外資系で働くなら知らないと恥ずかしい、ビジネスメールの常識5選

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外資系企業において「英文のビジネスメール」は、業務上切り離すことはできません。このページでは、転職する前に知っておきたい、英文のビジネスメールの常識を5つピックアップしてみました。

常識1:冒頭の宛名の締めに使うのはカンマかコロン

英文メールの冒頭は、「Dear」+「相手の苗字」から始まります。

宛名の締めにはカンマ「,」かコロン「:」を使いましょう。

例:

Dear Mr. Browns,
Dear Mr. Browns:

カンマとコロンの使い分けは、相手との関係性によって決まります。
相手に初めてメールを送る時や、相手が自分より目上である場合など、フォーマルな間柄である場合はコロン「:」を、相手と何度もやりとりをしている場合や、プライベートな親しさがある場合はカンマ「,」を使います。

また、先方からのメールの宛名にカンマが使われた場合は、こちらも倣う形でカンマを使いましょう。

常識2:英文メールの書きだしは本題から

英文のメールでは、日本のビジネスメールによくある「前置き」は不要です。先方への依頼や指示など、伝えたいことを簡潔に書きます。

また相手に添付ファイルを確認してほしいなど、明確な要求がある場合は具体的に書くのが基本です。「ご確認ください」と相手に投げるのではなく、「何日までにフィードバックがほしいです」と書き添えましょう。

常識3:一通のメールで伝える用件は一つだけ

英文のビジネスメールでは「簡潔さ」「わかりやすさ」が好まれます。

一通のメールで伝えるのは一つの用件に留め、件名を見れば本文がわかるようにまとめましょう。

件名から内容が分からないメールは敬遠されやすい傾向にあります。「どのメールに何が書いてあるか」を送信相手に報せるためにも、「件名」と「内容」を一致させておきましょう。

メールを書いているうちに「あれも言おう」「これも言っておこう」と内容が膨らんでしまった時は、別のメールに分けることをおすすめします。

なお、分けたメールもやはり簡潔に記述します。日本のビジネスメールでは「何度も申し訳ありません」と断るところですが、英文のビジネスメールでは用件から入りましょう。

常識4:「pleaseを付ければ丁寧」は誤り

英文のメールには「簡潔かつ具体的に」というセオリーがありますが、目上の人に対して礼儀を欠いてよいわけではありません。

たとえば「please+命令文」という、一見すると礼儀正しいように思える文面ですが、目上の方に送るには不適切といえます。「~してください」と命令している時点で強硬な印象を与えてしまうためです。

よって相手に柔らかく協力を求めたい時は、「I would appreciate if you could ……」や「I would be grateful if you could……」といったフレーズを使います。相手にノーと言える余地を残すことで、穏便に協力を求めることができます。

相手との関係性に応じて英語のフレーズを使い分ける癖をつけるとよいでしょう。

常識5:メールの締め文は相手との親密度で使い分ける

メールの締め文は、相手との関係性によって定型文を使い分けます。

フォーマルな間柄の相手に送る場合は、「Sincerely,」「Best regards, 」「Thank you and best regards,」が好ましいでしょう。特に相手に何かを依頼するのであれば、感謝をこめて丁寧な言葉を選びます。

また、同僚などのカジュアルな間柄の相手に送る場合は、「Thanks,」「Thank you,」といった簡略的な表現ですませることが多くあります。

相手との親密度に応じて、失礼のないように結びましょう。

 

外資系に転職する前に知っておきたい、英文のビジネスメールの常識を5つご紹介しました。
就業後スムーズに仕事を進められるように、事前に英文のビジネスメールの書き方を練習してみてはいかがでしょうか。

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