履歴書在中の封筒の書き方と郵送や手渡し時のマナーを解説

転職活動の基本として、履歴書の作成が重要なのは言うまでもないでしょう。履歴書の内容次第で面接に呼ばれるかどうかが変わってくるため、文章はもちろん、書類としての体裁も強く意識したいところです。

そして多くの転職希望者が見逃しがちなポイントが「封筒」です。最近ではメールで送ることも増えていますが、履歴書を郵送で受けつけるという企業ももちろんあります。メールで履歴書を送る場合、メールのタイトルや文章をはじめに目にするのと同様、郵送で送る場合、企業が真っ先に見るのは封筒なので、社会人としてのマナーを守りながら、手を抜かないようにしたいところです。

履歴書の封筒の書き方、入れ方、渡し方には注意すべきポイントが多くあります。履歴書を書き終えても気を抜かず、履歴書の封筒作成も余念なく行いましょう。今回は封筒についてのマナーや決まり事を徹底解説します。履歴書を書き終えたという方はぜひ参考にしてみてください。

【作成例】履歴書の封筒の書き方と ポイント

表面の項目別にみる書き方

【Point】

• 郵便番号
• 宛先住所
• 会社名
• 宛名：「様」「殿」「御中」の使い方
• 「履歴書在中」「応募書類在中」を記載

郵便番号

郵便番号は必ず正しい番号を記載しましょう。郵便マークや記入枠をわざわざ書く必要はありません。間違ってしまうと誤配や、配達が遅れて提出期限に間に合わないことも考えられます。

宛先住所

住所はきちんと確認して誤りのないように記載します。政令指定都市の場合「区」から書く人もいますが、正式な住所を書きます。数字は漢数字を使用して、「丁目」「番」「号」「建物名」も省略してはいけません。

会社名

封筒の会社名は省略せず、正式名称で書くようにしましょう。「株式会社」や「有限会社」の記載を省いたり、（株）と略してはいけません。また「株式会社」が会社名の前についている会社と後ろについている会社があるので間違えないようにしっかり確認しておきましょう。また企業によっては会社の通称を正式名称だと思い込んでいるケースも珍しくありません。封筒を書く前には、念のため、ホームページなどで名称を確認しましょう。前株、後株もホームページを参照すれば間違うリスクが解消されます。

外資系企業だと部署名が日系企業とは異なる場合があるので念入りにチェックしてから書くようにしましょう。

中央に会社名と所属部署名を書き、改行して肩書と採用担当者の氏名を書きましょう。採用担当者の肩書が長い場合は、改行せずに所属部署名に続けて記入します。書く際のポイントは、住所よりも一段下げて大きめの文字で書くことです。

宛名：「様」「殿」「御中」の使い方

宛先を書くときは「御中」と「様」を併用しないこともポイントです。例えば「○○株式会社人事部御中　採用担当田中様」という使い方はしません。

応募書類在中・履歴書在中

履歴書の封筒では、「中に履歴書が入っています」と示さなければいけません。そこで、履歴書には宛先、差出人だけでなく「履歴書在中」「応募書類在中」という文言を添えましょう。履歴書用の封筒を購入すれば最初からプリントされていますが、そうでない場合は自分で書く必要があります。

自分で書く場合は赤色の油性ペン等で履歴書在中と書き、四角で囲みます。定規を使って丁寧に線を引きましょう。書く位置は封筒の左下です。

送付する書類が履歴書のみの場合は「履歴書在中」、履歴書以外の職務経歴書を一緒に送付するときは「応募書類在中」という使い分けをされることもありますが、そこまでこだわる必要はないです。

「履歴書在中」と書く理由

履歴書の封筒は、中に履歴書が入っていることを明示しておく必要があります。封筒には宛先や差出人だけでなく、「履歴書在中」あるいは「応募書類在中」という文言を添えましょう。

応募先企業に届いたとき、採用担当者以外の社員が受け取った場合でも、「履歴書在中」という記載があれば、人事部や採用担当者に届けるべき重要な書類であることがわかります。他の郵便物に紛れて届かない、あるいは届くのが遅れてしまうといった状況を回避するために必要な記載なのです。

