個人データの機密のまたは特別なカテゴリー - 採用プロセス中、または弊社が実施するサービスの途中で、国によっては機密のまたは特別なカテゴリーとみなされる個人データを収集する場合があります。この種の個人データを取り扱うにはあなたの明示的な同意を取り付けることが地元の法令により要件付けられている場合があります。あなたの明示的な同意が要件付けられている場合には、同意書が提供されます。同意書が提供されておらず、機密または特別なカテゴリーの個人データを弊社が保持していると思われる場合は、お問い合わせください。

ロバート・ウォルターズ・グループのウェブサイトの求職者とユーザーに関しては、次の種類のデータも処理します。

• 任意の目的のための統計データや人口統計データなどの集合データ。集合データはお客様の個人データから派生する場合がありますが、直接的または間接的にお客様の身元を明らかにするものではないため、法的には個人データとは見なされません。たとえば、使用状況データを集計して、特定のWebサイト機能にアクセスするユーザーの割合を計算する場合があります。しかしながら、集合データと個人データとを組み合わせる、または接続することによって直接的または間接的にお客様の身元を特定できる場合、弊社は組み合わせたデータを個人データとして取り扱い、本プライバシーポリシーに従って利用することになります。

• 匿名データは個人データから作成されたデータで、あなたの身元情報が削除され、それを追跡することはできません。

子供が子供として扱われる年齢は国によって異なります。弊社では通常18歳以下の個人に関する個人データを収集しません。

 

2. 個人データの収集方法

通常弊社では個人データを直接本人から収集します。例えば、次の時に個人データを収集します。

• 弊社と対面で、電話で、書簡で、FAXで、電子メールで、または弊社ウェブサイトを通してやり取りをする場合

• 弊社に登録をする場合（例、就職説明会など）

• 職務経歴書などその他の情報を弊社に提出する場合

• 精神鑑定その他の評価を完了する場合

• ジョブ・アラート電子メールに申し込む場合

• 弊社の刊行物に定期購読を申し込む場合

• 弊社が組織したイベントに参加する場合

• コンクールに参加する、昇進する、または調査に参加する場合、および/または

• 弊社へのフィードバックを提出する場合

弊社では以下のサード・パーティ・チャンネルを使ってあなたの個人データを収集する場合もあります。

• 管轄区内で許可されている場合は、就職前のスクリーニングおよびバックグラウンド調査組織

• 弊社のクライアントおよびそのサードパーティ・サプライヤー

• 政府組織および規制当局、例えば、税金、および社会保障当局

• サードパーティ・サプライヤー、その他の採用および職業紹介所、求人掲示板、求人情報収集組織、および弊社のサプライチェーン内にある管理サービス・プロバイダー

• 他の採用エージェンシー

• Googleアナリティクスおよびさまざまな求人掲示板のような分析プロバイダー

• コミュニケーション・プラットフォーム、例えば、アドビ Marketo、Cison および PR。 

弊社では法的に可能な管轄区内で以下を含む個人データを公的に入手可能な情報源から収集する場合もあります。

• LinkedIn、Twitter および Facebookなどのソーシャルメディアサイトから入手したあなたの身元および履歴データ

• 法人登記簿、選挙登録簿などから得られる身元情報および連絡先データ

• 専門団体による資格および会員リストから得られる身元情報

弊社ではロバート・ウォルターズ・グループのアカウントにLinkedIn、Facebook、Googleのアカウント（ソーシャル・メディア・アカウント）で登録またはログインすることを可能としています。だから、弊社のアカウントを開設する必要なしにオンラインサービスを簡単に素早く利用することができるのです。この機能を使うことをあなたが選択した場合、弊社は本ポリシーにしたがって、あなたのソーシャルメディアアカウント上のあなたの名前と第1電子メールアドレスを処理します。

