アジェンダの意味と使い方とは？レジュメとの違いは？(２)

アジェンダとレジュメの違い

アジェンダと混同されやすい言葉に、「レジュメ」というものがあります。レジュメもアジェンダと同様に会議や講演会などで用いられる資料を指し、意味も同じも差異なく「要約・概略」とされます。しかし、用途が異なり、以下のように使い分けされます。

■アジェンダ

これから話し合うために全体の流れ、要点をまとめたもの。

結論の決まっていない相互の話合いの場で主に用いられる。

 ■レジュメ

話される中身の概要。

講演会など既に結論や内容が決まっている一方的な情報伝達の場で用いられることが多い。

「アジェンダ」はこれから話し合う題目を端的に記したもの、「レジュメ」は話の重要な部分をまとめてある要約という使い分けがされています。

アジェンダはなぜ必要なのか

アジェンダは、なぜビジネスにおいて必要なのでしょうか。

1. 参加者全員が共通認識を持つ

１つ目は、参加者全員が共通認識を持てることが挙げられます。会議の参加者のポジションや目的意識はさまざまです。たとえば、多忙な上司などは、普段からたくさんの会議に出席していて、一つひとつの会議の内容を把握しきれないことがよくあります。また、急にミーティングに呼ばれた人は、今までの経過や何の会議なのかわからずに参加していることもあり、参加しにくい雰囲気を感じてしまうこともあります。その点、会議の前に、同じアジェンダを共有することで、どの参加者も会議の目的がわかり、整理された状態で本題に入ることができます。

2. 会議の時間短縮や効率化

2つ目は、その情報共有によって、事前に考えるべきことがわかるので、決定がスムーズになり、結果的に時間短縮や効率化につながる点です。そして、時間や効率を意識しながらミーティングを進められるようになることで、ビジネス全体がスピードアップし、クオリティが上がってくる相乗効果もあります。会議の前の担当者の準備は少し時間がかかりますが、参加者の貴重な時間を短縮できることはメリットにつながります。

3. スムーズな意見交換

3つ目は、全員共通の情報共有を続けていくことで、全体のコミュニケーションが良好になってくることが挙げられます。事前に話し合うべき課題を共有しておくことで、参加者は自分が何を発言するべきかあらかじめ考える時間があるため、誰か一人の発言に偏ることが少なくなり、スムーズに意見交換ができるようになることも多いです。

これまでご紹介してきたように、アジェンダにはたくさんのメリットがあり、全員が行うべきものとして位置付けている企業もたくさんあります。また、アジェンダのメリットによってビジネスのスピードやクオリティが上がっていくなどの相乗効果も見込めます。実際に社内でアジェンダがシステム化されていなくても、自分の担当の会議の時などに自発的に使ってみると、会議を円滑に進めることができ、メリットを実感できるのではないでしょうか。