英語メールの書き出しはどのようにしたらいい?

building-reflections

日系企業から外資系に転職したり、日系企業の中でも海外とのやり取りが多い部門に配属になったりした場合は、ビジネスの場面で英語メールを使うことが多くなります。どのように書き出せばいいのか、どう締めたらいいのか悩んでしまう人も多いでしょう。また、学校で習った文法を使いすぎて文章が長くなり、言いたいことが伝わらないというのはよくあることです。この記事では、英語メールをどう書けばいいのかを解説していきます。

英文メールの書き出し:件名

名詞で終わる件名が一般的

メールの件名は、何についての内容なのかがシンプルに伝わるように工夫しましょう。日本でも、メールの件名に「~について」と書かれることはよくあります。こうした場面では、直訳して「About ~」としがちですが、英語メールの件名では、「About」は単体ではあまり使わないことを覚えておきましょう。一般的なのは、「~の問い合わせ」、「~のお礼」などの名詞で終わる件名です。相手からの問い合わせや要求に答える場合には、「Inquiry about ~」「Request for ~」などが使われます。会議などへの参加を促す際には、「Invitation, Meeting ~」が使われることもあります。打ち合わせや商談など、会ってくれたことへのお礼のメールであれば、「Thank you for meeting with us.」という表現もあるため、場面に合わせて使い分けてみましょう。

緊急の場合はUrgentをつける

なお、緊急の場合には件名の最初に「Urgent」という単語を加えることで、メールの緊急性をアピールすることができます。ただし、「緊急」や「重要」などのインパクトのあるワードは、多用することで肝心なときに緊急性や重要性が伝わらない恐れがあります。常用は避けて、緊急の度合いに応じて使用する場面を見極めるようにしましょう。なお、簡潔さが重要な件名ですが、短すぎたり、「!」などの記号を使用したりしてカジュアルになりすぎたものは、スパムメールと判断されてしまう恐れがあるため注意が必要です。一目見て内容が伝わる件名を目指しましょう。

英語メール本文の書き出し(宛名)は?

担当者がわかっている場合には、原則として部署名や担当者名を明記しましょう。担当者が複数名いる場合には、「and」や「,」で区切ってつなげることができます。社内にいる同僚や親しい間柄の相手に送るのであれば、「Hi Browns,」「Hi Mike,」のようなフランクな書き出しであっても問題はありません。一方で、担当者がわからない場合には、「To whom it may concern,」という表現が便利です。この表現は、日本語に置き換えたときに「関係者各位」や「御担当者様」と同じ意味を持つ言葉です。

冒頭の宛名の締めに使うのはカンマかコロン

英文メールの冒頭は、「Dear」+「相手の苗字」から始まります。

宛名の締めにはカンマ「,」かコロン「:」を使いましょう。

例:

Dear Mr. Browns,
Dear Mr. Browns:

カンマとコロンの使い分けは、相手との関係性によって決まります。
相手に初めてメールを送る時や、相手が自分より目上である場合など、フォーマルな間柄である場合はコロン「:」を、相手と何度もやりとりをしている場合や、プライベートな親しさがある場合はカンマ「,」を使います。

また、先方からのメールの宛名にカンマが使われた場合は、こちらも倣う形でカンマを使いましょう。

英文メールの書きだしは本題から

英文のメールでは、日本のビジネスメールによくある「前置き」は不要です。先方への依頼や指示など、伝えたいことを簡潔に書きます。

また相手に添付ファイルを確認してほしいなど、明確な要求がある場合は具体的に書くのが基本です。「ご確認ください」と相手に投げるのではなく、「何日までにフィードバックがほしいです」と書き添えましょう。

一通のメールで伝える用件は一つだけ

英文のビジネスメールでは「簡潔さ」「わかりやすさ」が好まれます。

一通のメールで伝えるのは一つの用件に留め、件名を見れば本文がわかるようにまとめましょう。

件名から内容が分からないメールは敬遠されやすい傾向にあります。「どのメールに何が書いてあるか」を送信相手に報せるためにも、「件名」と「内容」を一致させておきましょう。

