されることが多いものです。在職中に転職活動をしている場合、現職の仕事のスケジュールの確認をしたり調整をしたりしてからではないと、正式な回答を出せないこともあるでしょう。そのような場合には即返信というわけにはいきませんが、遅くても24時間以内にはメールを返すようにしておきます。迅速に対応することで入社への熱意を見せるためです。多くの場合、書類選考だけで1人に絞られることはなく、複数の人が面接へと進みます。先に選考を進めているほかの採用候補者に決まり選考が閉じてしまう可能性もあるため、面接の機会を逃さないようにするためにも迅速な返信で熱意を示しておくことは重要です。

どうしてもすぐに返信ができないときでも、せめて反応だけはすぐに行っておくようにしましょう。面接の連絡に対するお礼とメールを確認したことを記載したうえで、日程についてはあらためて連絡する旨を伝えておきます。さらに、日程について、いつまでに返事をするかを具体的に明記しておくことも必要です。回答の期限を伝えておくことは、ほかの業務でも忙しくしているなかで日程調整をしてくれる採用担当者への配慮となります。

さらに、メールを送る時間帯についても気をつけなければいけません。電話と違い、メールは受けた人が好きな時間に内容を確認することができます。そのため、時間帯を気にしないでいつ送ってもよいと考える人もいることでしょう。在職中だと、仕事が終わったあとの夜遅い時間のほうがメールを送りやすいこともあるものです。転職エージェントを利用している場合なら、夜遅い時間に返信をしても問題ありませんが、応募先企業に直接返信する場合には深夜に送ることは避けなければいけません。遅い時間帯にメールを送る人は生活リズムが不規則な人と思われ、だらしない印象を与えてしまう可能性があるからです。印象を悪くしないためには、日中に返信しておきたいところ。仕事中ではなく、休み時間となるランチタイムなどを利用してメールを送っておくとよいでしょう。

面接日程の連絡をしたらその時間は確保しておく

加えて、面接日の日程を連絡する際には、確実に時間を確保しておくことが重要です。あとになって日程の変更をお願いするようなことは避ける必要があります。希望する面接の前後にミーティングなどを入れないようにスケジュール調整が大切です。スケジュールの確保が難しいのであれば、半休などを取っておくと安心できます。

面接の日程調整メールの作り方

タイトル

基本的にはタイトルは変更しない

面接の日程についてのメールの作り方でまず重要となるのが、受信した際に最初に目にするタイトルです。採用担当者は日々たくさんのメールを受け取っている可能性があるため、面接の日程を決める重要なメールであることを見てすぐに判断してもらえるようなタイトルにしておくことが重要となります。採用担当者が一目で内容がわかるタイトルにするためには、もともと送られてきたときのタイトルを変更せずにそのままで送り返すことが方法です。さらに、丁寧な印象を与えたいのであれば、タイトルの最後に括弧書きで自分の氏名を加えることも手段となります。採用担当者が複数の候補者に同じタイトルでメールを送っている場合に、誰からの返信であるのかをすぐに判断してもらいやすくなるからです。

当日の予定変更はメールだけではなく電話もする

タイトルを変更しないことは基本ですが、当日欠席しなければならなくなったというような特例のケースに限っては直すことも必要です。面接日程の連絡として送られてきたもともとのタイトルのままだと、緊急の連絡であることに気付いてもらえない可能性があります。また、当日に予定が変わる場合、メールだけで連絡するのは不十分です。ほかの業務のために席を外していて、予定の面接時間までメールを確認しないこともありえます。確実に欠席の連絡をするためには、メールだけではなく電話も重ねて行っておくことが社会人としての基本のマナーです。

本文

次に、本文は大きく分けて、宛先、挨拶、要件、締め、署名の5つの構成で作ります。

宛先

宛先では、面接を受ける企業名や部署名、担当者名を書き、略さずに正式名称で明記することがポイントです。部署名や担当者名は、わからなければ「採用ご担当者様」と記載しておいて問題ありません。

