求人情報に応募する際に、まず必要となるのが履歴書です。最近では、履歴書を郵送ではなくメールで送って問題ないという企業が増えてきています。特に、効率的であることが求められる外資系企業にその傾向が見られます。
メールで履歴書を送る場合には、手書きではなくデータで作成しましょう。ただ、これまで手書きの履歴書の郵送の経験しかない場合、メールで送信するのはなかなかハードルが高いものです。この記事で、履歴書をデータで作成する際の注意点やメール送信する際のマナーについてしっかり解説します。
メールで送る場合、履歴書は手書きでなくデータで作成したものを
履歴書をメールで送信する場合、最初に手書きの履歴書をスキャンして送ることを思い付くのではないでしょうか。しかし、それはあまり良い案とはいえません。メールで送る場合には、履歴書そのものをデータで作成した方が良いでしょう。データで作成することのメリットや顔写真の扱い方、ファイルの形式など、履歴書をデータで作成するにあたってのポイントを見ていきましょう。
英文履歴書を作成する
まだ英文履歴書をお持ちでない方は、フォームに簡単入力をするだけで、英文履歴書を作ることができます。
データで作成することのメリット
読みやすい
履歴書をデータで作成することのメリットは、まず何よりも読みやすいということです。手書きの場合は、どうしても人それぞれの書き文字の癖が出てしまいます。自分自身では慣れ親しんでいる書き文字であっても、初めて見る人からすると読みにくく感じられてしまうこともあるでしょう。また、文字の良し悪しがその人の評価に影響することがないともいえません。
手書きだと視認性が悪くなる
手書きの履歴書をスキャンした場合、どれだけ気を付けていてもどうしても影や汚れが写ってしまいます。文字が潰れてしまって全体的な視認性が悪くなってしまうという心配もあります。また、履歴書をメールで送信しても、面接時にはそのデータを印刷して使用することでしょう。印刷することで、文字が潰れてさらに読みにくくなってしまう可能性が高くなります。
書き間違い、綴りミスを防ぐことができる
履歴書をデータで作成することは、応募者にとってもメリットがあります。それは、書き間違いや英語の綴りミスを防ぐことができるという点です。手書きの履歴書の場合、一箇所間違ってしまうと全てを書き直さなければなりません。データであれば、間違いが見つかっても、簡単に修正することができます。また、作成ソフトの校正機能などで事前チェックを行うこともできるでしょう。応募者の手間を考えても、履歴書はデータで作成する方がメリットがあるといえるでしょう。
履歴書がデータの場合顔写真はどうする？
履歴書をデータで作成する際に、どうしたら良いのか迷うのが顔写真なのではないでしょうか。顔写真をデータで作成し送る場合のポイントを解説します。
履歴書と顔写真を別々にメールに添付しない
顔写真も、手書きと同じように履歴書に貼付します。注意したいのは、履歴書データと顔写真のデータを別々にメールに添付しないということです。履歴書の顔写真欄に顔写真のデータを貼付して、1枚の履歴書として完成させてから送信しましょう。
アプリなどで撮影した顔写真は使わない
履歴書に貼付する顔写真のデータは、携帯電話のアプリなどで自分自身で撮影するのは避けた方が無難です。なるべく写真館できちんとした写真を撮影してもらうようにしましょう。プロに撮影してもらうことで仕上がりには大きな差が出ます。写真館での履歴書用の写真撮影にはいろいろなパターンがあります。印刷した写真だけが渡される場合や、データだけが渡される場合など、写真館によって異なるので事前に確認しておきましょう。データを渡してもらえる場合はデータの形式の確認も必要です。履歴書用写真は、撮影して終わりではありません。データを自分自身で確認し、履歴書データに貼付する必要があるので、データの種類の確認を忘れないように気を付けましょう。
履歴書をメールで送る際の添付ファイル形式はPDF
PDFはPC環境やソフトが違っても体裁が崩れない
履歴書のデータをメール送信する際はPDFファイルで送るようにしましょう。PDFファイルだと、実際に紙に印刷した状態をそのまま保持できます。電子的な紙だと考えるとわかりやすいのではないでしょうか。履歴書は実際に印刷して使われるため、データ作成時に印刷に適した形で整えて保存します。その作成時のレイアウトを崩すことなく表示できるのがPDFです。履歴書のデータ自体は、WordやExcelで作成して問題ありません。ただし、そのままのファイル形式で送ってしまうと、PC環境の違いやソフトのバージョンが違うことによって体裁が崩れてしまうことがあります。どれだけ見やすく丁寧に履歴書を作成しても、応募先企業できちんと表示されなければ意味がありません。どのようなファイルで作成しても、最後はPDFに変換するようにしましょう。
応募先企業から指定がある場合は指定されたファイルで送る
また、時には、応募企業側からファイル形式が指定されることがあるかもしれません。その場合は、指定されたファイル形式で送りましょう。間違って送ることがないように、メールを送信する前に一度抜け漏れがないか、先方からのメールなどを確認するようにしましょう。
履歴書をメールで送るときパスワードは必要？
パスワードはつける