メールを書いているうちに「あれも言おう」「これも言っておこう」と内容が膨らんでしまった時は、別のメールに分けることをおすすめします。

なお、分けたメールもやはり簡潔に記述します。日本のビジネスメールでは「何度も申し訳ありません」と断るところですが、英文のビジネスメールでは用件から入りましょう。

「pleaseを付ければ丁寧」は誤り

英文のメールには「簡潔かつ具体的に」というセオリーがありますが、目上の人に対して礼儀を欠いてよいわけではありません。

たとえば「please+命令文」という、一見すると礼儀正しいように思える文面ですが、目上の方に送るには不適切といえます。「~してください」と命令している時点で強硬な印象を与えてしまうためです。

よって相手に柔らかく協力を求めたい時は、「I would appreciate if you could ……」や「I would be grateful if you could……」といったフレーズを使います。相手にノーと言える余地を残すことで、穏便に協力を求めることができます。

相手との関係性に応じて英語のフレーズを使い分ける癖をつけるとよいでしょう。

英語メールでの挨拶はどう書く?

英語のメールではシンプルな表現が好まれるため、すぐに本題に入ることが珍しくありません。「お疲れ様です」や「お世話になっております」などの挨拶から書き出す日本語メールとは異なるため、違和感を覚える場面もあるでしょう。このような場面で使われている英語には、「I hope this email find you well. 」や「I hope you are well.」などがあります。意味合いとしては、「お疲れ様です」や「時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」と同じように使われています。親しい間柄であれば、「How was your holiday?」 なども利用できるでしょう。

英語メールでのはじめましてはどう書く?

日本のビジネスメールでは、すぐに本題に入ることはきわめて稀です。そのため、相手に初めてコンタクトを取るときの「はじめてご連絡させていただきます」や「突然のご連絡失礼いたします」などの挨拶は、マナーとして欠かせないものと考えられています。ところが、英語のビジネスメールにおいては、学校の授業で習った「Nice to meet you.」などの挨拶を省略することはよくあることなので、覚えておきましょう。海外では書き出しの長い文章は嫌われる傾向があるため、代わりに、「I'm contacting you because~(~の件でご連絡しました)」などの、メールを送った意図が一目でわかる文章で書きだすのが一般的とされています。

英語メールでの自己紹介はどう書いたらいい?

はじめてメールを送る相手には、必ず自己紹介をしましょう。自己紹介の表現としては、「I'm Robert Taro and I work in Robert Walters.」「I'm Robert Taro and I work in XX team at Robert Walters.」「I'm Robert Taro and I'm responsible for XXX at Robert Walters.」などの表現が一般的です。「be responsible for ~」で「~の責任者(担当者)である」という言い回しになります。自己紹介の際は、名前と会社名を名乗るのはもちろんですが、部署名、役職名、あるいは担当プロジェクト名なども入れるとより相手に伝わりやすくなります。自社に関する説明が必要なときには、自己紹介に続いて説明する文章を入れるといいでしょう。

英語メールでのお礼はどう書く?

お礼のメールを送る際には、「Thank you for ~」が便利な表現なので覚えておきましょう。日本人なら誰でも知っている「Thank you」は、ビジネスの場面では軽い印象に感じるかもしれませんが、実際にはそのようなことはありません。ビジネス英語としてもシンプルに意図が伝わりやすいため、お礼を言いたい場面では積極的に使うといいでしょう。ただし、「Thank you」のみだと何についてのお礼か分からない上に、スパムメールと判断されてしまう可能性があります。「Thank you for contacting our company.(お問合せありがとうございます)」や「Thank you for meeting(会っていただきありがとうございます)」などのように、必ず何についてのお礼なのかをわかりやすく明記するように注意しましょう。そのほかには、「I appreciate ~」という表現も一般的です。

英語メールでの結び・締めはどう書く?よろしくお願いしますはどう伝える?

日本語のメールでは、文末表現として「よろしくお願いします」がよく使われています。英語メールであれば、よろしくお願いしますに代わって「If you have any questions, don’t hesitate to contact me.(もし質問があればお気軽にご連絡ください)」や「I'm looking forward to seeing you again.(また会えることを楽しみにしています)」などと伝えるといいでしょう。また、同僚や親しい間柄であれば、「Have a nice weekend.(良い週末を)」や「Have a good day.(よい1日を)」なども便利な表現です。

英文メールの締め文は相手との親密度で使い分ける

メールの締め文は、相手との関係性によって定型文を使い分けます。

フォーマルな間柄の相手に送る場合は、「Sincerely,」「Best regards, 」「Thank you and best regards,」が好ましいでしょう。特に相手に何かを依頼するのであれば、感謝をこめて丁寧な言葉を選びます。

また、同僚などのカジュアルな間柄の相手に送る場合は、「Thanks,」「Thank you,」といった簡略的な表現ですませることが多くあります。

相手との親密度に応じて、失礼のないように結びましょう。

英語メールでの返信はどう書く?

