HR Assistant

A leading international financial services company is seeking a dedicated professional with assistant or secretary experience to provide essential support to their HR team. Prior experience in HR is not required, making this an excellent opportunity for individuals with strong administrative skills who are eager to contribute to a global organisation. If you are organised, detail-oriented, and ready to grow in a dynamic environment, this role is for you!

Responsibilities／業務内容:

• HR内のアシスタント業務　（郵便、会議室設定、書類回覧・資料作成、レポート作成、社員からの各種書類回収、ファイリングなど）
• 中途、派遣、新卒採用におけるアシスタント　（面接のアレンジ、候補者への連絡、備品・書類の準備、会議室の設定など採用プロセスにおける補助、連携業務）
• HR業務に関する社内外とのミーティング及びその準備
• 給与計算に関連する簡単なレポート作成・データチェック、シンガポ ル・インドなど関連チームとの連携
• テンプレートを用いた従業員の証明書類などの作成
• 月次のヘッドカウントレポートや、組織図、HRデータベースなどのメンテナンス
• Assistant duties within the HR team (handling mails, room reservation, circulate/create documents & reports, collect necessary documents from the employees, and filling etc.)
• Assistant in lateral, contingent, and campus recruitment activities (Arranging interviews, communicating with candidates, preparing necessary equipment and documents, reserving & setting up rooms, and other administrative tasks and liaison with relevant parties)
• Set up internal/external meetings for recruitment activities, prepare necessary materials for the meetings
• Create simple payroll reports & data validation, and liaise with counterparts in Singapore and India
• Issue certificates to the employees using templates
• Maintain monthly headcount report, employee master data, and organization charts etc.

Qualifications & Skills／求めるスキル・経験:

• チーム、部などのアシスタント・秘書経験　（金融業界の経験があると尚可）
• 英語力　（ビジネスレベルの読み書き、会話）
• コンフィデンシャル情報の取り扱いに注意しながら就業できる方
• コミュニケーション能力が高く、チームで働いて苦にならない人
• Experience of team assistant or secretary preferably in financial industry
• English (Business level, Need to be able to read, write, and speak well)
• Able to pay attention to materials with high confidentiality while carrying out duties
• Strong communication skills and a team player