挨拶

挨拶では、過去にやり取りがない初めてのメールであれば「お世話になります」という始まりにします。対して、以前にやり取りがあったなら「お世話になっております」という書き出しにしましょう。

要件

要件では、改行を上手に使うことが見やすいメールにするポイントです。最も伝えたい内容である面接の日時については、わかりやすいように改行を使って記載します。

締め

締めの部分には通常通り「何卒宜しくお願い致します」という言葉を記して締めるとよいでしょう。

署名

最後の署名は、メールの送信者情報を記載する箇所です。普段のビジネスメールを送るときの習慣で今の会社名を入れないように注意して、自分の氏名と連絡先だけを記載します。

面接日程調整メール例文

状況によって内容が変わる本文の要件について、5つのケースに分けて例文を紹介します。いずれのケースでも面接日程についての内容に入る前に「このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、誠にありがとうございます」のように、連絡へのお礼を一言添えるようにしましょう。

企業側から面接日程の指定がなく自分から希望日を提示する場合の例文

このケースでは「以下に面接の希望日時を記載いたします」と書き、1つの日程案ごとに改行して3案以上を記したあとに「上記日程の中からご調整いただけますと幸いです。ご調整が難しい場合には、可能な限り対応させていただきますのでお申し付けください」などと書きます。日程案は時間に指定がある場合には「〇月〇日(〇)〇:〇〇~〇:〇〇」や「〇月〇日(〇)〇:〇〇以降」のように書きましょう。一方、時間の指定はなく1日いつでも対応できるのであれば「〇月〇日(〇)終日」と記載します。

企業側から打診してきた面接日程について返信する場合の例文

提示した案が1つで、その日程でも対応できる場合には「それでは、ご指定いただきました下記の日程にて〇〇様宛で貴社にお伺いいたします」と書きます。加えて、確認のため、改行したあとに指定された日程をあらためて記載しておきましょう。「日時:〇月〇日〇:〇〇~場所:〇〇本社ビル〇階」と記した後は再び改行し「お忙しい中、面接のお時間をいただきましてありがとうございます。当日は何卒よろしくお願い申し上げます」などのように締めます。提示された日程が複数あったときは「ご提示いただきました日程のうち、下記日程でお伺いさせていただけますでしょうか」と記載してから、希望の日程を記しましょう。

企業側から打診された面接日では都合が合わなかった場合の例文

「大変勝手なお願いで恐縮なのですが、現職の都合上、調整が難しいため、下記の日程で調整いただくことは可能でしょうか」といった断りとお願いの言葉を入れるとよいでしょう。そのあとは改行のうえ、対応可能な日程を3案以上提示します。そして、再度改行してから「お手数をお掛けして申し訳ございません。お忙しいなか恐れ入りますが、ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます」と丁寧にお願いして締めましょう。

確定した面接日程をキャンセルし、別の日程にする場合の例文

通常であれば二度手間をかけるお願いを申し出ることは避けなければいけません。しかし、並々ならぬ事情により一度確定させた面接日程をキャンセルし、別の日時に変更してもらう場合もあります。そのようなときには、最初に書く自分の氏名を名乗る一文に、いつの面接を約束しているのかを併せて明記しておくと親切です。「〇月〇日(〇)〇時〇分より面接のお約束をしておりました〇〇〇〇(氏名)です」が書き方の一例です。続けて「大変勝手なお願いで恐縮なのですが、諸事情により、お約束していた日程で貴社へお伺いすることが難しくなりました。もし可能でしたら、以下の日程のなかで再度調整をご検討いただけますでしょうか」とお伺いをたてて具体的な日程案を提示します。そして、最後には「お忙しいなか、お手数をお掛けして申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます」などと締めましょう。

