電話面接での対応マナーと返答のコツ･事前準備を解説

電話面接は採用プロセスの中の、気軽な最初のステップのように思えるかもしれませんが、希望する企業で働くための最初の一歩で、採用者に対し良い印象を与えるための、重要な機会です。最終面接と同じように電話面接に真剣に取り組む必要があります。

採用面接では、電話面接での対応を軽視する方々を目にすることがありますが、この最初のステップは極めて重要です。人事部と良好な関係を築くことが企業に適任であることを示す鍵となります。

その一方で、最初の電話会話で適切な対応ができないと、採用プロセスがまだ始まっていない段階からうまくいかなくなるかもしれません。

ここでは電話面接の前準備や練習方法、成功させるためのコツ、役立つフレーズもご紹介します。

電話面接前の準備

電話面接前に準備しておきたい事柄を解説します。

自己分析をしておく

面接ではさまざまな質問が投げかけられます。事前に自己分析をしておくと、強みや弱み、将来の展望をはじめあらゆる質問に答えやすくなるでしょう。

特に電話面接の場合、言い直しや繰り返して伝えるのが難しくなりがちです。一度でうまく伝え切るためにも自己分析をしっかり行なっておくことをおすすめします。

想定外の質問があっても、自己分析を振り返ってみると自分らしい有効な回答が浮かびやすくなる点も大きなメリットといえるでしょう。

電話面接で手元に置くものを揃える

電話面接でそばに用意しておきたいのは以下のようなアイテムです。

上記のアイテムがそばに揃っていれば、面接官とのどのようなやり取りにも即座に対応できるでしょう。

想定質問に対する回答メモを用意する

採用面接でよく聞かれる質問に対する回答を事前に考えておきましょう。

メモを読み上げるようなことはしないほうがいいのですが、目の前にあるとすぐに思い出せます。要点を箇条書きにしておくのがおすすめです。大事なことを伝えそびれる可能性が低くなり、かつ、自然な回答ができるでしょう。

以下に、主な質問の例を挙げておきます。

これら以外にも、応募する企業や職種に応じて予想される質問を考えてみてください。回答を書き出したら、何度も口に出して練習しておくことをおすすめします。回答の「要点」を箇条書きにした、見やすいメモ(一覧)を作成して電話面接に臨みましょう。

面接について、何かご質問等ございましたら、 どうぞお気軽にロバート・ウォルターズのキャリア・コンサルタントへご質問ください。

電話面接で気を付けたいマナー

電話面接で押さえておきたいマナーを解説します。

通話の邪魔にならない静かな環境を確保

通話中に声が騒音で遮られるようなことがあると電話面接が進めにくくなり、余計な時間を取られる可能性があります。面接官の話がよく聞こえず、的を射た回答ができなかったり、必要なメモを残しそびれたりするかもしれません。

周りの音が気になって面接どころではないとなれば、面接官が不快な思いをする可能性も高くなります。マナーとしてだけでなく、落ち着いて納得のいく受け答えをするためにも静かな環境を確保しましょう。

電波状況の良い場所を選ぶ

上記の静かな環境と同時に、良好な電波を確保できる場所を確保することも重要です。電波が悪いとお互いに相手の声が途切れることもあり、スムーズな会話に支障が出ることがあります。

あらかじめ電波の良好な場所を確保しておきましょう。このような配慮ができる性格であるかという点も採用の判断基準のひとつになっていますので、しっかりと対応しておきましょう。

しかし、静かな部屋で電話していても、相手の声が聞きとりづらかったり、きちんと聞こえなかったりすることは度々あります。

そのような場合は、声が途切れてしまった旨を伝え、遠慮せずに聞き直しましょう。継続して声が途切れてしまう場合は、場所を変えるなどし、自分なりに改善するか試すことも大切でしょう。

実際には聞きとれていなかったにも関わらず、重要な部分を聞きとれずに面接の時間が終わってしまう、というのが一番良くありません。

それが原因で確認事項に不備がでたり、再度問い合わせをすることがあれば、相手の心証を悪くしてしまうかもしれません。

聞こえづらかった場合は素直に聞き直して、気になる点はきちんと解消しておきましょう。転職エージェント経由で選考を受けている場合は、エージェント経由でわからない部分を再度聞くというのもひとつの方法です。

