アジェンダとはどういう意味?どのような時に使う?

アジェンダとはどういう意味?

アジェンダという言葉をよく耳にするようになりました。元々は外資系企業から広まった言葉ですが、IT関係を中心に日本の企業でも浸透してきています。テレビなどでも時々聞かれるようになりました。しかし、元々社内にいる人はこの言葉をよく使っているものの、新卒や他社から転職した方にとっては耳慣れず、何のことかわからず戸惑ってしまうこともあるのではないでしょうか。

言葉の意味を今さら会社の人に聞くのも気まずいと思う人もいるかもしれません。ここでは、アジェンダの意味について、また会社ではどのように使われているのか実例も挙げながら解説します。実際に「アジェンダをまとめておいて」と急に言われてもスムーズに対応できるように、実際のアジェンダの目的や、書き方のポイントもお伝えします。

アジェンダの意味

アジェンダという言葉は「プラン・計画」という意味で使われることが多いです。元々はラテン語で「実行に移されるべき事柄」というような意味があり、単なるスケジュールのことを指すというよりは、必ず実現するべき計画やプランに対して使われます。

ビジネス用語として使われる場合には特に「会議の議題として予定している内容をまとめたもの」という意味合いが強いです。このアジェンダは、事前に会議の内容をまとめておき、参加者にあらかじめ伝えることで、会議を効率的に進める目的があります。発祥が外資系企業らしい合理的な手法と言えます。実際の会議の現場では、進行役から「本日のアジェンダは〇〇です」というように周知され、共通認識を持って会議を進められるように課題を共有するところから始めます。

アジェンダという言葉と似た用語として「レジュメ」や「議題」という言葉もビジネスの現場では以前から使われています。意味を混同して使っている人もいるかもしれませんが、意味合いが少し違います。

アジェンダとレジュメの違い

レジュメは、研究関係者もよく使うように「要旨・要約・概要・概略」などの意味で使われます。「論文などのテーマに基づいた内容を簡潔にまとめたもの」と言えるでしょうか。たしかに似ていますが、簡単に要約したものを表すレジュメに比べ、アジェンダのほうは「今日予定しているやるべき内容をまとめた」という点でニュアンスが違うのがわかるでしょう。

アジェンダと議題の違い

また「議題」という言葉は昔から学校の学級会などで使われて馴染み深い言葉です。アジェンダとも近い意味がありますが、議題は討議するべきテーマが絞られていることが多いです。このように、アジェンダという言葉が似たような言葉と混同されることが多いので、使い方を間違えずにスムーズにビジネスの場で使いこなせるようになると良いでしょう。

アジェンダはどのように使われる?

ビジネスの会議の場などでは、自分がアジェンダを頼まれることがあるかもしれません。実際にどのように使われているのかというと、会議の場でアジェンダを全員に配布したり、アジェンダを会議の始めに口頭で説明したり、時にはプロジェクターで投影したりする場合もあります。また、当日の参加者だけでなく、実際に会議には出席できない人にも情報共有としてメールなどで送ったりして、関係者全員で共通の情報を持つために使われています。

アジェンダの実際の使われ方

たとえば会議前なら、上司から「明日の会議のアジェンダはもうまとめた?」というように聞かれたり「この会議のアジェンダを発表してほしい」と指示されたりすることが多いです。会議当日も「アジェンダを配っておいて」「今日の会議に来られない人にアジェンダを共有しておいて」という言い回しもよく使われます。会議参加者に「アジェンダに目を通してください」と言われることもあります。言葉に慣れないうちは、この言葉がよく使われるシーンや言い回しを覚えておくといいでしょう。

アジェンダの例

実際の社内プロジェクトのミーティングについて、アジェンダの実例を見てみましょう。

会議名:社内プロジェクトミーティング
会議の目的:プロジェクト進行状況の共有と確認
参加者名:A部長、B課長、C係長、D(デザイン部)、E(渉外担当)、F、G
会議時間:10:00~12:00
場所:ミーティングルームA(3F)
議題①:進行状況の現状確認報告10:00~10:30
議題②:問題点の共有と対策10:30~11:00
議題③:今後のタイムスケジュールと担当者確認11:00~11:30
質疑応答:11:30〜12:00
配布資料:報告書、スケジュールシート
メモ:

