面接後にお礼メールなどのフォローアップを行う方法【例文あり】

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信じられないかもしれませんが、面接でどれほどうまくいったとしても、面接後にどのように振る舞うかが、あなたが求めるポジションに就けるかに大きく影響します。対面式の面接をおこなった後でも、採用責任者に良い印象を残すことはプラスとなります。

またいい印象を残せなかった、言いたいことがいえなかった場合でもフォローアップすることで挽回できる可能性があります。

面接の終了後には、希望するポジションに就くことができるように、お礼メール等いくつかすべきことがあります。

面接のお礼メールを送る?送らない?

正解はないが、お礼メールを送るなら面接当日に送る

ハーバード・ロースクールは、礼状を迅速に送れと常にアドバイスしています。親密さを示すために、礼状を手書きのものにするのも一つの手です。ただ現在は礼状だと到着するのに2~3日かかってしまことから、お礼メールのほうが主流ですので、礼状よりもお礼メールを送るのが日本では一般的です。

またお礼メールを送る場合、面接当日に送りましょう。お礼メールを送ることで人によっては贔屓に見られようとしているのではないかと悪く思う方もいるため、あくまでも常識として面接のお礼メールを送ったと先方に捉えてもらうためにも当日に出すことが大切です。

お礼メールを送るケース、送らないケース

お礼メールを送ったほうがいいケースは志望度がとても高い企業です。お礼メールを送ることは志望度が高いことのアピールにつながりますので、

お礼メールの件名

お礼メールの件名はなるべくシンプルに面接のお礼メールだということがわかるようにしましょう。

例)

  • 【面接の御礼】○月○日:氏名

などで十分でしょう。変に工夫することなくシンプルにすることを心がけましょう。

お礼メールの本文

1. 担当者の宛先をしっかりと書く

会社名・担当部署・名前までしっかり記載するようにしましょう。

株式会社○○と○○株式会社は間違えると失礼になりますので、調べてから記載するようにしましょう。 また役職がある人の場合は名前の前につけましょう。役職が長い場合は改行するようにしましょう。

例)

  • ○○株式会社
  • ○○部○○課
  • ○○ △△様

2. 名前、所属を名乗る

まずは名前を名乗りましょう。

新卒採用の場合、第二新卒の場合は大学・学部・名前を。中途採用の場合は名前を伝えましょう。

3. 面接の御礼

時間を割いて面接をしていただいたことに対して御礼を伝えましょう。

例)

  • 本日はお忙しい中、面接の機会をいただき、ありがとうございました。
  • 本日の面接の御礼を申し上げたく、ご連絡をさせていただきました。

4. 面接中に上がったトピックや伝え切れなかった内容を伝える

内容を親密なものにするためには、面接中に実際に話題となった1つか2つのトピックについて言及しましょう。ただし、メッセージは短くし、将来の上司、または同僚にあまり時間を取らせないよう配慮する必要があります。

例)

  • 面接の中で伺った○○という点について、自分である程度は調べていたものの、直接話を伺うことで、より一層理解することができ、志望度が上がりました。
  • 面接で質問いただきました○○という内容ですが、改めて考えてみたところ、△△という部分もあてはまると考えております。面接時にうまくお伝えすることができませんでしたが、どうしても補足させていただきたく、記載させていただきました。

5. 志望動機を伝える

面接の内容を踏まえ、働きたい想いを伝えましょう。

例)

  • 面接前から貴社を第一志望としていましたが、面接が終わり貴社で働きたいという気持ちがさらに強くなりました。
  • これまでの○○の経験を活かし貴社に貢献し、また貴社で自分自身をさらに成長させたいと思っています。

6. 返信は不要の旨を記載し、文書を締める

最後に返信は不要である旨を記載しましょう。

例)

  • ご返信には及びません。
  • 末筆ながら面接のお礼を申し上げます。

お礼メールはテンプレートではなく自分の文章で書くことも大事

お礼メールの最初と終わりの部分は変える必要はありませんが、テンプレートとおりに書くと、他の方との差別化ができません。

他の人と差別化をするために、ある程度伝えたい内容を持っておくは大事ですが、テンプレートとおりのものを使うと相手もそれを見抜き読み飛ばしてしまうため、テンプレートをそのままあてはめるのではなく、自分の言葉で伝えるようにしましょう。

お礼メールで注意したいポイント

連絡先を知らない人は無理に調べて送らない

もしお礼メールを送りたい場合でも連絡先を知らない場合はFacebookやLinkedInを調べてそこから連絡するのは不快に思う方もいるため、避けたほうがいいでしょう。

転職エージェント経由ならお礼メールは不要

転職エージェント経由で面接を受けている場合は面接後できる限り早く担当のエージェントに連絡するようにしましょう。

どのあたりをうまく伝えられなかったのか等、あなたの代わりに企業の担当者へ連絡してくれます。お礼メールを作成する時間がもったいないと考える方は転職エージェントを使うというのも1つの選択肢として持っていてもいいでしょう。

誤字脱字のチェック

就職面接・中途面接のお礼メールは当日に出すことに意味がありますが、急いで誤字脱字があっては意味がありません。書いた後二次チェックを行い、送信前にもう一度相手の名前やメールアドレスが間違っていないか確認してから送信しましょう。

面接のお礼メールに返信がきたら

もしお礼メールに対して企業から返信がきたら、返事をしてくれたことに対しての御礼を行い、選考が進んだ際には頑張りたい、もしくは働きたい思いがより強くなったなどの前向きな言葉をそえて返信するようにしましょう。

お礼メールに対しての返信は基本的には来ないと考えたほうがいいですが、もし来てた場合、お礼メールの返信に対する返事はこれ以上返ってくることはないことが多いため、なるべく短くするのがいいでしょう。

その他のフォローアップ

電話によるフォローアップを行う

電話によるフォローアップは、面接中にそうするよう指示された場合にのみ有効であるとほとんどの専門家は言っています。面接担当者に何度も電話をかけると相手から煙たがられ、応募先企業の意向から外れることも考えられます。

マネージャーが採用に関する決定について話すことを会社から禁止されている場合、何度も電話が来るのは好まれず、面倒と感じられることもあります。

リファレンス(照会先)となってくれた人にコンタクトする

応募先企業からの回答を待っている間に、リファレンス(照会先)となってくれた全ての人に電話することは効果的です。

リファレンス(照会先)となってくれた人があなたについてポジティブなコメントをしてくれるようにコミュニケーションを取り、過去にその人と業務を通じて共有した素晴らしい経験についてそれとなく思い出してもらいましょう。一緒に取り組んだ成功事例について話しをすることで、応募先企業にあなたに関する良いコメントが提供してもらえる可能性も上がります。リファレンスとなってくれた人も多忙なため、どのようにコメントして欲しいかを伝えておくのも良いでしょう。

ソーシャルメディアを活用する

自分のソーシャルメディアのプロフィールがプロフェッショナルなものであり、自分を適切に表していることを確認してください。プロフィール写真と公開情報もプロフェッショナルなものである必要があります。特にLinkedInやTwitterのような公開されたプロフィールでは気をつけましょう。応募先企業に在籍する知り合いがFacebookなどの非公開のソーシャルメディア・アカウントの写真などにもアクセスできる可能性があることも忘れないでください。

LinkedInについては職務経歴書では書いていなかったスキルやアピールポイントがあれば追記しましょう。

面接後にプロフェッショナルな方法で適切にフォローアップを行うことで、あなたが求める完璧なポジションに就くチャンスも大幅に高まります。

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