履歴書を手渡しする場合、封筒はどうしたらいい？

履歴書の提出方法には大きく分けて「手渡し」と「郵送」の2つがあります。しかし、履歴書の提出方法について、手渡しのときに封筒は必要なのかどうか疑問に思っている人もいるのではないでしょうか。手渡しするときに封筒に入れたままだと、面接官が履歴書を見るときに取り出す動作が必要です。「面接官に取り出してもらうのは手間をかけさせてしまうので、良くないのではないか」と考える方もいるでしょう。

また、仮に封筒に入れたとしても、表面にはどのように記載すればよいのでしょうか。郵送であれば宛名や相手先の住所を記載しますが、手渡しのときはそれらが記載されていなくても届けることができます。そこで、この記事では「手渡しをする場合でも封筒に入れて履歴書を渡したほうがいいのか」や「手渡しするときの注意点」などについて紹介します。

履歴書は手渡しの場合でも封筒に入れて持って行く？

結論からいうと、手渡しする場合でも履歴書を封筒に入れて持っていくことが基本です。封筒に入れておくことで、カバンの中で汚れたり折れたりすることを防ぎ、面接官に丁寧な印象を与えることができるからです。

どのように封筒をカバンに入れる？

ただし、封筒に入れただけではカバンに大きな負荷がかかったときに、履歴書に折れ目がつくのを防げない可能性もあります。折れ目が付くのをできるだけ防ぐために、封筒をクリアファイルに入れた状態で持ち運ぶほうが無難です。なお、封筒の大きさによってはクリアファイルからはみ出してしまうこともあります。そのようなときは、クリアファイルを2つ使って上下から挟み込むようにすれば、全体を包み込めるケースもあるので、試してみましょう。

また、小さいカバンを使うと、ちょっとした衝撃でも折れやすくなってしまいます。履歴書が折れるのを防止する観点からは、容量にゆとりのある大きいサイズのカバンを使うほうがよいです。さらに、ハードケースのカバンであれば外部から接触があっても基本的に折れ曲がることはありません。カバンの中にある書類を入れられる専用のサイドスペースは一般的に折れ目がつきにくい構造になっていますので、活用してみるのもよいでしょう。

なぜ手渡しの場合でも封筒に入れる必要があるのか？

履歴書を手渡しするにもかかわらず、封筒に入れる理由としては「マナーの問題」が一番大きいです。折れたり汚れたりしている履歴書はマナーができていないという印象を採用担当者に与えて、かなり悪いイメージを与えてしまいます。

ビジネスマナーをアピール

だからといって、クリアファイルに入れただけの状態で手渡すのは、ビジネスマナーとしてよいものではありません。一般的に大切な書類はクリアファイルではなく、封筒に入れて渡すものだからです。「履歴書が汚れないように封筒に入れている」「マナーが分かっている」ということを暗にアピールし、マイナスの印象を与えないために封筒に入れていることが大切なのです。

自分の個人情報を保護

受付で自分の履歴書をクリアファイルに入れて渡してしまうと、個人情報が不特定多数の人に漏れてしまうというリスクもあります。受付から採用担当者まで履歴書が渡る過程は企業によってさまざまで、なかには複数の部署を経由するケースも珍しくありません。自分の住所などの個人情報が、本来の目的とは違う部分で知られるのは気持ちの良いものではないでしょう。自分の個人情報を守るという観点から、受付で手渡しするときも封筒に入れておくとよいです。

手渡しの場合の封筒の書き方

手渡しで履歴書を提出する場合、郵送ではないので表面に宛先を書く必要はありません。その代わりに表面の左下に赤字で「履歴書在中」と書き、四角で囲うのがマナーです。慣れてくれば定規で上手に文字を囲えるようになりますが、最初のうちはきれいに書くのは少し難しいかもしれません。そのようなときは、文房具店などで安価なスタンプが販売されているので購入するのも一つの方法です。

一方、封筒の裏面には「自分の住所と名前」を記載します。住所と名前を記載しておくことで、履歴書を受け取った担当者が誰のものか一目で判断できるようにするためです。また、封筒については白を選ぶのが無難でしょう。ビジネス文書の封筒というと茶色のイメージが強いかもしれませんが、茶色の封筒に履歴書を入れてしまうと、事務用の封筒だと勘違いされる恐れがあります。採用担当者に履歴書が入っている封筒だと認識してもらうためにも、白い封筒がおすすめです。