アジェンダの書き方のポイント

社内ミーティングでのアジェンダの例を見るとわかるように、アジェンダを作成するには必須項目がいくつかあります。会社によってフォーマットや必要とされる情報は多少なり違うものの、アジェンダとして共通点は以下のような情報をだらだらと記載せず、箇条書きで簡潔にまとめることです。

アジェンダの共通記載事項

・日時:始まりの時間だけでなく、必ず終わりの時間もはっきりさせます。
・場所:会議室が複数ある場合には、参加者が間違えないようにわかりやすく指定します。
・参加者(担当):参加者と分担の担当や所属先があればそれも書くようにします。
・議題の順序と時間:議題の順番も重要なので、スムーズに進めやすい進行順と、議題ごとの所要時間の目安も書いておきます。
・配布資料一覧:全員が、同じ資料が渡っているか確認できるように、資料一覧を記載します。
・メモ:アジェンダをぎゅうぎゅうにまとめず、参加者がメモを取れるスペースも確保しておきます。

アジェンダを作る際の流れ

アジェンダを作る際には、経験が長い場合には自分でテーマを考えても良いですが、初めて作るときや、不安がある場合には、上司や関係者に何を話し合うべきかの相談をしてから骨子を作ります。そこから同僚や先輩たちにも意見を聞き、その意見を反映させてアジェンダを作成します。実際に配布する前には上司の承認をもらって全体配布という流れになります。

アジェンダに沿った会議の進め方

実際の会議の場では、簡単なものから進めていく、もしくは優先度の高いものから進めるなど工夫が必要です。多忙な担当者が多いため、あらかじめ限られた時間で効率の良い進め方を検討しておき、アジェンダに記載しておく必要があります。会議には議事録も必要ですので、議事録をまとめやすいような進行や、ポイントを押さえたアジェンダが必要です。

会議の前にはプロジェクターでアジェンダを投影しておき、アジェンダについてアナウンスする時間を取ってから本題に入るなどの工夫をすることで、全員が同じ目的をもって会議に臨むことができます。このように事前に進行内容を共有することで、スムーズに会議が進み、全員にとって有意義な時間にすることが、アジェンダの重要な役割です。

質疑応答も踏まえたアジェンダを作る

効率だけを考えたアジェンダでは、参加者の消化不良にもなりかねません。担当者の発言だけではなく質疑応答の時間も作り、参加者全員の疑問や課題を解消できる時間を作ることも大切です。そのためには時間切れで報告だけで終わってしまわないように、テーマを詰め込みすぎず、時間に余裕を持たせることも重要です。

アジェンダはなぜ必要なのか

アジェンダは、なぜビジネスにおいて必要なのでしょうか。

1. 参加者全員が共通認識を持つ

1つ目は、参加者全員が共通認識を持てることが挙げられます。会議の参加者のポジションや目的意識はさまざまです。たとえば、多忙な上司などは、普段からたくさんの会議に出席していて、一つひとつの会議の内容を把握しきれないことがよくあります。また、急にミーティングに呼ばれた人は、今までの経過や何の会議なのかわからずに参加していることもあり、参加しにくい雰囲気を感じてしまうこともあります。その点、会議の前に、同じアジェンダを共有することで、どの参加者も会議の目的がわかり、整理された状態で本題に入ることができます。

2. 会議の時間短縮や効率化

2つ目は、その情報共有によって、事前に考えるべきことがわかるので、決定がスムーズになり、結果的に時間短縮や効率化につながる点です。そして、時間や効率を意識しながらミーティングを進められるようになることで、ビジネス全体がスピードアップし、クオリティが上がってくる相乗効果もあります。会議の前の担当者の準備は少し時間がかかりますが、参加者の貴重な時間を短縮できることはメリットにつながります。

3. スムーズな意見交換

3つ目は、全員共通の情報共有を続けていくことで、全体のコミュニケーションが良好になってくることが挙げられます。事前に話し合うべき課題を共有しておくことで、参加者は自分が何を発言するべきかあらかじめ考える時間があるため、誰か一人の発言に偏ることが少なくなり、スムーズに意見交換ができるようになることも多いです。

これまでご紹介してきたように、アジェンダにはたくさんのメリットがあり、全員が行うべきものとして位置付けている企業もたくさんあります。また、アジェンダのメリットによってビジネスのスピードやクオリティが上がっていくなどの相乗効果も見込めます。実際に社内でアジェンダがシステム化されていなくても、自分の担当の会議の時などに自発的に使ってみると、会議を円滑に進めることができ、メリットを実感できるのではないでしょうか。

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