履歴書は個人情報の固まりです。セキュリティ上、パスワードを設定してメールを送信した方が良いでしょう。パスワードを設定しておけば、万が一送り先を間違ってしまっても、個人情報が詰まった履歴書までは見られることがありません。
応募先企業とすでにやり取りをしているなど、メールを2通送信できる場合は、セキュリティのことを考えてパスワードを設定するようにしましょう。パスワードを設定しても、履歴書を添付しているメール本文にそのパスワードを記載してしまってはパスワードの意味がありません。履歴書ファイルを添付するメールと、パスワードを記載するメールをそれぞれ送りましょう。
応募先企業ごとにパスワードを変えれば万が一の時安心
また、志望動機や自己PRなど、企業ごとに履歴書の内容は少しずつ違うことでしょう。複数企業に応募している場合、履歴書の扱いにも注意が必要です。送る履歴書を間違ってしまうと、正しく自分をアピールできないばかりか他企業にも応募していることが知られてしまいます。履歴書にパスワードを設定しておけば、そういった事態にも対処することが可能です。企業ごとに異なるパスワードを設定しておけば、誤って違う履歴書を添付してしまっても、企業がファイルを開くことができず再送することができます。企業ごとに設定したパスワードが分からなくなることがないように、しっかり管理しましょう。
履歴書をメールで送るときの件名・メール構成・受領メールへの返信
件名はシンプルに
履歴書をメールで送信する際は、シンプルな件名を心掛けましょう。企業の採用担当者は日常的に多くのメールを受け取っています。メールボックスの受信メール一覧の中でもすぐにどのようなメールかわかるように、件名でメールの内容を簡潔に伝えます。「履歴書送付：名前」というような件名であれば、求人応募のメールであること、履歴書が添付されていることがすぐにわかります。他の応募者のメールと区別がつかなくなっては、採用担当者に手間を掛けることになってしまいます。件名には自分の名前をしっかり記載しておきましょう。相手の立場に立ってどういう対応だったら嬉しいかを考えることは大切なことです。履歴書をメールで送るだけと軽く考えず、相手の手間を減らすことを考えるようにしましょう。
メールの本文は相手方の名前に気を付ける
メールの本文は、相手方の名前、自分の紹介、内容、結び、自分の署名での構成となります。相手方の名前が分かっている場合には、フルネームで記載しましょう。名前には「様」をつけます。担当者名がわからない場合や、メールの送信先が人事部などの部署名だった場合には、部署名の後に「御中」をつけましょう。相手先の名前は、会社名、部署名、担当者名の順で記載します。
受領メールは返信不要
メールで履歴書を送った場合、応募先企業から受領メールが来ることがあります。多くの場合、受領メールには履歴書を受け取ったことと、「選考後に追って連絡します」など、選考の次のステップへの一文が記載されています。基本的には、履歴書を受け取ったという連絡なので特に返信の必要はありません。
転職エージェントを使う場合は特に考慮する必要はない
転職エージェントを使う場合は、上記のように件名や本文構成などを気にする必要はありません。件名や本文構成を毎回入力するのが面倒だという方は一度相談してみるといいでしょう。
おさえておきたい見落としがちなポイント
自分のメールアドレスに注意
キャラクター名など求人応募にふさわしくないものは避ける
メールを履歴書で送る方法や注意点について説明してきましたが、うっかりしてしまいがちなのが送信する際のメールアドレスです。メールアドレスは、自分の名前が含まれているものにしましょう。キャラクターの名前や顔文字などが使われているメールアドレスは、求人応募には相応しくないかもしれません。
見間違いやすい文字は使わない
管理しやすくするために、求人応募用のフリーメールアドレスを取得しておくのがおすすめです。また、メールアドレスを決める際には、わかりにくい文字は避けるようにしましょう。数字の「0」とアルファベットの「o」や数字の「1」とアルファベットの「l」など、見間違いやすい文字があってメールアドレスが間違って認識されてしまうことがあります。そういった文字を避けるか、メールアドレスを記載する際に「０（ゼロ）」「o（オー）」、「l（エル）」「1（イチ）」など、区別がつくようにしておきましょう。
履歴書のファイル名は中身がわかるものを
添付する履歴書のファイル名も、数字の羅列といった意味のないものでなく履歴書だとわかるようなファイル名にしましょう。「履歴書：名前」のように、開かなくても中身がわかるファイル名が理想です。「履歴書」だけだと、他の応募者の履歴書と紛らわしくなるので、名前を記載することをおすすめします。
応募先企業の採用担当者が手間にならないように意識すると、先方にも喜ばれるメールを送ることができるでしょう。
応募先企業の名前やファイルは送信前に最後にもう一度チェック
最後にもう一度応募先企業の名前や担当者の漢字、部署名、ファイルが正しいものが添付されているか、メールの本文に誤字脱字がないか、署名があるか、などを確認してから送るようにしましょう。メールで履歴書を送る場合もビジネスマナーを意識して送ることを心掛けましょう。
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