中身が透けないA4サイズのものを選ぶ

ただし、白色の封筒のなかには、薄くて中身が透けてしまうものもあります。履歴書には個人情報がたくさん含まれているので、中身が透けるような封筒は避けましょう。サイズについてはA4サイズが一般的ですが、あまり小さい封筒だと中で折れてしまう可能性もあるので、大きめのA4を選ぶようにしましょう。

履歴書を封筒に入れたまま提出する際のマナー

受付で渡す

履歴書を受付で提出する場合は、中身を出さずに封筒にいれたままにしておくことが基本です。中身を出して履歴書のみを提出する人もいますが、マナー違反だと思われてしまいます。中身を出してしまうと自分の個人情報が受付の方に見えるため、個人情報の観点でもあまり好ましくはないでしょう。また封筒に入れないで履歴書を渡してしまうと、人事担当者へ届くまでの間に折れたり、汚れたりする可能性があります。そういっ受点からけ取った係の人も扱いに困ってしまうので、受付で提出するように言われたら、封筒に入れたままの状態で渡しましょう。

また、履歴書を手渡す際は、相手が読みやすい方向に向けてから両手で渡すことが大切です。その際は、無言で渡すのではなく、「よろしくお願いいたします」とお辞儀をしながら一言付け加えておくと、より丁寧な印象を与えられます。受付の人は人事担当ではないからという理由で、適当に渡すようなことをしてはいけません。もしも、入社が決まったら適当に対応してしまった受付の人と、顔を合わせて一緒に仕事をする可能性もあります。入社後に居心地の悪い思いをしないためにも、常に丁寧な態度を心がけましょう。

さらに、企業によっては履歴書を提出しに来たときの態度を選考の指標にしているところもあります。履歴書を提出するときであっても、緊張感をもって行動することが大切です。

面接官に渡す

履歴書を封筒から出して面接官に手渡すときは、受付で渡すときと同様に「本日はよろしくお願いします」と面接官に一声挨拶しましょう。無言のまま手渡すとコミュニケーションが得意ではない印象を与えてしまい、選考にマイナスイメージを与える可能性が高いので注意しましょう。

渡すタイミングについては基本的に挨拶をするときです。面接官から「先に履歴書を頂戴できますか」などと聞かれることが多いので、まずは先方から履歴書について話があるまで待ちましょう。もし、挨拶のときに履歴書について聞かれなかったときは、「履歴書を持参していますが、いかがいたしましょうか」と自分から声をかけて対応するといいでしょう。面接によっては事前に履歴書のコピーを面接官が持っている場合もありますが、原本のほうが読みやすいこともあるので、基本的には面接が始まる前に履歴書について聞くようにしましょう。

また、事前に面接官に履歴書を手渡すことが分かっている場合は、出しやすいようにしておくのもマナーです。一般的に面接のスケジュールはあらかじめ決められており、1人あたりどの程度の時間で終了させるかも綿密に予定が組まれています。限られた時間をお互いに有効活用するためにも、履歴書を出すのに時間がかかってしまうのはよくありません。焦って上手く受け答えができなくなる可能性もあります。すぐに取り出せるように、事前に決めた場所へしまっておき、取り出しやすくしておくことがポイントです。

覚えておきたい履歴書を封筒に入れたまま提出する際のマナー

面接前に履歴書の内容を確認しておく

履歴書は面接前の空き時間などに見直しておくと、受け答えがスムーズにできます。なぜなら、過去の経歴や志望動機など、履歴書に書いてある内容にそって面接官からの質問が行われるケースが多いからです。ただし、ファイルや封筒に入れてある履歴書を面接前の限られた時間に見返すと焦って読んでしまい、折ったり汚したりするリスクがあります。せっかく丁寧に扱っていた履歴書の見栄えを面接直前で悪くしてしまうのは非常にもったいないです。そのため、面接前の確認用にコピーを取っておくのがおすすめです。注意点としては、確認用と提出用の履歴書のしまう場所を分けておくことが挙げられます。スムーズな提出のためにも、間違って確認用の履歴書を取りだすことのないように気を付けましょう。