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業務自動化のRPAとマクロの違いとは?

人口減少に伴い働き手の不足が深刻化する中で、業務自動化ツールとして注目されているのが「RPA」です。RPAは、デジタルレイバー(仮想労働者)とも呼ばれており、人に代わる新たな働き手と見なされる傾向もあります。近年は、業務効率化や人手不足解消の手段としてRPAを取り入れる企業が徐々に増えてきました。一方で、Excelの自動化プログラムである「マクロ」も、RPAと同じような業務自動化ツールとして以前から広く知られていた存在です。では、この「RPA」と「マクロ」とでは、どのような違いがあるのでしょうか。両者の違いをはじめ、その特徴や導入するメリット・デメリットなどについて解説し、これらに関する疑問を解決します。

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略で、ロボットによる業務の自動効率化のことを指します。RPAは自動効率化を担うソフトウェアの総称で、バックオフィス業務(事務や総務、経理)など効率性が重視される部門での単純作業を自動化してくれる技術です。RPAを導入すれば、入力やチェック業務といった従来は手作業でやっていた単純作業を、ロボットが代わりにやってくれるようになるでしょう。効率化による人手不足解消やコストダウン、凡ミスの削減など、結果的に企業の利益に貢献すると期待されています。

RPA導入によるメリットとデメリット

RPAのメリット

RPAを導入することで得られるメリットは、業務の効率化や自動化に関することが挙げられます。これまで人の手で行ってきた膨大な事務作業を、ロボットに任せることができるようになります。 その結果、人手不足が解消でき、その作業に必要な社員の数も減らすことができるでしょう。これにより、人件費や残業代の削減につながることが期待されます。また、人の手による作業では細かいミスや集中力の低下による作業効率の低下はどうしても避けられません。しかし、ロボットにより作業が自動化されることで、細かいミスが減り、作業スピードも飛躍的に上がるでしょう。このように、ロボットが単純作業を行ってくれるおかげで、単純作業を行っていた人が別の業務に時間を割くことができるようになります。これにより、社員のモチベーションが上がり、全体の生産性の向上につながる可能性があります。

RPAのデメリット

RPAを導入することでたくさんのメリットが享受できる一方、デメリットも見逃せません。バックオフィス業務では、参照先やシステムなど情報の変更が発生することがしばしばあります。しかし、人の手で情報を修正しない限り、ロボットは指示通り、元の情報のまま処理を行ってしまいます。そういった変更が発生した場合、ロボットが処理する前に人の手によって都度修正をしなければ、結果的に間違った成果物ができてしまいます。また、参照先などがおかしいとき、人の手で作業をやっていれば間違いに気付くことができますが、ロボットだと間違っていても気付くことはできません。

RPAは放っておけばなんでもやってくれるシステムではなく、人の手によるメンテナンスやチェックはどうしても欠かせません。メリットとデメリットを知ったうえで、人とロボットをうまく配置することが、RPAを使いこなすためには不可欠といえるでしょう。

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RPAとマクロの違い

バックオフィス業務の自動化ツールとして、多くの人がExcelのマクロを挙げるのではないでしょうか。マクロもボタン1つで、さまざまな単純作業を自動効率化してくれる便利なツールで、RPAと似たような特徴も持ちあわせています。では、RPAとマクロは一体どこがどのように異なるのでしょうか。

RPAとマクロでできることとRPAでしかできないこと

RPAとマクロの両方でできることは「データ集計の自動化」と「作業の記録」

RPAとマクロの両方でできることとしては、「データ集計や表作成などの作業を自動化できる」「作業を記録できる」などが挙げられます。データ処理方法のプログラムをきちんと組んで記録しておくことで、どちらも高速で高度な処理の実行ができます。

RPAは他のアプリケーションとも連携が可能

マクロの場合、Office製品以外での連携が難しいので、自動化にはどうしても限界があります。Office以外のアプリケーションを使いたいときは、マクロでは対応しきれないでしょう。一方、RPAは他のアプリケーションとも連携できるため、マクロに比べて業務の一連の流れをより広い範囲で自動化することができます。

マクロを作成するには、高度なプログラミングの知識が欠かせませんが、RPAではプログラミングの知識がない人でも使うことができます。またマクロでは、作成やメンテナンスができる人が限られてしまいますが、RPAでは現場のニーズに応じて、細かい要望を自分たちでカスタマイズすることが可能です。

RPAを導入する前に

RPAといっても、それぞれコストもさまざまで、できることも異なってきます。最近では企業向けにセミナーを開いているところも多くあります。そういった機会を利用して、RPAに関する情報収集を行ってみるのも1つの方法です。

RPAを導入することで得られるメリットが、かけるコストにみあっているのかなど、自社で導入すべきか検討するのがいいでしょう。RPAを導入したからといって、必ずしもコストにみあった効果が得られるわけではありません。

例えば、マクロで業務が完結する場合などは、マクロをそのまま使った方がコストは安く済むでしょう。このように、RPAを取り入れたからといって、必ずしもプラスになるとは限らないので、導入の際にはその見極めが重要といえます。RPAを導入して業務の一連の流れが自動化されれば、自分の部署だけでなく他部署にもその影響が及ぶことも十分考えられます。

まずは、他部署の方の意見も聞きながら、RPAに任せるべき業務を洗い出してみることが先決です。そのうえで、どの種類のRPAをいくつ導入し、誰が使うのかなどを決めるといいでしょう。自動化したい業務に見あったRPAを選ぶことが、業務効率化に欠かせないポイントです。

RPAは働き方改革につながるのか

生産性の向上にRPAはどのような効果をもたらすのでしょうか。考えられることとして、全体のモチベーションのアップが挙げられます。これまで、単純作業は経験の少ない若手社員に任されがちでした。元々やる気があったにもかかわらず、単調な仕事が多いためモチベーションが下がってしまうことも多くあったかもしれません。

RPAがそういった作業を代わりに行ってくれることで、モチベーションの低下を解消できる可能性があります。若手社員に活気が出れば、全体のモチベーションの底上げにもなり、結果的に生産性の向上につながるでしょう。また、経費精算など毎月発生する単純作業も、RPAが代わりに行うことで残業代の削減が期待できます。結果的に長時間労働が解消され、社員の「ワーク・ライフ・バランス」を保つことにつながるでしょう。このように、RPA導入は企業の働き方を見直すうえでも大きなメリットがあるといえます。

よくある懸念として「ロボットによって人の仕事が奪われてしまうのではないか」という声があります。確かに人が行っていた作業を代替するという意味では、ロボットが人の仕事を奪っているといえるかもしれません。しかし、RPAの運用には人による細かなチェックやメンテナンスが欠かせなく、直ちに仕事が奪われるという事態は考えにくいでしょう。これからは、RPAをうまく使いこなし、状況に応じて柔軟に動ける人材が重宝される時代になってくるといえそうです。

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