相手の返信に対してお礼を言いたいときには、「Thank you for your response.」や「Thank you for your e-mail.」と記載するといいでしょう。「Thank you for your prompt reply to ~(~について早速の返信ありがとうございます)」という表現も使えます。また、相手の返信内容に対して不明点がある場合には、「〇〇について聞きたい」とはっきり記載し、自分が何を求めているのかを明確に示すことも大切です。

一方で、自分の返信が遅くなってしまった場合には、「Sorry for late response.」が使えます。同僚や親しい間柄であれば問題ありませんが、相手や状況によってはややカジュアルな印象を与えてしまうため注意しましょう。事態が深刻な場合や丁寧にお詫びの気持ちを伝えたいケースでは、「I sincerely apologize for my late reply.(返信が遅くなり大変申し訳ございません)」のようにかしこまった表現が適しています。日本語でも、少し言い回しを変えることで印象がガラリと変わることがありますが、それは英語のメールでも同じなのです。

また、納期などの関係で相手からの返信に期限を設ける場合には、トラブルを避けるためにも、いつまでに連絡が欲しいのかを明記しておきましょう。期限を守ってもらうためには、「I would appreciate if you could reply by next Monday.(来週の月曜日までにご返信くださると幸いです)」などの表現や、日付を指定した表現が効果的です。

英語メールで相手に催促する場合はどうする?

海外に住む相手に催促メールを送るときには、2つのポイントに注意しましょう。まずは「時差」です。たとえば、午前中に送った急ぎのメールの返事が夕方になっても返ってこなかった場合、心配になってしまうかもしれません。ところが、送信先がイギリスだったらどうでしょう。日本とイギリスでは日本のほうが9時間進んでいますから、実は日本時間の午前中から夕方にかけては、イギリス時間では深夜帯なのです。相手にとっては就業時間外のため、メールの返事がないことは当然といえるでしょう。海外への問い合わせの場合は、時差を考えずに催促メールを送ってしまうと失礼にあたるため、くれぐれも注意しましょう。海外にいる相手とメールのやり取りをする場合は、時差なども考慮して余裕をもったスケジュールにしておくと安心です。

2つ目のポイントは「書き出し」です。時差を考えても返信が遅い場合には、先方がメールを確認できていない、もしくは対応を忘れている恐れがあります。そのようなケースでは、タイトルに日本語でいう「再送」の意味を持つ「Reminder」を件名に追加して、同じ内容を転送しましょう。[]などの記号で囲むとより再送の意図が強調されます。その際、本文は「Sorry to bother you, but ~」や「Sorry for rush, but ~」など、相手にプレッシャーを与えない表現ではじめるといいでしょう。英語はストレートな表現が好まれる言語ではあるものの、やはりビジネスの場面では、柔らかい物言いが求められます。相手を露骨に責める印象にならないよう、書き出しには注意しましょう。

英語メールで問い合わせする場合はどうする?

「Could you ~?」「 Would you ~?」「 I appreciate if you ~」などの表現を用いることで、相手に対して問い合わせをし、アクションを求めることができます。込み入った質問の場合には、画面キャプチャを用いて説明したり、電話等で直接補足したりすることで、自分の欲しい情報が手に入るかもしれません。問い合わせの場合は、メールのタイトルを「Inquiry about ~」とすると相手に伝わりやすいでしょう。

[他の転職アドバイスの記事はこちらから] 

 

あなたの将来のキャリアをプロに相談しませんか?

ロバート・ウォルターズのキャリアコンサルタントが、これまで多くの方々の転職を成功へ導いてきた実績と経験であなたに最適なキャリアアップと能力発揮のチャンスを提案いたします。

転職アドバイス

Read more »

外資系・日系グローバル企業の最新求人