あしたからできる！効率的な面接管理のコツ

公開日: 2023年2月10日

企業にとって重要な財産の1つは人材です。グローバルにビジネスが展開される今の時代に、広い視野に立って働ける優秀な人材への需要は非常に高いものとなっております。

そんな優秀な人材を獲得するための、ツールを使った効率的な面接管理をおススメします。

採用担当者の事務量増加と採用者数の減少

昨今の転職市場の特徴として、採用したい人材の多様化、IT系などの特定分野の技術職を中心とした慢性的な人材不足が挙げられます。そのため、国内外の企業を問わず通年採用を実施している企業は少なくありません。人材不足の環境下にも関わらず、企業側も一定水準の人材を求める姿勢を崩さないため、採用活動が長期にわたってしまうのです。このことが結果的に、多くの候補者との面接を設定することとなり、事務量の増加につながります。そこで活躍するのが面接管理ツールです。

効率的な面接管理ができるツールとは？

採用担当者は、優秀な人材は欲しいけれども、事務作業の方は効率化したいところです。そういう採用担当者の希望をかなえる、いろいろな面接管理ツールが販売されています。

一般的な面接管理ツールでできるのは、次のようなことです。

1．採用状況の一元管理

応募から採用決定までの面接結果等の進捗状況が、個別にも全体でも一覧できます。

2．案内メールの一斉送信

登録者を一定条件で抽出・グループ分けしたうえで、セミナーや面接等のイベント・選考の案内をメールで一斉送信できます。

3．面接予約の自動化

応募者にマイページを発行し、自分でセミナーや面接の予約をしてもらえます。

4．応募者の情報を共有

応募者の履歴・学歴・職歴・資格といった情報を、ツールの画面で共有できるので、複数の面接官の中で情報のブレがなく、また情報伝達のために時間や労力を割くことも不要になります。

5．便利なアラート機能

採用スケジュールを、一次面接、二次面接といったプロセスごとに、メールで採用担当者に告知します。また、合否結果の入力もれがあれば、催促のメールを担当面接官に自動で送ります。

面接管理ツールの利用による具体的なメリット

大量採用する企業や、条件のよい求人などの場合、応募者も多く、面接予約の電話受付だけでも多くの時間を割くことになります。面接管理ツールを通して、応募者に自分で面接予約をしてもらえれば、一日中かかってくる電話に業務のペースを乱されずに済みます。また、面接管理ツールでは、面接官に面接結果を直接入力してもらうので、採用事務担当者が面接結果のとりまとめをしなくてよくなります。入力もれや遅れがあっても、前述のツールの場合は自動で催促のメールを送ってくれますので、自分よりも上位の肩書きの面接官に催促をする必要がなく、心理的な負担も軽減されます。

また、面接結果も早めに集まりやすいのもメリットです。このように、採用のさまざまなシーンで作業が効率化し、採用活動のスピードアップが可能になります。やはり、スピーディーに選考を進めてくれる企業の方が、新卒や転職者に好印象を持たれ、複数の応募企業の中から最終的に選ばれる確率が高まります。

導入を考える企業には、面接管理ツールについて詳しく説明するセミナーが開催されたり、個別の相談の場が設けられたりしている場合もありますので、一度利用してみてはいかがでしょうか。