履歴書を送る場合の封筒の書き方

履歴書を送る場合の封筒の書き方

転職活動の基本として、履歴書の作成が重要なのは言うまでもないでしょう。履歴書の内容次第で面接に呼ばれるかどうかが変わってくるため、文章はもちろん、書類としての体裁も強く意識したいところです。

そして多くの転職希望者が見逃しがちなポイントが「封筒」です。最近ではメールで送ることも増えていますが、履歴書を郵送で受けつけるという企業ももちろんあります。メールで履歴書を送る場合、メールのタイトルや文章をはじめに目にするのと同様、郵送で送る場合、企業が真っ先に見るのは封筒なので、社会人としてのマナーを守りながら、手を抜かないようにしたいところです。履歴書を郵送で送る場合、どのように書いて送るのが適切でしょうか。

履歴書を入れる封筒はどのサイズ?色は?

封筒は角形A4号か角形2号サイズ

履歴書を入れる封筒はどのサイズが適切なのでしょうか。正式な書類はできるだけ折らないのがマナーです。そのため履歴書もなるべく折らずに送付しましょう。とはいっても、市販の履歴書の多くはもともと二つ折りになっています。このもともと折られた状態は、そのままで問題ありません。それ以上折り目をつけることがないようにして送付するようにしましょう。

そのためには、ある程度の大きさの封筒が必要です。角形A4号か角形2号サイズを選べば、履歴書を折ることなく買った状態のままで入れることができます。

封筒の色は白が一般的

履歴書を入れる封筒の色は、相手にフォーマルなイメージを与える白が一般的です。白い封筒が手元になければ、茶色の封筒でも問題ありません。

装飾や絵柄などが入っていない、無地のシンプルな封筒を使います。適当な封筒が手元になく購入する際、確認できるのであれば中に入れる履歴書が透けないように厚手でしっかりしたものを選ぶとよいでしょう。履歴書には、大切な個人情報がたくさん記載されているため、自分の住所や顔が第三者にもわかってしまうことは避けたいところです。また透けてしまうほど薄い封筒で送ると、相手にも見た目が悪く、どこか安っぽい印象を与えてしまうため気を付けましょう。

履歴書を入れる封筒の書き方

転職活動において履歴書を封筒で送る場合、基本的なルールがあります。最低限ルールに沿った書き方ができていないと、企業側から「常識がない」と解釈されかねません。履歴書の主なルールを紹介します。

社名は正式名称で書く

封筒の会社名は省略せず、正式名称で書くようにしましょう。「株式会社」や「有限会社」などを必ず記載するようにしましょう。「(株)」のような書き方はやめましょう。

また企業によっては会社の通称を正式名称だと思い込んでいるケースも珍しくありません。封筒を書く前には、念のため、ホームページなどで名称を確認しましょう。前株、後株もホームページを参照すれば間違うリスクが解消されます。

外資系企業だと部署名が日系企業とは異なる場合があるので念入りにチェックしてから書くようにしましょう。

御中と様は使い分ける

社会人経験があるなら、押さえておきたいのが「御中」と「様」の違いです。

御中

「御中」とは、ある組織に向けて封筒を書くときに使う敬称です。

「様」は特定の個人に向けて封筒を送るときに使います。たとえば、「営業部御中」「田中様」といった書き方をします。

注意点として、御中と様は併用できません。「組織に送るなら御中」「個人に送るなら様」と使い分けましょう。

応募書類在中・履歴書在中

履歴書の封筒では、「中に履歴書が入っています」と示さなければいけません。そこで、履歴書には宛先、差出人だけでなく「履歴書在中」のような文言を添えましょう。履歴書用の封筒を購入すれば最初からプリントされていますが、そうでない場合は自分で書く必要があります。

封筒のサイズ

履歴書は封筒に「折らずに入れる」のが原則です。例外的に、小さい封筒に履歴書を折って封入するときもありますが、特に企業から指定を受けていなければA4サイズの封筒を選びましょう。