面接に際して質問がある場合の例文

面接当日について確認しておきたいことがあれば、面接の日程調整の連絡を受けたあとにメールで質問しても構いません。持ち物や面接場所などについて疑問点があれば、当日に慌てないためにも、きちんと事前に確認しておくことは大切です。ただし、選考に関わる疑問についてはストレートに聞くことを避けたほうがいい場合もあります。質問をする際には最初に「面接について1つお尋ねしたいことがあります」と前置きしたあとで本題に入りますが、たとえば筆記試験があるのかを確認しておきたい場合に「筆記試験も行いますか」と聞くのは適しません。「面接の際には、筆記用具も持参したほうがよろしいでしょうか。面接の際に適性試験も行う企業があるようですので、確認させていただきました」といったように遠回しに尋ねてみるとよいでしょう。

面接日程を送る際の注意点

件名を無理に変更はしない

ビジネスメールでは、ひとつの案件については返信機能でメールを返すのが基本です。件名の「Re:」を消したり変更したりする必要はありません。メールの本文に以前のやり取りが残りますが、これもそのままにしておきましょう。これまでの経緯がわかりやすくなるためです。良かれと思って件名に【重要】などと書いてしまうと、面接担当者によってはメールを見失ってしまうおそれがあります。やり取りが長くなった場合には、メールが重くなることを避けるために要点だけ引用する方法も良く使われています。別件でメールをする場合は新規に作成します。ひとつのメールに複数の内容を盛り込むのはできるだけ避けたほうがベターです。

文字の装飾などはしない

個人メールでは太文字や罫線・色文字など文字に装飾を施すことも多いかもしれません。しかし、過度の装飾はビジネスメールにはふさわしくないでしょう。場合によっては文字化けしてしまう可能性もあります。要点を押さえたシンプルなメールを心がけましょう。

敬語を正しく使えているか

基本的なことですが、メールで敬語が正しく使えないと採用担当者を不安にさせてしまいます。敬語を使うシーンは社内だけではありません。顧客に対して敬語が使えない社員がいると社内イメージを損なうおそれが出てきます。「了解しました」という表現を使う人も少なくありませんが、ビジネスシーンでは「かしこまりました」や「承知しました」が目上の人に対する正しい敬語になります。

改行を使いレイアウトを意識する

スマートフォンを使い慣れていると、メールでこまめに改行せずに文字を打ち込んでしまいがちです。採用担当者はメールをパソコンで開くことが多いので、適度に改行してレイアウトを整えるよう意識しましょう。会社のメールアドレスを使わないという点にも注意が必要です。公私混同する人だと思われるのは得策ではありません。現在の会社にメールの内容がもれてしまうおそれもあります。新しくフリーメールのアドレスを確保しておくのが無難でしょう。

面接に関するメールサンプル文

転職活動中は企業の採用担当者とメールでやり取りする機会が増えます。ビジネスメールには定型文やマナーがあり、これが守られていないと採用担当者に悪い印象を与えかねません。状況ごとのサンプルを確認しておきましょう。

1.面接後のお礼メール

○○株式会社人事部□□様

お世話になっております。
本日○時より面接をして頂きました山田太郎と申します。

本日はご多忙のなか、
面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。

面接の際に□□様のお話を伺い、
貴社で仕事をしたいという気持ちがいっそう強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくメールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら貴社の益々のご発展とご多幸をお祈り申し上げます。
---------------------
氏名:ロバート 太郎
住所:都道府県名から建物名・部屋番号まで
電話番号:xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxx@yyy.com
----------------------

2.面接(選考)辞退の連絡メール

○○株式会社人事部□□様

お忙しいなか失礼いたします。
○月○日○時より面接のお時間を頂戴しております、山田太郎と申します。

誠に申し訳ございませんが、
一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

メールでのご連絡になりましたことを
重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

3. 面接結果を問い合わせるメール

○○株式会社人事部□□様

お世話になっております。
○月○日に面接をして頂きました山田太郎と申します。
先日はお忙しいなか、面接のお時間を賜りまして誠にありがとうございました。

恐れ入りますが、
面接の結果につきまして、いつ頃ご連絡を頂けるか、
お教え頂くことは可能でしょうか。

本来ならば面接時に確認すべきところを、
私の不注意でこのようなご連絡を差し上げることとなり
誠に申し訳ございません。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご教示頂けますと幸いです。