職務経歴書を同封する場合

職務経歴書を同封する場合は「応募書類在中」と記載します。ちなみに職務経歴書に限らず、履歴書以外の書類を同封する場合は「応募書類在中」と書くのが一般的です。

「応募書類在中・履歴書在中」と封筒に書く時のポイント

裏面の項目別にみる書き方

【Point】

• 自分の住所・氏名・郵便番号
• 投函する日付
• 「〆」マークを記載

住所・氏名・郵便番号

封筒の左3分の１に表面同様省略せずに正確に記載します。住所より名前の最後の文字が少し下になるように書きます。

投函する日付

封筒の左上に記載します。西暦と和暦のどちらでも問題ありませんが、履歴書で使用したものに統一するようにしましょう。

「〆」マークを記載

封筒をしっかりと糊付けして「〆」字で封印します。「×」印ではないので注意しましょう。「〆」の代わりに割印を使うこともあります。

履歴書の封筒作成の手順

Step1.封筒を用意する

Ａ４の書類がそのまま入る大きさにしましょう。三つ折りにしないと入らないサイズは履歴書を入れる封筒として適していません。折り目があると履歴書が見えにくくなり、あまり良い印象を持たれません。

封筒の種類

一般的に、転職の応募には和封筒を使います。和封筒は、一枚の紙を筒状に貼り合わせて平らにした袋状の封筒です。洋封筒を使うケースは稀ですが、外資系の求人などでは洋封筒が指定される場合もあります。

洋封筒は紙の四方の隅を中央でつなげたもので、欧米などで広く用いられています。また、両者には書き方に違いがあるため注意が必要です。和封筒の場合は表面と裏面に必要事項を書いていきます。一方、洋封筒を使うときは、切手は右上に貼って横書きにするのが基本です。まず住所を表面の上のほうに記入し、続けて中央付近に会社名や所属部署名、氏名を書きましょう。裏面に関しては、中央より下側のスペースに住所と氏名を書き、日付を住所の左上に記入して提出します。

封筒の色

履歴書を入れる封筒の色は、相手にフォーマルなイメージを与える白が一般的です。白い封筒が手元になければ、茶色の封筒でも問題ありません。

装飾や絵柄などが入っていない、無地のシンプルな封筒を使います。適当な封筒が手元になく購入する際、確認できるのであれば中に入れる履歴書が透けないように厚手でしっかりしたものを選ぶとよいでしょう。履歴書には、大切な個人情報がたくさん記載されているため、自分の住所や顔が第三者にもわかってしまうことは避けたいところです。また透けてしまうほど薄い封筒で送ると、相手にも見た目が悪く、どこか安っぽい印象を与えてしまうため気を付けましょう。

Step2.封筒へ履歴書を入れる

履歴書が複数ある場合の順番

封筒に入れる書類が複数ある場合には順番にも気をつけましょう。送付状を一番上に持ってくるようにし、以下、履歴書、職務経歴書、その他の書類に重ねておくのがルールです。ただし、封筒の表裏を間違っていると順番がすべて逆になってしまいます。封入前には表裏を確認しておくようにしましょう。

A4用の透明のクリアファイルに書類をいれる

クリアファイルは大切な履歴書が郵送の途中で汚損しないためのものです。

履歴書は郵送中にこすれて、インクが汚れてしまう可能性があります。またいくら丁寧に入れたとしても、配達中の扱いによっては水に濡れたり折れ曲がったりすることもあり得ます。郵送の前というより、書類が仕上がったらすぐにクリアファイルに入れておくことが望ましでしょう。

クリアファイルは無地で透明のものを使うのがマナーです。キャラクターものや別企業からのノベルティは当然ですが避けましょう。

ホッチキスで止めない

会社では、履歴書が届くと書類を点検し、必要枚数のコピーを作成します。この時に針を外すという手間が生まれるため、ホッチキスは使用しないのがマナーです。ホッチキスの代わりに、クリップで左上を止めましょう。

封筒に入れるときの履歴書の向き

履歴書を封筒に入れるときは、上下の向きや裏表が逆になってしまわないように十分気をつけましょう。上下の向きは気をつけていれば防げますが、ミスしがちなのは履歴書の裏表です。

