2. 意図的なコミュニケーションの場を設ける

次に重要なのは、手軽にコミュニケーションを取れる環境を整備することです。

なぜなら、このちょっとしたコミュニケーションで仕事のスピードが大きく変わるからです。オフィス勤務をしている場合を思い起こすと、上司や同僚が隣の席にいたりして、わからない点を確認したり、ちょっとした雑談をしたりしていたことでしょう。在宅勤務中はテキストベースのコミュニケーションに変わったので、伝えるための時間や読み取るための時間が増加しました。テキストのみを使用すると理解齟齬が発生したり、ニュアンスがうまく伝わらないことも多いのではないでしょうか。この理解不足が、生産性の低下につながっています。コミュニケーションが不足することにより、生産性が低下するのであれば、企業として取り得る対策はシンプルです。意図的にそして手軽にコミュニケーションする機会を設けることです。

例えば朝会・夕礼、雑談のチャンネルなど、いつでも立ち寄れるオンラインの場を設けることも、コミュニケーションの活性化につながります。

朝会、夕礼等

毎日、短時間でも、順番にテーマを決めて発表する時間を設け、お互いの状況を確認することもいいでしょう。逆にオフィス勤務の際には話さなかったような同僚同士にも話す機会を与えることにより、より良い影響が出てくる可能性もあります。

ランチミーティングの開催

オフィス勤務では、同僚などとランチを一緒にする時はたわいない楽しい会話で盛り上がります。オンラインでも同じように、メンバー全員、またはメンバーを変更して、定期的にランチの機会を設定するのも良いでしょう。食事を一緒にすることで雑談もしやすく、また新しいアイデアが生まれるなどの効果も期待できます。在宅勤務中の場合、お互いの状況を把握しにくく、誘いにくい場合もあるので、企業としてシステムを整えることが鍵となります。

1on1ミーティング

コミュニケーション不足を防ぐために管理者がチーム全体の雰囲気を作ることは最も大切だと考えられます。
1on1ミーティングはオフィス勤務の場合でも有効な手段の一つではありますが、在宅勤務中はより重要になります。このミーティングを通して、質問をしやすい雰囲気を作っておけば、いざ従業員に困りごとが発生した際には躊躇なく質問をすることができ、無駄な時間を企業側、従業員側の双方が省くことができます。ですので、企業側としてこのようなオプションを整えておくことも重要だと言えます。

上記すべてはビデオ通話を利用することになりますが、ビデオ通話はリアルでのコミュニケーションには劣るものの、相手の表情が見え、反応が見えるため、文字や声のみのコミュニケーションより、活発なコミュニケーションを見込めます。