コロナ禍を経て考える、オフィスの価値

新型コロナの影響で、オフィスの価値も変化しています。電車での移動や人と会う機会を減らす目的から、多くの企業ではテレワークを実施しました。現在では、テレワークの継続を希望する働き手が多いと言われています。一方で、チームメンバーと対面でのコミュニケーションがしにくくなった結果、業務に支障をきたしていると感じている人が多いこともわかっています。

こうした中、新しい時代のオフィスは、作業する場から、対面でのコミュニケーションをとる場へと変化していくのではないかと考えられています。この記事では、出社の意義を改めて整理し、オフィスの価値を向上させるヒントをまとめました。

コロナ禍前のオフィスの役割

インターネット登場以前は、紙の書類でのやりとりを対面で行う必要がありましたし、従来のオフィスは、一般的に「仕事」をする場でした。IT化が進み、紙ではなくメール、クラウドサービスを利用することが一般的になり、対面で会う必然性が以前より減りましたが、それでも、日本ではテレワークはなかなか浸透しませんでした。

その理由のひとつには、日本の雇用制度がメンバーシップ型雇用であったことが考えられます。メンバーシップ型では、ジョブローテーションや転勤制度を通じて、従業員を長期的に育成していくため、従業員には組織への帰属意識が求められます。そのため、物理的にも帰属意識が感じられるよう、オフィスに集まることが当たり前となっていました。

コロナ禍でテレワークの実施者・企業が増加

しかし、新型コロナの影響により、人と会う機会を減らすため、テレワークを推奨する企業が増え、実際に在宅勤務やリモートワークなど、オフィスで働かない人が増えました。「業務だけに集中できる」「通勤や移動時間が削減できる」「自分のペースで働ける」といった理由から、今後もテレワークを積極的に実施していきたいという会社員も増えています。

チームの生産性が低下、雑談の減少により業務に影響も　

一方、チーム単位での仕事については進めづらくなっている、という意見もあります。「話せばすぐ終わることを文章にすると時間がかかる」「すぐに聞きたいことも返事を待つ時間のロスが発生」など、対面に代えてメールやチャットで情報共有をするようになったため、報告や連絡などで非効率な状況を招いてしまうケースがあります。

また、テレワークにより「業務に直接関係しない雑談」も減っています。理由としては、「相手の状況がわかりづらくなったため、相談や業務を依頼するタイミングがつかめない」「オンラインツールや電話だとちょっとした確認や意見交換がしにくい」「ディスカッションの場はオンラインでは難しく、アイデアや発想が得られにくくなる」といったものが挙げられます。

テレワークは一人で作業に集中するのには向きますが、人とのコミュニケーションをとりながらチームで進める必要がある場合には対面でコミュニケーションをとった方がスムーズに進むと考えられます。さらに、情報交換のための雑談、アイデアを得るためのディスカッションも仕事を進める上では重要であり、これが対面コミュニケーションの価値だといえます。

オフィスに行く目的・価値を何に見出すか

こうしたメリット、デメリットを踏まえると、新しい時代のオフィスには対面コミュニケーションをとりやすい場としての価値が求められると考えられますが、具体的には、どんな準備・取り組みをすることで効果的なオフィス活用につながるのか、アイデア例を２つご紹介します。

１. 雑談ができるコミュニティスペースを用意する

コロナの状況下では全社員が集まるのは難しいので、少人数単位での雑談を促すのが効果的だと考えられます。例えば、換気の良いオープンスペースを設けて、気分転換に使えるソファやベンチ、カフェテーブルなどを配置することで、部署が違うなどで日常的には話さない人とも会話のきっかけが作れます。

また、このタイミングでフリーアドレスにして、普段あまり業務で関わらない人同士にも会話が生まれるようなレイアウトにすると、テレワークで起きにくい雑談などが生まれやすくなるでしょう。

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２.開放的なディスカッションスペースを設ける

アイデアを得るためのディスカッションがしやすい環境も整えましょう。ディスカッションをする際は複数人になるため、換気設備を整える、またはワークデスクを減らしてフロアの一角に大きなワーキングテーブルを置くなど、ソーシャルディスタンスが保てるようなコワーキングスペースを作るなども良いでしょう。