ハキハキとした口調で簡潔に回答

電話は相手の声だけに集中するコミュニケーションです。そのため、相手の声が聞き取りにくいと不快に感じることが多くなります。面接に限りませんが、電話では直接会う以上に、聞き取りやすさを意識して話すのがビジネス上のマナーといえるでしょう。

また、声だけのやり取りにおいても話が長くなるのは禁物です。相手の表情も見えにくいため、ついつい長くなってしまうという人も少なくありません。とくに、普段から話が長くなりがちな人はできるだけ手短な回答を意識しましょう。

電話を受けたときから電話面接は始まっています。終始、はっきりとした聞き取りやすい話し方を心がけてください。

電話面接の練習方法

面接は事前練習をしておくと、受け答えの質が格段に上がります。

相手が見えない電話面接も、基本的には直接会って行われる面接と同じ姿勢、心構えで臨みましょう。

最近はインターネットを介したWeb面接も増えてきています。ここでは具体的な練習方法をご紹介します。対面、電話、オンラインでのビデオ面接、いずれの場合にも役立つ練習なのでぜひ取り組んでみてください。

対面よりも表情豊かにする

電話面接の際、表情は見えないと思うかもしれませんが、面接時の表情は意外にも声の状態に表れるものです。通常よりも表情豊かに会話することを意識して練習してみてください。練習で意識づけをすることで、明るく好印象の声で回答する感覚が養われます。

身振りや手ぶりを取り入れる

電話であっても積極的に身振り手振りを取り入れることをおすすめします。相手に見えるものではありませんが、不動の状態で話すより、自分が話しやすくなる効果があると言われています。

ただし、お互いの姿が見えるWeb面接では、やや控えめのほうがいいかもしれません。無闇に動きすぎると落ち着きがない印象を与えたり、動きが気になって肝心の話が伝わらなかったりすることがあります。話の内容に合わせて適度に取り入れましょう。

家族や知人に面接官になってもらう

家族や知人に手伝ってもらえるようであれば、積極的に面接官役をお願いしましょう。近い人ほど恥ずかしいと感じる人もいるかもしれませんが、客観的な意見や指摘が得られるためとても効果的な方法です。自分では気づけない良くない癖や改善ポイントを見つけることができるでしょう。もちろん転職エージェントに相談してみるのもひとつでしょう。

スマホで録画して見直す

面接官になってくれる人がいない場合は、スマホで録音･録画してみるのもひとつの方法です。録音、録画したものを見直せば、聞き取りやすい話し方か、話はわかりやすいかなど、客観的に確認できます。「えー」や「んー」などの癖にも気づけるため、面接のスキルアップに役立つでしょう。ぜひ、何度も繰り返してブラッシュアップしていってください。

電話面接を成功させる5つのコツ

1. 集中力を削ぐものを排除する

仕事や日々の業務の中で、電話面接に対応することは困難でしょう。しかし、電話面接に臨む際には、集中力を削ぐものがない環境に身を置くことが非常に重要です。同僚があなたの私用電話に聞き耳を立てていたり、コーヒーショップでバリスタが大声で注文を繰り返すような環境ほど集中力を減退させるものはありません。そんなことは重要ではないと思うかもしれませんが、窓に向かって背中を向けて座り、面接中にメモを取ることで、集中力を高めることができます。

2. 自信を持って面接に臨む

面接担当者は電話でどのようにふるまうのかを聞いてコミュニケーション・スキルを評価します。人間関係の能力を観察し、部門の中でうまくやっていけるかどうかを判断します。仕事を成し遂げる意欲と姿勢を示しましょう。次の勤務先に、現在の勤務先に抱いている否定的な気持ちや不満足感は感じさせるべきではありません。これまで自分が実現したチャンスや成功事例について語りましょう。前向きな気持ちで自分が成し遂げた具体的な成果を積極的に説明してください。自分が気に入っている服を着て、発言する際には笑顔を心がけましょう。

3. 相手に興味を持ち、積極性を示す

具体的な質問をして、応募先の企業と役職についてさらに知りたいという姿勢を示してください。役職と企業に関して自分で調べた内容をもとに質問を準備しておくことも重要です。緊張感や恥ずかしさが相手に対する興味の欠如と誤解されないようにしましょう。電話面接が終わる前に、採用プロセスの次の段階に進みたいという興味を繰り返し示してください。面接後は簡単なお礼の電子メールを送り、次の面接に進む準備をしましょう。

