効果的なカバーレターの書き方

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履歴書と一緒に郵送するものに職務経歴書などがありますが、これら就職活動に必要な書類に添える書面としてカバーレターがあります。カバーレターは付けても付けなくてもいいというものではなく、ビジネスマナーとして添えるべき、重要なものです。

適切で簡潔なカバーレターが、あなたの求職活動に大きな変化をもたらします。応募先の企業は積極的にあなたの履歴書に目を通すようになり、あなたの存在が他の応募者よりも目立つものとなるでしょう。

効果的なカバーレターを書くにはいくつかの重要なポイントがあります。以下のガイドラインを参照し、正しい方法であなたの応募書類が目立つようにしましょう。

カバーレターとは

カバーレターとは日本語で「送付状」「添え状」と呼ばれるビジネスレターの1つです。ビジネスの場ではFAXや郵送で書類を送る際に表紙として送っているものですのでなじみがある方もいるかもしれません。

転職活動においてカバーレターはビジネスの場と同様に履歴書、職務経歴書の表紙として同封することがマナーとなります。カバーレターは、いわば企業に応募書類を送る際の「あいさつ状」です。就職活動はビジネス行動の一環です。履歴書などの応募書類をただ単に封筒に入れ、そのまま送った場合、先方はどう感じるかということをふまえ、書類を送る際は、カバーレターを同封するようにしましょう。カバーレターは採用担当者が最初に目にするものになりますので、自己PRや志望動機を記載し、いいイメージで履歴書を読んでもらいましょう。

カバーレターの書き方

カバーレターの作成方法

カバーレターの書き方については、ビジネスマナーに沿った記載が基本です。またカバーレターを記述する際は手書きではなく、PCで作成することをおすすめします。さらに、カバーレターは郵送の時に添えるものであり、履歴書を直接手渡しする場合には不要です。

カバーレターの宛名は担当者個人にする

最上段左端に西暦あるいは和暦、年月日を記述したあと、送り先の企業名・担当者名を記述します。この場合のポイントとして、「(株)」などの略称などを用いないことです。可能な限り、応募先の求人担当者の氏名を調べてください。単に宛名を「ご担当者様」にすると、カバーレターが非個性的で平板なものになります。広告上で担当者の氏名がすぐにはわからない場合でも、調査を行い、当該企業に電話をしてみましょう。ほとんどの企業は、その役職の募集を行っている担当者が誰かを教えてくれるでしょう。

カバーレターの件名に役職名を明記する

冒頭に、応募する役職の正式名を必ず記載してください。人事部門や人材紹介企業は同時に複数の役職の求人をしていることがあるため、応募先の役職名を明確に記載する必要があります。広告で特定の役職の募集が行われていない場合は、応募の目的をはっきりと記載しましょう。

カバーレター本文

タイトルのあとの本文は、頭語・結語、前文のあいさつ後、文章は簡潔な内容を心がけることが重要となります。本文の流れとしては「あいさつ」「応募書類を送付すること」「面談と内容確認のお願い」という内容で構成しましょう。記述後は必ず読み直して、誤字脱字や不適当な表現がないかを必ず確認します。最後には、読んでもらったことへのお礼の言葉と、面接の依頼を添えるようにしましょう。

特定の役職に合わせて内容を調整する

カバーレターは「どの役職にもあてはまる」内容ではいけません。応募するポジションに合わせて内容を調整してください。そうすることで、一般的なカバーレターを提出する応募者に比べて、あなたの存在をすぐに目立たせることができます。

概要を書くのではなく、自分を売り込む

履歴書の内容を単にまとめるのではなく、応募先企業に個人として興味があることを示し、当該企業で働きたい理由を説明してください。その企業の文化やブランドのどのような点が魅力的なのでしょうか。当該企業について認識していることは何ですか。この企業は市場においてどのような評判を得ていますか。

自分のこれまでの業務経験が応募する役職にとって最適であることを説明してください。その際、履歴書の内容を単にまとめるのではなく、履歴書の重要な要素を具体的に挙げてください。

データで送る場合は文字化けに注意

履歴書もデータで先方に送ることが増えてきていますが、カバーレターもデータで送る場合は注意が必要です。先方で開いたときに文字化けしてしまう、ファイルが開けないということもありますので、PDFファイルで送るなどしましょう。

最後に、自分の連絡先情報が明確に記載されていることを確認し、カバーレターが1ページに収まるようにしましょう。

カバーレターは履歴書をサポートするもの

カバーレターはあくまでも、応募書類を送付した内容を知らせるビジネス文書です。合否に直接影響を与えるものではありません。しかし、本来必要ではない書面を添付することで、相手に丁寧な印象を与える可能性があります。

また、カバーレターを添えることはビジネスマナーとして知られているものであることを忘れてはなりません。本文最後に、「ご面談の機会をいただけますと幸いです。」など、面接を促す内容を添えると効果的でしょう。

ここで気を付けなければならないのは、カバーレターだけ書式やマナーを守って作成できても、同封の履歴書もしっかりと仕上げなければかえって逆効果になります。カバーレターは単なる添え状ではなく、「人に見せる書面であること」「次のステップに向かうためのもの」という意識で書くようにしましょう。

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