クッキーとは小さなテキストデータがあなたのPCまたは携帯デバイスに保存されるもので、ウェブサイトのサーバーが作成します。弊社ではあなたがロバート・ウォルターズ・グループのウェブサイトにアクセスする時に、あなたのブラウザのクッキー設定によりクッキーを介して自動的に個人データを収集しています。これらのクッキーを弊社がどのように使い、あなたの選択肢はなんであるかということを弊社クッキーポリシーをお読みくださればもっとよく分かります。

 

3. 個人データの利用法

弊社はあなたの個人データを法律が許可する場合のみ使用し、以下に明記された利用法はその要件に従っています。

求職者

あなたの個人データは以下ができるように収集され、取り扱いされます。

• キャリア、採用、および/または関連する仲介サービスを提供します。

• あなたの詳細情報を、あなたに適切であると私たちが考える求人と照合してあなたが雇用主に適しているかどうかを評価します。

• 職務経歴書の提出、特定の仕事への応募、または求人アラートの受信を許可して、関連する求人が発生したときに通知できるようにします。

• あなたの個人データをクライアントに送信することにより、あなたに代わって仕事に応募します。

• クライアントがあなたの求職を望むなら、採用プロセスを調整します。

• クライアントに対する契約上の義務を履行します。 

• 関連業界の成長、イベント、プロモーション、コンテストについて通知し、その他の関連情報を伝達します。

• あなたからの問い合わせまたは質問に回答します。

• 統計分析を実施します。

• 多様性をモニタリングします。

• 規制上のコミットメントを遵守します。

• 法的申し立てを訴追または防御します。

• 就職前のスクリーニングを実施します。

• 法律によって監視の実施が要件付けられている場合、犯罪を予防または検知します。

• あなたが関心を寄せそうな雇用の市場および機会に関する情報をより多くあなたに提供します。

 

ウェブサイトのユーザー

あなたの個人データは以下が可能となるように収集され、扱われます。

• 顧客サービスを改善し、弊社が運用する方法をより便利にします（あなたの要件に合わせてウェブサイトをカスタマイズすることを含みます）
• 全ての業界にわたる弊社の求人サービスについてお知らせします
• 弊社の送信する情報を喜んで受信していると表明された場合、または弊社から商品またはサービスを購入された場合は、以下を含む通信を送ります

o   電子ニュースレターおよびハードコピーのニュースレター

o   提供中のサービスならびに新商品の発売に関する電子メール

o   製品またはサービスの更新の必要性に関するリマインダー、および

o   市場調査に参加する機会

あなたが選択する好みの連絡方法次第で、弊社はあなたと郵送にて、電話で、SMSで、電子メールで、またはその他の電子手段、例えばソーシャルメディアおよびデジタルメディアなどを介して通信します。弊社は、この通信内容がパーソナライズされ、関連性があるかどうかを確認するためにあなたの利用データを参考にする場合があります。

レフェリー

弊社は単に求職者のレファレンスチェックをするために個人データを使います。

ビザ申請

あなたの個人データは弊社があなたのビザ申請および関連移民サービスを準備し、処理する目的で収集および処理します。

 

4. 個人データの共有先

管轄区域の地域の規制に従い、弊社はあなたの個人データを以下に開示する場合があります。

• ロバート・ウォルターズ・グループ内の任意の企業

• 将来の雇用主または契約者

• 人員の供給の管理に関与する他の採用会社または仲介業者

• ロバート・ウォルターズ・グループ内のデータプロセッサー

• 就職前のスクリーニングまたは身元調査の組織

• レフェリー

• 過去の雇用主および関わった教育機関

• 所属する専門機関

• 政府および規制当局、例えば、国税局、および社会保障当局

• サードパーティ・サプライヤー、その他の採用組織および職業紹介所、求人掲示板、求人情報収集組織、および弊社のサプライチェーン内にある管理サービス・プロバイダー

• 弊社の事業や資産の一部を販売、譲渡、または合併するサードパーティ。または、他企業の買収または合併の可能性があります。弊社の事業構造に変化が生じた場合は、新規オーナーは個人データを本ポリシーの規定と同じ方法で使用する可能性があります。