裏には自分の住所と名前

履歴書に名前などの個人情報を記入したからといって、「封筒には書かなくていい」ということにはなりません。マナーとして封筒にも住所と名前を書きましょう。なお、書く場所は封筒の裏面です。

のりづけをしたら「シメ(〆)」をつける

封筒はのりづけでとじるのが基本です。セロテープやガムテープははがれる可能性があるうえ、見た目もよくありません。そして、のりづけした部分には「シメ」の記号〆、もしくは「封」と書くようにします。そして、封筒は「美しく」「折り曲げない」のが大前提です。宛先がインクでにじんだり、のりが飛び散ったりしないよう気をつけましょう。

封筒で送付する際の履歴書の入れ方

履歴書を封筒に入れる際にも注意点があります。転職活動では、採用担当者の手元に履歴書が届いた瞬間の印象も大切なので、マナーをしっかり守るようにしましょう。

封筒に入れるときの履歴書の向き

履歴書を封筒に入れるときは、上下の向きや裏表が逆になってしまわないように十分気をつけましょう。上下の向きは気をつけていれば防げますが、ミスしがちなのは履歴書の裏表です。

履歴書は二つ折りのうち顔写真の貼ってある面が表なので、そちらが上になるようにして入れます。封筒の宛先の住所を書く面と、履歴書の顔写真が貼ってある表側の向きがそろうようにしましょう。受け取る採用担当者目線で考えると、取り出した際に中身の表がすぐに見えて、何の書類なのかを素早く判断できるとありがたいものです。

先方が取り出した際に、誰のものなのかすぐ見分けがつくようにという点も考慮して、履歴書の顔写真の貼ってある側を表にして入れるのがポイントです。

履歴書を封筒に三つ折りでは入れない

基本的なマナーですが、意外と見逃されてしまうのが「履歴書を折り曲げない」ことです。「大きな封筒になると切手代が高くなる」「持ち運びが不便」などの理由から小さな封筒に折り曲げて入れる方もいますが、大きい封筒に履歴書は伸ばした状態で入れましょう。避けたいのは、履歴書を三つ折りにして送付することです。

三つ折りとは、市販されている履歴書の二つ折りの状態から、さらに小さく三つ折りにすることです。三つ折りにすると普段使用する小さなサイズの封筒に入るので、三つ折りしてしまいたくなるかもしれません。購入した履歴書に小さな封筒がついていて、履歴書を三つ折りにするとぴったり入るというケースもあります。

しかし、履歴書は市販されている二つ折りの状態のままで大きい封筒に入れるのが基本です。封筒や切手を購入する費用を節約しようとするのではなく、マナーを優先させましょう。

履歴書の三つ折りがダメな理由

三つ折りを避ける理由は、履歴書をコピーしたときに折り目部分の文字が見えにくくなってしまうためです。履歴書は選考ごとに使われるもので、選考の際にコピーされることがよくあります。文字が一部読みにくいことで、その履歴書の人物に対して採用担当者が抱くイメージが悪くなってしまう可能性は、ゼロとは言い切れません。

コピーをとらないとしても、三つ折りにすると折り目がたくさんついて見栄えが悪いうえ、破れやすくなってしまいます。また、封筒から出した段階では履歴書は折りたたまれた小さなサイズなので、採用担当者はすぐに読むことができず、読むために広げなければなりません。

こうした点はどれも細かなことに思えるかもしれませんが、履歴書に折り目がないほうが、応募書類を丁寧に扱っていて採用に向けて真剣に取り組んでいるとみなしてもらいやすくなります。その会社に無事に採用されるためには、少しの点であってもマイナスのイメージを残さないことが大切です。

履歴書の折り目など細かな点に関しても、あえて採用担当者の心象が悪くなりそうなことはしないほうがよいでしょう。

ただ、自分で判断がつかない、そういったマナーの部分で時間をとられたくないといった場合は、転職エージェントを通じて選考を受けるのも一つの手です。転職についてじっくり相談できるので、履歴書の書き方や送り方に関する疑問や不安を解消できます。