4. 面接に応募するときのメール

○○株式会社人事部□□様

初めてご連絡させて頂きます。山田太郎と申します。

〇〇(メディア名)にて貴社の求人を拝見し、
私のこれまでの経験が活かせると考え、
このたび応募させて頂きました。

お忙しいなかとは存じますが、
ぜひ一度、面接の機会を頂きたく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

5. メールの再送リクエスト

○○株式会社人事部□□様

お世話になっております。 先日、面接日のご連絡を頂きました山田太郎と申します。

実は、先日お送り頂いた面接日程のメールを誤って削除してしまいました。
大変恐縮ですが、当該のメールをもう一度お送り頂けませんでしょうか。

お手数をおかけして誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

6.当日キャンセルのメール

○○株式会社人事部□□様

お世話になっております。
本日○時より面接のお時間を頂戴しております、山田太郎と申します。

誠に申し訳ありませんが、
○○○のために本日の面接に伺うことが難しい状況です。

貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。

大変お手数をおかけしますが、面接日程の変更をして頂くことは可能でしょうか。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

面接・選考をキャンセルする場合の注意点

面接のキャンセルは、どんな理由があるにしろ企業側に迷惑をかけてしまう行為だということを認識しておきましょう。志望意欲が低いとみなされるおそれも出てきます。採用担当者の時間と労力の損失を最小限度にするために、すみやかに連絡を入れるのが社会人に欠かせないマナーです。

面接をキャンセルした採用担当者とビジネスの現場で一緒に仕事をする機会が巡ってくる可能性も十分あるため、できるかぎり印象を挽回しておきましょう。面接の日時が確定した直後であればまずメールをして、返信がない場合は電話をします。メールに「お電話でも改めてお伝えさせて頂きます」と一言入れるだけで、印象が変わります。

面接まで1週間以内という時期ならば、すみやかに電話をしたあとに確認のメールもしておきましょう。低姿勢を心がけ、申し訳ないという気持ちを誠実に伝えることが大切です。避けなければならないのが連絡なしの無断キャンセルです。ただちに社会人失格とみなされかねず、それがほかの企業に伝わる可能性も皆無ではありません。

面接後の御礼メールに関して

面接の御礼メールに返信があった、さらに返信すべき?

面接のお礼メールに返信があったら、すみやかに返信するのが基本です。先方のメールでやり取りを終わらせるのは避けましょう。採用担当者は非常に多忙なことが多いため、返信するとしても要点を押さえた短い文面にすることが大切です。

メールに「返信は不要です」と一言そえることで、先方からの連絡を避けることもできます。しかし、メールを受け取ったことを知らせるためにわざわざ返信をしてくれる採用担当者もいます。このような場合は、時間を割いてくれた採用担当者に感謝の思いが伝わるような内容のメールにするよう心がけましょう。

面接のお礼メールをしたいが担当者名を忘れてしまった場合は?

面接のお礼メールの宛先には、会社名と担当者名を記載するのがマナーです。担当者名が不明の場合は「採用ご担当者様」と書けば問題ありません。担当者の名前を覚えていないのは比較的良くあることです。わざわざ調べて名前を書く必要はないでしょう。SNSなどで個人的な情報を調べられることを不快に感じる採用担当者も少なくありません。

面接を行う担当者の名前をあらかじめ通知してくる企業もあります。しかし、当日面接官が変更になったり別の面接官が加わったりするケースは決して珍しくありません。担当者の名前を間違えてしまうことのほうが印象を悪くしてしまうおそれがあります。転職エージェントを利用しているのであれば「面接のお礼がしたい」と相談してみるのも良い方法です。

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