弊社はサードパーティ・サービス・プロバイダーに特定目的以外のためにあなたの個人データを使用することを許可せず、また本ポリシーの遵守を含む弊社からの指示があった場合にのみあなたの個人データを処理することを許可します。

 

5. 法的根拠

国によっては、データコントローラーとして行動する弊社のような企業があなたの個人データを処理するには、準拠法の規定に従って法的根拠を制定しなければなりません。あなたと弊社との関係次第では、必要に応じて、弊社は以下の法的根拠のうちの一つかそれ以上に依拠することになります。

あなたの個人データを処理するために弊社が依拠する法的根拠を知りたいなら、本ポリシーの第13条にあるお問い合わせ先からお問い合わせください。

 

6. 保持期間

あなたの個人データは収集された本来の目的を達成するために必要なだけ保持されます。たとえば、法律上、会計上、または報告義務上などの目的のためです。弊社は、多くの役割と任務を通じてあなたのキャリアをサポートいたします。したがって、今後も継続的な関係をあなたとの間で合理的に築く上で、あなたのデータを一定期間保持する場合があり、それは単なる一度の就職よりかなり長くなります。  

弊社ではもはや不要となった時に適切に安全にあなたの個人データを処分します。個人データの適切な保持期間を決定するには、以下の要因を考慮に入れます。

• 個人データの量と性質

• 機密度

• 個人データの無許可な使用または開示による有害性の潜在的リスク

• あなたの個人データを処理する理由と目的

• これらの目的を他の手段によって達成しうるか

• 適用可能な法的要件

データコントローラーである弊社顧客に対してデータプロセッサーとして行動する際、弊社はあなたの個人データを弊社顧客が規定した保持期間だけ保持します。

 

7. あなたの権利 

居住国および準拠する個人情報保護法があなたの個人データにまつわるあなたの権利を決定します。それには以下が含まれる可能性があります。

法的権利を行使する際は、本ポリシーの第13条にあるお問い合わせ先からお問い合わせください。 

法による許可がある場合は、あなたの個人データへのアクセス、または該当するその他の権利の行使に料金を課す場合があります。弊社は行為を完了する前にあなたのリクエストには料金がかかるかどうかお知らせします。

また、あなたの身元確認作業を補助するために特定情報を要求し、上の表のあなたの権利をあなたが行使する権利を保証し、受領する権利のない相手にあなたの個人データが開示されるのを予防します。 

私たちは、法的な時間枠内ですべての正当な要求に対応します。

 

8. 技術

弊社は常にあなたの個人データを公正に使用します。技術フィルターの使用は、願書を受け取った求職者を分類し、候補者を特定の求人にマッチさせる場合があります。願書を評価する際に技術ツールを多用した場合は、その旨をお知らせします。求職の一環として考慮されるべき要素が他にもあると思われる場合は、ご連絡の上、お知らせください。

 

9. データ・セキュリティ

弊社はあなたの個人データを安全なコンピューターストレージ設備と紙ベースのファイルの組み合わせで保持します。

弊社は、無許可なまたは違法な処理や、データの偶発的な損失、破壊、または損傷に対する保護を含め、お客様の個人データに適切なレベルのセキュリティを設定しています。

弊社は、無許可なまたは違法な処理、偶発的または違法な損失、破壊または改ざん、無許可な（または開示された）アクセスまたは個人への損害から生じる可能性のある危害のリスクに適切なレベルのセキュリティを確保するために、個人データに対して以下を含む適切な技術的および組織的対策を実施しました。

• ロックおよびセキュリティシステム

• 暗号化

• ユーザーネームおよびパスワード

• ウィルスチェック

• 監査手続きおよび定期的なデータ完全性チェック

• ファイルの移動記録

弊社は、あなたの個人データへのアクセスを、事業目的により知る必要のある従業員、代理人、請負業者、およびその他の第三者に制限します。いずれも私たちの指示に従ってあなたの個人データを処理し、上記のアクセス制限に従う必要があります。また、守秘義務も課されます。