4. 自分のストーリーを準備する

履歴書のコピーを目の前に用意してください。職務経験を説明する際には、スムーズに正しい勤務期間と業務内容を説明できるようにしましょう。これまで取り組んだプロジェクト、変革したプロセス、実施したイニシアチブ、解決した問題を示すいくつかのエピソードを事前に準備する必要があります。受けた質問に適切に回答できるよう、記憶の助けとなる基本的な情報はメモしておきましょう。電話面接であれ対面型の面接であれ、ほとんどすべての面接でこの情報は必要となるため、答え方をリハーサルしておくことが重要です。

5. モチベーションを高く持つ

就職活動ではうまくいかないことがあったり、やる気が削がれたりすることがあります。しかし、これまでうまくいかなかったからといって、新たなチャンスを求める熱意を失うことがあってはいけません。そのような気持ちになった場合は、やる気を高める言葉を集める、好きな作家が書いた気持ちの明るくなる文を読む、TED Talksのスピーチを聞く、友人から励ましを受けるなどをしてみてください。重要なのは、面接で落ちたとしても、それは個人的な能力や職務上の能力を否定されたものではありません。誰もがキャリアの中では失望することが何度かあり、採用通知よりもはるかに多い回数気落ちする出来事に直面します。自分がコントロールできること（自分の態度など）に集中し、相手から受けたフィードバックを次の電話面接に活かしましょう。

電話面接で覚えておきたいフレーズ

ここで、覚えておくと電話面接で役立つフレーズをご紹介します。今回取り上げるのは上記4つです。

「〇〇様にお取次ぎいただけますでしょうか。」

自分から電話をかける場合は、面接官でない人が電話を取る可能性もあるでしょう。その場合は、「□□と申します。本日●時に面接のお時間をいただいております。人事部の〇〇様にお取次ぎいただけますでしょうか。」とお願いしましょう。

「恐れ入りますが…」

電話口で相手に何か依頼する際に、「恐れ入りますが」を付け加えると柔らかく丁寧に聞こえます。ただし、乱用は禁物です。そのほか、「お手数をおかけしますが…」という言い方もあります。

「少々、お電話が遠いようですが…」

電話の相手の声が小さくて聞き取りにくいことはよくあります。その場合は、聞こえないと言わずに、電話が遠いという表現が適切です。相手を責めない便利な表現です。聞き取りにくいことは伝わるため、きっとより大きな声で話してもらえるでしょう。

「承知いたしました。」

「承知いたしました」は、「わかりました」というよりも、敬意を含み、社会人として洗練された印象を与える言葉です。採用担当者などから何かすることを依頼、指示された場合は「かしこまりました」も適切な返答になります。

面接対策をどのように進めるか

ここまで電話面接の注意点や対策などについてご紹介してきましたが、基本的な内容は対面での面接と同じなので、電話面接だからといって、特別に構える必要はありません。よくある質問や面接官のチェックポイントなどの共通項目は事前に入念な準備をしておきましょう。

また、さらなる面接対策として第三者からの意見をもらうことも効果的です。信頼のおける友人や先輩など周囲からのアドバイスに加え、転職支援のプロから的確なアドバイスをもらうことで改善点が明確になり、より完成度の高い面接対策が可能となります。 

転職支援のプロからアドバイスをもらう

転職エージェント経由で応募している場合は、面接対策を効率的に進めるために、転職支援のプロフェッショナルであるヘッドハンター・転職エージェントからアドバイスをもらう方法が効果的です。ヘッドハンター・転職エージェントであれば、志望する業種や職種でよくされる質問に関する知見を持っているので、実際の想定問答に対しての対策やアドバイスをもらうことができます。 

ロバート・ウォルターズでは、担当のコンサルタントとキャリアに関する相談だけでなく、面接についてもサポートします。コンサルタントとの面談を通して自身のキャリアプランや強みを整理することは面接対策にもなります。 応募したい具体的な求人が決まっていなくても、多数の非公開求人をロバート・ウォルターズでは保有しております。まずはロバート・ウォルターズに登録することをぜひご検討ください。