履歴書は二つ折りのうち顔写真の貼ってある面が表なので、そちらが上になるようにして入れます。封筒の宛先の住所を書く面と、履歴書の顔写真が貼ってある表側の向きがそろうようにしましょう。受け取る採用担当者目線で考えると、取り出した際に中身の表がすぐに見えて、何の書類なのかを素早く判断できるとありがたいものです。

先方が取り出した際に、誰のものなのかすぐ見分けがつくようにという点も考慮して、履歴書の顔写真の貼ってある側を表にして入れるのがポイントです。

Step3.履歴書を封筒に入れる前の最終確認

書類を入れたら糊付けし、〆字で封印します。理由は、部外者に中を見られたり、改ざんや抜き取りをされる恐れがあるためです。

封をする前に、最終確認をしましょう

封筒に履歴書を入れる前に、もう一度記載内容を確認しておきましょう。

その他履歴書に封をする前に見ておきたいポイント

誤字脱字の確認

もしも文章に誤字脱字があっても、書いた直後には気づきにくいものです。ある程度時間が経過し、ほどよく内容を忘れてから読み返すと誤字脱字を発見できます。もしも社名や担当者氏名などを間違えていれば、致命的なミスになりかねないので、推敲には時間をかけましょう。

履歴書に写真貼り忘れなどの漏れはないか

会社の募集要項を読み返すと、履歴書の書き方にもルールが定められている場合があります。「写真添付」「職務経歴書同封」などはよくある条件ですが、時には写真や書類の様式まで細かく設定されています。改めて、用意した書類が募集要項に沿っているかを確認しましょう。

履歴書を送付する場所・住所があっているか

封筒の宛先もまた、大きなミスになりかねないポイントです。履歴書の送り先が本社ではない可能性もあります。それにもかかわらず、なんとなく本社の住所を書いていたのでは、正しく履歴書が担当者の手元に届きません。やはり募集要項や担当者からのメールを読み返してチェックしましょう。わずかな確認が転職活動の成否につながる可能性もゼロではありません。ビジネスマナーを踏まえて、社会人にふさわしい封筒を書きましょう。

Step4.封をする

書類を入れたら糊付けし、〆字で封をします。〆字を付ける理由は、部外者に中を見られたり、改ざんや抜き取りされたりといったトラブルを防ぐためです。万が一、それらが発生した場合は〆字がずれるためすぐに分かります。

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履歴書の提出方法別の注意点やマナー

郵送編

履歴書郵送の時の切手について

職務経歴書や送付状も一緒に郵送する場合は、50g以上、100g以下になるのが一般的です。そのため、多くの場合は140円切手を使用するのが多い傾向にあります。

履歴書を入れた封筒の切手代は郵便局で値段を調べてもらうのが最も正確

転職活動で履歴書を郵送する際、トラブルになりやすいのが切手代です。切手は郵送物の重さによって値段が変わるため、予測で貼ってしまうと料金不足で返送されてしまう可能性があります。そこで、切手を貼る前に郵便局で値段を調べてもらうのが一番正確です。そして、切手を買ったその場で貼るようにしましょう。なお、切手はまっすぐ封筒の輪郭と並行になるように意識して貼るときれいに見えます。

提出期限直前になってしまったら「速達」を使う

履歴書郵送の期限がある場合は、余裕を持って履歴書を作成しましょう。あせって履歴書を作るとミスが起こりやすくなるうえ、郵送でトラブルがあれば期限に間に合わなくなってしまいます。もし郵送が期限直前になった場合は速達を使いましょう。せっかく書いた履歴書が間に合わず書類選考もされなかったということがないようにしましょう。

多くの求人には応募書類の提出期限が記載されています。その際、「必着」なのか「当日消印有効」かを必ず確認しましょう。

必着の場合は、記載日までに到着していなければならないため、記載日より前に送付する必要があります。一方、当日消印有効の場合は、記載日までの郵便局の消印が押されていれば有効な履歴書として選考に含められます。