履歴書を封筒に入れる際に三つ折りでもいいケース

基本的に履歴書の三つ折りは避けますが、一部三つ折りでも問題ないケースもあります。

登録制アルバイトは三つ折りでも問題ないケースも

登録制のアルバイトは多くの人が採用されることが多く、採用のハードルが低いので、多くの場合履歴書の折り目といった細かな点まではあまり重視されません。ただアルバイトであっても手渡しの場合は三つ折りでもっていくことは避けたほうがいいでしょう。

また、人材紹介会社に登録する場合で、サービス利用のための書類であれば、三つ折りでも問題ないというケースもあります。ただし、先ほども取り上げたように、三つ折りにすると文字が読みづらくなくなり、結果的に人材紹介会社に後日再度郵送を求められたり、データで履歴書を送付しなければならなくなる可能性も出てくるでしょう。また郵送ではなく人材紹介会社の担当者に直接手渡しする場合は、二つ折りのままで渡すのが基本です。相手のことを考えて、A4サイズのクリアファイルに入れて渡すのが良いでしょう。

履歴書を郵送で送る場合のその他のルール

汚れないようにクリアファイルに入れる。

履歴書は郵送中にこすれて、インクが汚れてしまう可能性があります。そこで、クリアファイルなどに入れるようにしましょう。ちなみに、クリアファイルは無地で透明のものを使うのがマナーです。キャラクターものや別企業からのノベルティは当然ですが避けましょう。

履歴書が複数ある場合の順番

封筒に入れる書類が複数ある場合には順番にも気をつけましょう。送付状を一番上に持ってくるようにし、以下、履歴書、職務経歴書、その他の書類に重ねておくのがルールです。ただし、封筒の表裏を間違っていると順番がすべて逆になってしまいます。封入前には表裏を確認しておくようにしましょう。

確実に担当者の手元に届くように

宛先が正しくないと、履歴書が担当者に届かない可能性があります。「部署」や「担当者名」まで宛先に含めましょう。また可能であれば封筒を送付後に担当者へメールを入れておくと、より確実に郵送のトラブルを予防できるでしょう。

履歴書を手渡しの場合封筒は必要?

クリアファイルに入れてから封筒に入れる

面接に履歴書を持参する際にも、基本的には封筒に入れて持って行きます。履歴書をいったんクリアファイルに入れてから封筒に入れれば、折れや水濡れなどを防げます。履歴書がしわになったり、汚れたりしてしまうこともないでしょう。履歴書を渡すタイミングは、面接官から履歴書を出すように指示されたときです。面接官に履歴書を差し出すときには、面接官がそこに書かれている文字を読めるようにして渡します。まず封筒からクリアファイルごと履歴書を取り、封筒に重ねたままで手渡しましょう。

カバンの中で履歴書が折れてしまう可能性があるため封筒は必要

転職活動では、履歴書を直接、担当者に渡すケースが出てきます。書類選考時点ではデータで送っていても先方から面接時に履歴書を持ってきてほしいと連絡があり、手渡しする場合などがあてはまるでしょう。

手渡しでも履歴書は封筒に必ず入れるようにします。なぜなら、クリアファイルだけだとカバンのなかで汚れる・折り曲がってしまう可能性があるからです。ただし、宛名は郵送ではないので不要です。また、送付状も不要であり、封筒から取り出したらすぐ履歴書が見えるようにしておきましょう。

面接官へ手渡しするときは自分で封筒から履歴書を出す

履歴書を面接開始前に担当者へと渡すにはマナーがあります。自ら封筒から履歴書を出し、相手に向けて履歴書を渡します。面接官に履歴書を出す手間をかけさせないよう気をつかうようにします。