弊社はセキュリティ関連の措置についてサードパーティとの間で合意しており、あなたの個人データを取り扱うにあたり、弊社があなたの個人データを保護するのと同等な措置をサードパーティが取っていることを確認します。

また、弊社は個人データ侵害の疑いに対処するための手順を定めており、法的に義務付けられている場合は、あなたおよび該当する監督当局に通知します。

個人データの誤用、紛失、不正アクセスが疑われる場合は、すぐに本ポリシーの第13条にあるお問い合わせ先からご連絡ください。

 

10. 個人データのストレージおよび移転

• 英国または欧州経済領域に由来する個人データ（「英国またはEEAの個人データ」）

弊社の事業はグローバルな性質を持っているため、英国およびEEAの個人データを英国およびEEA域外に転送する必要がある場合があります。たとえば、弊社は、採用サービスを実行し、法的義務を遵守するために、ロバート・ウォルターズ・グループ会社、サービスプロバイダー、政府または公的機関に個人データを転送する場合があります。 

英国およびEEAにある個人データを英国およびEEAの域外に移転するなら、適切な保護措置が取られることを確認し、例えば、なんらかの例外が適用しない限り、または許可されているなら、承認された契約を使います。要請された場合は、弊社が実施した保護措置の詳細を提供することができます。

弊社、サービスプロバイダー、および/または弊社が英国およびEEAの個人データを開示する可能性のあるサードパーティは、当該データを英国およびEEAの域外に移転する場合があります。 

• 英国またはEEA域外由来の個人データ（「非UKおよび非EEAの個人データ」） 

弊社は英国およびEEAの域外の以下の国内で個人データを収集します。アフリカ、オーストラリア、ブラジル、カナダ、チリ、中国（香港と台湾を含む）、インド、インドネシア、日本、マレーシア、メキシコ、中東、ニュージーランド、フィリピン、シンガポール、南アフリカ、韓国、スイス、タイ、米国とベトナム。  

弊社の事業はグローバルな性質を持っているため、非英国および非EEAの個人データを、データが収集された元の領域（「元の領域」）の外に転送する必要がある場合があります。たとえば、弊社のサービスを実行し、法的義務を遵守するために、ロバート・ウォルターズ・グループ企業または上記の国の国際的な潜在的雇用者、およびサービスプロバイダーと政府または公的機関に個人データを転送する場合があります。 

弊社が非英国、非EEAの個人データを元の領域外に移転させる場合、当該の移転は準拠法に則って実施されることを確実に保証します。弊社、サービスプロバイダー、および/または弊社が非英国および非EEAの個人データを開示する可能性のあるサードパーティが、当該データを元の領域の域外に移転する場合があります。  

 

11. サードパーティのプライバシーポリシー

本ポリシーはロバート・ウォルターズ・グループがあなたの個人データを取り扱う方法を説明しています。また、ロバート・ウォルターズ・グループのWebサイトにアクセスするためのソーシャルメディアプラットフォームおよびサードパーティのWebサイトのプライバシーポリシーもお読みください。これらのサイトが提供しているプライバシーポリシーを読んでから、彼らに個人データを付与することをお勧めいたします。

 

12. 本ポリシーの変更

弊社では本ポリシーを随時改定する権利を留保します。変更は発効する7日前から弊社ウェブサイトに通知されます。本ポリシーには緊急時の変更がなされることもあります。法的要件または規制上の要件を遵守するためにそれが合理的である場合などがそれに該当します。 

 

13. お問い合わせ先

弊社のプライバシー慣行についてご質問やコメント等ありましたら、またはご自身のプライバシー権を行使して要請を出したい場合は、お問い合わせください。以下の行動をとって頂くことが可能です。

• あなたの国のメール送信先宛に電子メールを送ってください。

• 弊社のデータ保護オフィサー（DPO）にお問い合わせください 。

リチャード・ハリス

DPO@robertwalters.com

• 弊社のEU代表者にお問い合わせください（リソース・ソリュージョンズ、英国のみ）。

サンディ・スコット 

eu.representative@robertwalters.com

 

14. 各国固有の情報