履歴書に貼る切手は通常通り左上に、少ない枚数で貼る

切手は、封筒の左上の部分に斜めにならないように注意しながら貼ります。裏のりを水で濡らして貼るのが基本ですが、スティックのりなどを使っても構いません。少額の切手をたくさん貼ると残り物を集めたような印象を与えかねませんので、できるだけ少ない切手を貼るのがマナーとなります。

履歴書をメール便で送ると法律違反になる

履歴書をメール便で送るのは法律違反です。早く、あるいは安く送るためにメール便や宅急便を使いたいと思うことがあるかもしれません。しかし、履歴書は「信書」にあたり、この信書は総務大臣が定める事業者(=郵便局のみ)しか配達ができません。

こうした失敗をしないためにも、履歴書を郵送する際は必ず郵便局を利用しましょう。ポストに投函するより、確実で安心できる窓口の利用をおすすめします。窓口で重さを確認してもらえば、郵送料が不足することもないですし、間違った方法で送ってしまう心配もありません。切手の見た目もスマートです。

郵送報告メールは必要か

履歴書を郵送したあとの採用担当者宛の報告メールは必ずしも必要ではありません。
個人的に履歴書を郵送するよう指示されるケースでない場合は、報告しなくても問題はないでしょう。

ただ、郵送報告することで丁寧な印象は残ります。また、万が一、何らかの理由で担当者に届かないことがあっても、郵送報告していれば安心です。また受け取る側の立場に立つと、ある程度、届く時期を予測することができ便利です。

郵送報告メールは以下のような点を意識して作成しましょう。

手渡し編

企業の受付やスタッフに履歴書を提出する場合には、受付側から見て正しい方向になるようにしっかりと受け渡しましょう。

面接官に渡す場合には封筒から履歴書を出しましょう。受付と違い、その場で読むことが想定されるため、手間をかけさせない配慮に当たります。もし事前に紹介者等から相手企業に話が伝わっているときには、名刺を添えても構いません。

履歴書を手渡しの場合封筒は必要？

クリアファイルに入れてから封筒に入れる

面接に履歴書を持参する際にも、基本的には封筒に入れて持って行きます。履歴書をいったんクリアファイルに入れてから封筒に入れれば、折れや水濡れなどを防げます。履歴書がしわになったり、汚れたりしてしまうこともないでしょう。履歴書を渡すタイミングは、面接官から履歴書を出すように指示されたときです。面接官に履歴書を差し出すときには、面接官がそこに書かれている文字を読めるようにして渡します。まず封筒からクリアファイルごと履歴書を取り、封筒に重ねたままで手渡しましょう。

カバンの中で履歴書が折れてしまう可能性があるため封筒は必要

転職活動では、履歴書を直接、担当者に渡すケースが出てきます。書類選考時点ではデータで送っていても先方から面接時に履歴書を持ってきてほしいと連絡があり、手渡しする場合などがあてはまるでしょう。

手渡しでも履歴書は封筒に必ず入れるようにします。なぜなら、クリアファイルだけだとカバンのなかで汚れる・折り曲がってしまう可能性があるからです。ただし、宛名は郵送ではないので不要です。また、送付状も不要であり、封筒から取り出したらすぐ履歴書が見えるようにしておきましょう。

面接官へ手渡しするときは自分で封筒から履歴書を出す

履歴書を面接開始前に担当者へと渡すにはマナーがあります。自ら封筒から履歴書を出し、相手に向けて履歴書を渡します。面接官に履歴書を出す手間をかけさせないよう気をつかうようにします。

手渡すときは無言ではなく、丁寧にお辞儀をしながら「本日はよろしくお願いいたします」など一言添えるようにしましょう。履歴書を渡すときは、ちょうど名刺交換をするようなイメージがわかりやすいでしょう。名刺と同じように、履歴書は自分のことを何も知らない採用担当者に自分のことを積極的にアピールして、少しでもよい印象を持ってもらうためにとても重要な意味を持つ書類です。ビジネスにおいて大切なものを扱っているという意識を持って、両手できちんと渡すとよいでしょう。