手渡すときは無言ではなく、丁寧にお辞儀をしながら「本日はよろしくお願いいたします」など一言添えるようにしましょう。履歴書を渡すときは、ちょうど名刺交換をするようなイメージがわかりやすいでしょう。名刺と同じように、履歴書は自分のことを何も知らない採用担当者に自分のことを積極的にアピールして、少しでもよい印象を持ってもらうためにとても重要な意味を持つ書類です。ビジネスにおいて大切なものを扱っているという意識を持って、両手できちんと渡すとよいでしょう。

また、履歴書持参と言われている場合はあらかじめ提出することがわかっているはずです。そこで、面接直前にはカバンから出し脇に置いておくなどして、履歴書提出の際に慌てないようにするのがポイントです。ただし、履歴書提出よりも面接官に挨拶をする方が先決です。挨拶もしないで履歴書を手渡しするのは失礼になりかねないので注意しましょう。

履歴書を入れた封筒の切手代はいくら?

郵便局で値段を調べてもらうのが最も正確

転職活動で履歴書を郵送する際、トラブルになりやすいのが切手代です。切手は郵送物の重さによって値段が変わるため、予測で貼ってしまうと料金不足で返送されてしまう可能性があります。そこで、切手を貼る前に郵便局で値段を調べてもらうのが一番正確です。そして、切手を買ったその場で貼るようにしましょう。なお、切手はまっすぐ封筒の輪郭と並行になるように意識して貼るときれいに見えます。

提出期限直前になってしまったら「速達」を使う

履歴書郵送の期限がある場合は、余裕を持って履歴書を作成しましょう。あせって履歴書を作るとミスが起こりやすくなるうえ、郵送でトラブルがあれば期限に間に合わなくなってしまいます。もし郵送が期限直前になった場合は速達を使いましょう。せっかく書いた履歴書が間に合わず書類選考もされなかったということがないようにしましょう。

履歴書を送る前に最終確認すること

封筒に履歴書を入れて、郵送する前にチェックしておくべきポイントはたくさんあります。ささいなミスで選考が不利にならないよう、最終確認までしっかり行いましょう。

誤字脱字の確認

もしも文章に誤字脱字があっても、書いた直後には気づきにくいものです。ある程度時間が経過し、ほどよく内容を忘れてから読み返すと誤字脱字を発見できます。もしも社名や担当者氏名などを間違えていれば、致命的なミスになりかねないので、推敲には時間をかけましょう。

履歴書のコピーをとっておく

手元に履歴書のコピーを残しておくことも肝心です。なぜなら、書類選考の後に待っている面接では、履歴書の内容を踏まえて質問が投げかけられるからです。それなのに、履歴書の内容を忘れてしまってはシミュレーションを行えません。面接対策のために、履歴書は必ずコピーしましょう。

履歴書に写真貼り忘れなどの漏れはないか

会社の募集要項を読み返すと、履歴書の書き方にもルールが定められている場合があります。「写真添付」「職務経歴書同封」などはよくある条件ですが、時には写真や書類の様式まで細かく設定されています。改めて、用意した書類が募集要項に沿っているかを確認しましょう。

履歴書を送付する場所・住所があっているか

封筒の宛先もまた、大きなミスになりかねないポイントです。履歴書の送り先が本社ではない可能性もあります。それにもかかわらず、なんとなく本社の住所を書いていたのでは、正しく履歴書が担当者の手元に届きません。やはり募集要項や担当者からのメールを読み返してチェックしましょう。わずかな確認が転職活動の成否につながる可能性もゼロではありません。ビジネスマナーを踏まえて、社会人にふさわしい封筒を書きましょう。

履歴書を封筒に入れる場合にはルールが多い

履歴書を封筒に入れて郵送する場合には、履歴書の折り方や封筒のサイズ、色など、多くのルールが存在します。どれも細かな点なので、すべてきちんとしようと思うと煩わしく感じてしまうこともあるでしょう。しかし、履歴書に関するルールも社会人として必要な決まりごとの一部です。ルールが多くて面倒だからやらないということがないようにしましょう。もし時間がないという方は転職エージェントを使うといった別の手段も検討してみるといいでしょう。

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