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リモート・オンボーディング:在宅勤務でも新入社員との結束力を育む方法

テレワーク(在宅勤務)が広がるなか、多くの企業ではデジタルツールを活用したリモート・オンボーディングの活用が進んでいます。一人ひとりの職責・業務内容にあわせたオンボーディングを施すことはもとより、会社やチームメンバー、仕事の内容に対して好感を持ってもらうための工夫が求められています。新しい職場に馴染むまでは誰でも緊張するものですが、リモートワークではその緊張が何倍にも増幅していることでしょう。物理的に顔を合わせる時間が限られているようなときでもできる、新入社員が才能を十分に発揮するためのオンボーディングとは?

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紹介ビデオを作成する

働くオフィスや組織の構成、一緒に働くチームの仲間たちを紹介することで、新入社員にも親近感を抱いてもらえるようなビデオが好ましいでしょう。 入社当初から同じオフィス空間での関わりが無いと、どうしても孤立してしまいがちです。ビデオを通して、新しく加わったメンバーを迎え入れるあなたの熱意を存分に伝えましょう。さらには、新入社員が業務を遂行するために会社や上司・同僚からどんなサポートを得られるのかも具体的に示しておけば、お互いに気分良くスタートを切ることができます。あなたの会社の企業文化にも在宅勤務の間から少しずつ馴染んでもらうことができば、オフィスに実際に足を踏み入れるときの緊張も和らげてあげることができます。

カウンターオファーに備える

スキルセットが充実したスペシャリストの採用・入社では、現職(前職)の雇用主からのカウンターオファーにも注意しましょう。内定を出すだけではなく、オファーレターにサインしてもらった後にも定期的に連絡を取り、距離感を埋めておくことが重要です。カウンターオファーは現職での退職申請から1週間以内、そして退職目前の最終週に出されることが多くなっています。その時期には特に目を配っておくようにしましょう。

安心感を与える

新入社員がリモートワークの環境下で仕事をこなすために人事部と上司層がすべきことのひとつに「不安を和らげてあげる」というのがあります。慣れない組織の下に業務を進めていく過程で生まれる疑問や不安をすばやく察知してフィードバックやサポートを供給したり、オンボーディングプロセスへの質問にも回答できるよう備えておきましょう。リモートワーク中は、コミュニケーションの質と頻度が平常時以上に大切です。入社を目前に控えた新メンバーがいる場合は、新規プロジェクトの方向性・計画など、公開できる範囲で構いませんので定期的にアップデートの連絡を入れましょう。そうすれば、自宅にいながらも、新しい会社でのスタートに向けて少しずつ準備を整えてもらうことができ、入社直後から高いパフォーマンスが期待できます。従業員向けに出しているニュースレターなど画像・図表のある資料を活用するのも効果的です。

チームへの帰属感を醸成する

チームというコミュニティへの帰属感を感じてもらう工夫も欠かせません。Skypeなどのオンライン通話用のアプリケーションや社内SNS上にチームメンバーでグループを作成しましょう。新しいチームメンバーを追加して、歓迎のメッセージを交わしたり、ビデオ会議をスケジュールして他のメンバーに紹介するのもいいでしょう。グループビデオチャットでコーヒーブレイクやチームランチを設定して「チームで繋がる時間」を作るのも効果的。仕事から離れた会話を楽しむことで、まずは一緒に働くチームメンバーとの親近感を育むことができれば、実務に移ったときにも、高いチームワークが期待できます。

「ニュースターターパック」を提供する

人事担当者の連絡先、休暇申請など人事関連手続きのマニュアル、研修・トレーニングのプラン、FAQ、福利厚生情報の資料など、新入社員のオンボーディングガイドとなる「ニュースターターパック」を準備しましょう。リモートワーク中でもアクセスができるようにソフトコピーを用意して、リンク集を提供しましょう。企業理念や経営戦略などは短いクイズ形式にして新入社員自身に考えさせるなどインタラクティブなものにすれば、情報が浸透しやすくなります。

組織図を提供する

部署の名前、組織の構造などは会社によって異なります。同じ部署・チームのメンバー、人事担当者、サービスデスクをはじめ、業務で関わる何十人もの名前と顔を覚えるのは簡単ではありません。リモートワーク中のオンボーディングでは、社員名を含む組織図を前出の「ニュースターターパック」に入れて提供しましょう。

システム/ツールは事前にテストしておく

ビデオチャットツール、メールのアプリケーションなど新入社員が業務で使うシステムと、付与するPCは必ず入社前にテストして、正常に機能していることを確認しておきましょう。初日からトラブルシューティングに時間を割かれてしまうのは好ましくありません。入社前にセットアップできるように、IT/システム担当者に依頼しておきましょう。

人事関連の手続きをペーパーレスにする

新しい会社に入って一番に直面するのは、新入社員が署名して会社に提出しなくてはならない書類の多さです。多くの企業ではすでにデジタル化が進み、ペーパーレスでの手続きに移行しています。人事評価システム、休暇申請、給与明細など手続きによっていくつものシステムにログインしなくてはならないのも理想的とはいえません。一元化されたプラットフォームですべてをこなせれば新入社員にとってストレス軽減になるだけでなく、一括管理ができれば管理側にとっても利便性が高まり好都合です。

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