また、履歴書持参と言われている場合はあらかじめ提出することがわかっているはずです。そこで、面接直前にはカバンから出し脇に置いておくなどして、履歴書提出の際に慌てないようにするのがポイントです。ただし、履歴書提出よりも面接官に挨拶をする方が先決です。挨拶もしないで履歴書を手渡しするのは失礼になりかねないので注意しましょう。

履歴書を封筒に三つ折りでは入れない

基本的なマナーですが、意外と見逃されてしまうのが「履歴書を折り曲げない」ことです。「大きな封筒になると切手代が高くなる」「持ち運びが不便」などの理由から小さな封筒に折り曲げて入れる方もいますが、大きい封筒に履歴書は伸ばした状態で入れましょう。避けたいのは、履歴書を三つ折りにして送付することです。

三つ折りとは、市販されている履歴書の二つ折りの状態から、さらに小さく三つ折りにすることです。三つ折りにすると普段使用する小さなサイズの封筒に入るので、三つ折りしてしまいたくなるかもしれません。購入した履歴書に小さな封筒がついていて、履歴書を三つ折りにするとぴったり入るというケースもあります。

しかし、履歴書は市販されている二つ折りの状態のままで大きい封筒に入れるのが基本です。封筒や切手を購入する費用を節約しようとするのではなく、マナーを優先させましょう。

履歴書の三つ折りがダメな理由

三つ折りを避ける理由は、履歴書をコピーしたときに折り目部分の文字が見えにくくなってしまうためです。履歴書は選考ごとに使われるもので、選考の際にコピーされることがよくあります。文字が一部読みにくいことで、その履歴書の人物に対して採用担当者が抱くイメージが悪くなってしまう可能性は、ゼロとは言い切れません。

コピーをとらないとしても、三つ折りにすると折り目がたくさんついて見栄えが悪いうえ、破れやすくなってしまいます。また、封筒から出した段階では履歴書は折りたたまれた小さなサイズなので、採用担当者はすぐに読むことができず、読むために広げなければなりません。

こうした点はどれも細かなことに思えるかもしれませんが、履歴書に折り目がないほうが、応募書類を丁寧に扱っていて採用に向けて真剣に取り組んでいるとみなしてもらいやすくなります。その会社に無事に採用されるためには、少しの点であってもマイナスのイメージを残さないことが大切です。

履歴書の折り目など細かな点に関しても、あえて採用担当者の心象が悪くなりそうなことはしないほうがよいでしょう。

ただ、自分で判断がつかない、そういったマナーの部分で時間をとられたくないといった場合は、転職エージェントを通じて選考を受けるのも一つの手です。転職についてじっくり相談できるので、履歴書の書き方や送り方に関する疑問や不安を解消できます。

履歴書を封筒に入れる際に三つ折りでもいいケース

基本的に履歴書の三つ折りは避けますが、一部三つ折りでも問題ないケースもあります。

登録制アルバイトは三つ折りでも問題ないケースも

登録制のアルバイトは多くの人が採用されることが多く、採用のハードルが低いので、多くの場合履歴書の折り目といった細かな点まではあまり重視されません。ただアルバイトであっても手渡しの場合は三つ折りで持っていくことは避けたほうがいいでしょう。

また、人材紹介会社に登録する場合で、サービス利用のための書類であれば、三つ折りでも問題ないというケースもあります。ただし、先ほども取り上げたように、三つ折りにすると文字が読みづらくなくなり、結果的に人材紹介会社に後日再度郵送を求められたり、データで履歴書を送付しなければならなくなる可能性も出てくるでしょう。

また、郵送ではなく人材紹介会社の担当者に直接手渡しする場合は、二つ折りのままで渡すのが基本です。相手のことを考えて、A4サイズのクリアファイルに入れて渡すのが良いでしょう。

履歴書を封筒に入れる場合にはルールが多い

履歴書を封筒に入れて郵送する場合には、履歴書の折り方や封筒のサイズ、色など、多くのルールが存在します。どれも細かな点なので、すべてきちんとしようと思うと煩わしく感じてしまうこともあるでしょう。しかし、履歴書に関するルールも社会人として必要な決まりごとの一部です。ルールが多くて面倒だからやらないということがないようにしましょう。もし時間がないという方は転職エージェントを使うといった別の手段も検討してみるといいでしょう。

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